Von Tabellenkalkulationen bis zur Finanzautomatisierung: Die Vorteile der Rationalisierung Ihrer Finanzprozesse
- Last updated: Juni 15, 2023
- Spend management
Co-founder & CFO, Yokoy
Durch die Automatisierung Deiner Finanzprozesse, kannst Du enorme Effizienzgewinne erzielen, Kosten senken, Fehler reduzieren , die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und Betrug vermeiden. Lies Dir diesen Artikel durch, um mehr über die Automatisierung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen und die damit verbundenen Vorteile für Deine Finanzprozesse zu erfahren.
In jeder industriellen Revolution gab es Unternehmen, denen es gelang, die technologischen Errungenschaften der jeweiligen Epoche rechtzeitig zu übernehmen. Unternehmen, die es in der ersten industriellen Revolution versäumten, sich die Dampfkraft und die Mechanisierung zunutze zu machen, konnten nicht mithalten.
Industrien, die in der zweiten industriellen Revolution nicht auf Massenproduktion und elektrische Energie umstellten, waren bald veraltet. Unternehmen, welche die Digitalisierung in der dritten industriellen Revolution nicht vollständig genutzt haben, sind inzwischen durch modernere Systeme ersetzt worden.
Im Zuge der industriellen Revolutionen gab es jeweils eine neue Technologie, die traditionelle Produktions- und Geschäftsmethoden grundlegend verändert hat.
In der vierten industriellen Revolution erleben wir nun innovative Technologien wie das Internet der Dinge (IoT), erweiterte Realität (VR), künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML), robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP).
Die vierte industrielle Revolution: Automatisierung der Finanz- und Buchhaltungsprozesse
Um erfolgreich zu bleiben, müssen Unternehmen dazu übergehen, die durch die vierte industrielle Revolution ausgelösten Innovationen in allen ihren Geschäftsprozessen zu nutzen. Vielen Unternehmen ist es bereits gelungen, diese technologischen Innovationen in ihre Produktionsprozesse und Dienstleistungsmodelle zu integrieren.
Leider scheinen die meisten Finanzgeschäftsprozesse immer noch in der Digitalisierungsphase der dritten industriellen Revolution festzustecken. Unternehmen verlassen sich oft noch auf traditionelle Systeme zur Unterstützung von Finanzoperationen. Infolgedessen sind Finanzverfahren aufgrund sich wiederholender manueller Aufgaben und ineffizienter Arbeitsabläufe langsam und anfällig für Fehler.
Dabei können Unternehmen durch die Automatisierung ihrer Finanzgeschäftsprozesse enorme Effizienzgewinne erzielen, Kosten senken, Fehler vermeiden, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und Betrug bekämpfen.
Automatisierung der Finanz- und Buchhaltungsprozesse: Automatisiere die Finanzprozesse Deines Unternehmens
Dank der zunehmenden Nutzung künstlicher Intelligenz können Finanzgeschäftsprozesse heutzutage umfangreich automatisiert werden:
- Künstliche Intelligenz: die Entwicklung von Computersystemen, die Aufgaben ausführen können, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern, wie z. B. visuelle Wahrnehmung, Spracherkennung, Entscheidungsfindung und Übersetzungen.
- Maschinelles Lernen: das Entwickeln und Verwenden von Computersystemen, die lernen und sich anpassen können, ohne explizite Anweisungen befolgen zu müssen. Sie arbeiten mit Algorithmen und statistischen Modellen, um Muster in Daten zu analysieren und daraus Schlüsse zu ziehen; und
- Deep Learning: eine Art des maschinellen Lernens, die auf künstlichen neuronalen Netzen basiert. In solchen Fällen werden mehrere Verarbeitungsebenen verwendet, um aus den Daten zunehmend höherwertige Eigenschaften zu extrahieren. Künstliche neuronale Netze sind Computermodelle, welche die Arbeitsweise der Nervenzellen im menschlichen Gehirn nachbilden.
Finde heraus, wie Du mit Ausgabenmanagement sowie der Automatisierung von Finanz- und Buchhaltungsprozesse nicht nur Geld sparst, sondern auch Geld verdienen kannst.
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Finance 4.0: Wie die vierte Welle den Finanzplatz umgestaltet
Die Zukunft ist immer noch das, was sie schon mal war: eine Revolution. Der Finanzplatz durchläuft eine vierte Welle, und wie der Gründer und Leiter des World Economic Forum Klaus Schwab einmal sagte, «diese Revolution wird fast jede Branche in jedem Land verändern».
Was ist Finance 4.0 und was bedeutet es für CFOs? Wie unterscheidet sich Finance 4.0 von seinen Vorgängern? Das alles erfährst Du in unserem Whitepaper.
Künstliche Intelligenz (KI) bei der Automatisierung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen
Die Technologie zur Automatisierung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen integriert KI im Finanzwesen sowie maschinelles Lernen und Deep Learning für den Einsatz in Bereichen wie Finanzanalyse, Gehaltsabrechnungen, Rechnungsautomatisierung, Inkasso-Maßnahmen und Erstellen von Jahresabschlüssen.
Durch den Einsatz einer automatisierten Software wie dieser wird der Bedarf an menschlichen Eingriffen in diese Aktivitäten reduziert.
Mit technologischen Lösungen wie OCR (Optical Character Recognition) in Kombination mit KI können Kernaufgaben im Finanzwesen – wie Rechnungsverarbeitung und Ausgabenverwaltung – jetzt automatisiert werden.
Deine Finanzabteilung wird nicht mehr mit lästigen, fehleranfälligen, sich wiederholenden, manuellen Aufgaben belastet und kann sich mehr auf strategische Fragen, das Einhalten von Vorschriften und den Umgang mit Ausnahmen konzentrieren.
Beispiele für Technologien rund um die Automatisierung von Prozessen in der Finanzverwaltung und Buchhaltung
Automatisierung von Dokumenten
In der Praxis bedeutet das, dass elektronische Dokumente leichter erstellt und bearbeitet werden können. Systeme, die Dokumente erstellen, sind logikbasiert und nutzen bereits vorhandene Text- und/oder Datensegmente, um ein neues Dokument zu erstellen.
Diese Technologie kann standardisierte Rechnungen oder Jahresabschlüsse erstellen. Außerdem werden Technologien wie maschinelles Lernen und OCR eingesetzt, um Dokumente zu extrahieren, zu validieren und zu verbessern. Dadurch werden die meisten Dokumente (z.B. Rechnungen) automatisch verarbeitet.
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
RPA ist ein beliebtes Tool, das Screen-Scraping und andere Technologien nutzt, um spezialisierte Agenten zu erstellen, die Sekretariatsaufgaben automatisieren. Im Finanzwesen verknüpfen RPA-Bots sich wiederholende, regelbasierte, monotone Aufgaben ausführen und verschiedene Systeme miteinander.
Manuelle und leichte Routineaufgaben werden den Mitarbeitenden abgenommen und bieten ihnen die Möglichkeit, sich auf Tätigkeiten mit Mehrwert zu konzentrieren.
Prozess-Mining
Mit Prozess-Mining werden Prozesse analysiert und Optimierungspotenziale ermittelt , um passende Maßnahmen zu ergreifen. Hierdurch kann die Buchhaltung herausfinden, ob die Rechnungsstellung zu lange dauert oder zu teuer ist. Außerdem werden Schritte im Source-to-Pay-Prozess identifiziert, die Dein Unternehmen automatisieren könnte.
Chatbots
Ein Chatbot ist ein Computerprogramm, das Menschen mithilfe von Text und Sprache Informationen von Maschinen zur Verfügung stellt. Im Finanzwesen können Konversationsagenten als virtuelle Assistenten für Finanzabteilungen eingesetzt werden und dazu beitragen, die Kommunikation zwischen der Finanzabteilung, Lieferanten und Kunden zu automatisieren.
Maschinelles Lernen
Regelbasierte Automatisierung hilft Unternehmen dabei, Anforderungen für verschiedene Vorgänge in Übereinstimmung mit bestimmten Regeln zu definieren und auszuführen.
Maschinelles Lernen hingegen lernt aus vergangenen Transaktionen und Kundenentscheidungen, identifiziert Entscheidungsmuster und nutzt letztere, um zukünftige Entscheidungen zu treffen.
Finanzabteilungen können von dieser Technologie zum Beispiel profitieren, indem sie konkrete Simulationen durchführen und Vorkehrungen für mögliche negative Szenarien treffen.
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KI zwischen Wunsch und Wirklichkeit
Was leistet Künstliche Intelligenz als Gehilfe der Finanzchefs? Wie verändert sie die Wirtschaft und welche Firmen sind führend bei der Nutzung der KI? Warum investieren sie in diese Technik und was haben sie davon?
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Folgende Finanzprozesse können erheblich von einer Automatisierung profitieren
Order-to-Cash (O2C)
O2C ist der schrittweise Prozess vom Eingang der Kundenbestellungen bis zum Erhalt des ausstehenden Betrags.
Source-to-Pay (S2P)
S2P oder Purchase-to-Pay oder Procure-to-Pay (P2P) ist ein Prozess, über den das gesamte Sourcing abgewickelt werden kann. Das heißt, Verträge mit Lieferanten werden gesucht, die entsprechenden Zahlungen mit dem Vertrag abgeglichen und schließlich über die automatisierte Kreditorenbuchhaltung ausgelöst.
Verwalten von Gehaltsabrechnungen
Der Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnungen umfasst essenzielle Tätigkeiten, welche die Vergütung der Arbeitnehmer für die geleisteten Arbeitsstunden regelt. Insgesamt geleistete Arbeitsstunden, Lohnsätze und die Auszahlung von Vergütungen müssen kontrolliert werden.
Erstatten von Ausgaben
Ein automatisiertes Spesenmanagement erhöht nicht nur die Konsistenz und Genauigkeit der Finanzunterlagen, sondern hilft auch dabei, flexible Entscheidungen zu treffen und Vorschriften einzuhalten. Manuelle und mühsame Arbeiten fallen weg und die Finanzabteilung kann sich vermehrt auf Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmenswachstum fördern.
Finanzabschluss
Beim Finanzabschluss werden jeden Monat die Transaktionen eines Unternehmens im vorangegangenen Monat überprüft, temporäre Konten abgeschlossen und die einbehaltenen Gewinne in den Unternehmensunterlagen verbucht. Genauigkeit ist bei diesem Prozess essenziell.
Finanzplanung und -analyse
Bei der Finanzplanung müssen Jahresabschlüsse aus verschiedenen Abteilungen mühsam erstellt und zusammengefügt werden. Diese Aufgabe kann zumindest teilweise automatisiert werden.
Kontenabstimmung
Konten abzustimmen ist eine weitere Aufgabe, bei der Leichtsinnsfehler zu erheblichen Problemen im Unternehmen führen können.
Steuerverwaltung
Eine automatisierte Steuerverwaltung eliminiert manuelle Arbeit bei Prozessen wie dem Einreichen von Steuererklärungen und dem Beantragen von Mehrwertsteuererstattungen für Ausgaben im In- und Ausland.
Die Vorteile der Automatisierung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen
Finanzabteilungen, die sich beim Verwalten von Finanzdaten und -vorgängen auf manuelle Prozesse und Tools wie E-Mails und Tabellenkalkulationen verlassen, sind anfällig für Verwechslungen, Datenverlust und Fehler.
Wenn diese Prozesse standardisiert, automatisiert und integriert werden, können Teams Fehler minimieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Gesamtproduktivität steigern. Die Automatisierung von Prozessen in der Finanzverwaltung und Buchhaltung hat viele Vorteile:
Geringere Kosten
Eine Automatisierung im Finanzwesen kann die Kosten für die Dateneingabe und -verarbeitung um bis zu 80 % reduzieren.
Meinungsbeitrag
Von einem jährlichen Verlust von 456.000 $ hin zu voller Ausgabenkontrolle: Drei Prozessänderungen, die Sie schon heute umsetzen können
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen vollständigen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens erhalten und von einem reaktiven Prozess zu datengestützten Entscheidungen in Echtzeit gelangen.
Thomas Inhelder,
CFO bei Yokoy
Zeitersparnis
Durch schnellere und effizientere Prozesse können Unternehmen mehr Aufgaben in der gleichen Zeit erledigen. Eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung kann die Zykluszeit auf vier Tage reduzieren, während der manuelle Prozess bei den meisten Unternehmen bis zu 17 Tage dauert.
Genauere Finanzdaten
Eine Automatisierung von Finanzprozessen reduziert Fehler, die bei manuell erledigten Aufgaben anfallen. Fehler zu machen ist menschlich, daher kann eine Automatisierung in dieser Hinsicht einen großen Unterschied machen.
Kontrolle von Finanzabläufen
Mit der Automatisierung von Finanzprozessen behältst Du die Kontrolle über den gesamten Prozess von A bis Z.
Automatisierte Datenerfassung in Echtzeit
Echtzeit ist heutzutage von entscheidender Bedeutung. Idealerweise wird auf jede neue Entwicklung schnell reagiert, damit sofort die richtigen Maßnahmen ergriffen werden können.
Verbesserte Datentransparenz und -integrität
Die Automatisierung der Finanz- und Buchhaltungsprozesse hilft dabei, Finanzabläufe besser zu verfolgen und Transparenz für den Auditor zu schaffen.
Mehr Zeit für strategische Arbeit
Wenn Prozesse organisiert und manuelle Arbeiten automatisiert werden, können Deine Teams mehr Zeit auf Dateninterpretation, Beratung und Treffen fundierter Geschäftsentscheidungen verwenden.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Deine Mitarbeitenden müssen keine sich wiederholenden manuellen Aufgaben mehr erledigen und können sich auf ertragreichere Aufgaben mit echtem Mehrwert konzentrieren.
Was sind die größten Herausforderungen bei der Automatisierung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen?
Obwohl die Automatisierung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen viele Vorteile mit sich bringt, gibt es auch Herausforderungen:
- Unternehmen werden von ihren Finanzprozessen getragen – daher zögern sie oft, Änderungen an diesen vorzunehmen.
- Angst vor Veränderung der Mitarbeitenden
- Regulatorische Herausforderungen müssen bewältigt werden.
- Risikofragen müssen berücksichtigt werden.
Zum Glück bieten auf Finanzautomatisierung spezialisierte Unternehmen wie Yokoy innovative Tools an, die sich problemlos in Deine bestehende Finanzsoftware und IT-Systeme integrieren lassen. Du musst keine wesentlichen Änderungen an Deinen Prozessen und Arbeitsabläufen vornehmen.
So kannst Du Deinen Automatisierungsgrad erhöhen, ohne zu riskieren, dass Du an Deinen bisher eingesetzten und vertrauten Systeme Änderungen vornehmen musst.
Außerdem musst Du Dich nicht mit hohen Investitionskosten und einem mühsamen und langwierigen Implementierungsprozess auseinandersetzen. Du kannst die Vorteile der Automatisierung Deiner Finanzprozesse quasi sofort nutzen.
Mit der KI-gestützten Automatisierung von Backend-Finanzprozessen kannst Du mehr als 90 % Arbeitszeit einsparen – beim Erfassen und Bearbeiten von Lieferantenrechnungen, Spesenabrechnungen, Firmenkreditkarten und beim Beantragen von Mehrwertsteuerrückerstattungen.
Dies unterstützt das Unternehmen ausserdem dabei, dass Richtlinien eingehalten werden und beugt Abrechnungsfehler vor.
Wenn Dich das immer noch nicht überzeugt hat, dann solltest Du Dir die KI-gestützte, intelligente und sichere All-in-One-Lösung für Ausgabenmanagement von Yokoy genauer ansehen.
Yokoy automatisiert Deine Ausgabenverwaltung, Rechnungsverarbeitung, Beantragung von Mehrwertsteuerrückerstattungen und intelligente Firmenkarten – alles auf einer benutzerfreundlichen und modernen Plattform.
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