Betrugsprävention - der oft missachtete Punkt bei der Automatisierung

Die digitale Transformation hat die Finanzabteilung erreicht und den Job eines CFO in den letzten Jahren drastisch verändert. Automatisierung und Analytik sollten nun ebenso Teil ihrer Aufgabenbeschreibung sein wie traditionelle Aufgaben. Für diejenigen, die gerade erst mit der Digitalisierung begonnen haben, ist jedoch die Versuchung groß, dass sie lediglich in ihre bestehenden Prozesse nachrüsten. Um das gesamte Potenzial der Automatisierung auszuschöpfen, ist ein neuer Ansatz erforderlich.

Wie die Automatisierung die Rolle von CFOs veränderte und sie in den Mittelpunkt der Innovation rückte

Die Rolle von CFOs ist breiter und komplexer geworden. Heute wird von ihnen erwartet, dass sie nicht nur traditionelle Aufgaben wie das Cash-Management übernehmen, sondern auch neue Technologien und Innovationen wie etwa Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) nutzen, um die Finanzfunktion effizienter, schneller und wettbewerbsfähiger zu machen. Eine McKinsey-Studie bringt es auf den Punkt, wenn sie schreibt, dass die CFO nach den CEO die zweithäufigste Führungsperson ist, die als Initiatorin einer Transformation identifiziert wird. Zwischen M&A, digitaler Transformation und Analytik - CFOs standen noch nie zuvor im Mittelpunkt von so viel disruptiver Innovation. Die Anforderungen an CFOs steigen mit dem Umfang und dem Einfluss dieser Rolle. Während in der Vergangenheit Quartals- und Monatsberichte als Best Practices galten, wird heute eine Berichterstattung in Echtzeit erwartet. Und das alles im besten Fall über eine App. Geschäftsentscheidungen werden heutzutage schneller getroffen und Dateneinblicke sind ein Muss. Ein solcher Wandel ist gewaltig und erfordert nicht nur neue technische Möglichkeiten, sondern auch grundlegend andere Prozesse. Es ist die Aufgabe der CFOs und ihrer Teams, solche Prozesse zu definieren und die Instrumente zu finden, mit denen sie ihren Stakeholdern einen Mehrwert bieten können.

Das Potenzial der Automatisierung von Finanzprozessen ist noch nicht ausgeschöpft

Betrachtet man die Zahlen, so ist das Potenzial der Automatisierung jedoch noch lange nicht ausgeschöpft. In einer repräsentativen Umfrage unter globalen Finanzexperten gab die überwiegende Mehrheit an, dass nur 25% oder weniger ihrer Aufgaben digitalisiert oder automatisiert wurden, während die Einführung neuer Tools im Allgemeinen eher gering war.

Die Vorteile der Automatisierung für Finanzteams

Automatisierung und KI verändern die Finanzfunktion. Eines der Schlüsselelemente für jede technisch versierte CFO, die erfolgreich in diese neue Ära der Produktivität und Leistung eintreten will, ist das Wissen darüber, was man automatisieren kann und sollte. Für diejenigen, die gerade erst mit der Digitalisierung begonnen haben, ist die Versuchung groß, bei jedem Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekt einfach nur bestehenden Prozesse nachzurüsten. Darüber hinaus glauben Finanzmanager oft, dass Automatisierungsprozesse in die Verantwortung des technischen Teams und nicht der Finanzabteilung gehören. Folglich hat die Finanzabteilung am Ende eine Mischung aus Technik, die nur das Minimum der potenziellen Auswirkungen der Automatisierung erfasst.

Um das gesamte Potenzial abzuschöpfen, ist ein neuer Ansatz mit dem CFO an der Spitze erforderlich. Einen Prozess zu verbessern bedeutet nicht nur, ihn zu automatisieren. Zwar ist die Automatisierung eine gute Möglichkeit, einen Prozess schneller, stabiler und kostengünstiger zu machen, doch sollte die Qualität des Outputs nicht außer Acht gelassen werden. Ein gutes Beispiel dafür ist die Automatisierung des Kostenmanagementprozesses in einem Unternehmen. Die Automatisierung der Aufgaben vom Auslesen einer Quittung bis zur korrekten Verbuchung im Buchhaltungstool und der Rückerstattung an den Mitarbeiter verbessert sicherlich die Quantität des Prozesses, aber nicht unbedingt die Qualität.

Betrugsprävention Massnahmen sollten in de Automatisierung besonders beachtet werden

Am Beispiel des Kostenmanagements: Ein großes Risiko stellt dort der Betrug dar. Darum sollte die Automatisierung des Kostenmanagementprozesses immer einen Mechanismus zur Betrugsprävention beinhalten sollte. Betrug ist in diesem Fall nicht nur das Einreichen eines Belegs respektive einer Ausgabe, die gegen das Spesenreglement des Unternehmens verstößt, sondern kann auch eine bereits eingereichte Quittung (Duplikat) oder eine Ausgabe sein, die nichts mit dem Unternehmen zu tun hat. Da es für ein Automatisierungstool schwierig ist, solche potentiell betrügerischen Aktivitäten zu handhaben, ist dies der Zeitpunkt, an dem manuelle Eingriffe zum Tragen kommen. Das heisst: Alle Ausgaben, die innerhalb der Firmenpolitik liegen und eine geringe Wahrscheinlichkeit haben, betrügerisch zu sein, sollten automatisiert werden, während Managerinnen, Kostenstellen Verantwortliche und das Finanzteam nur solche Ausgaben manuell überprüfen sollten, die nicht vollständig automatisiert werden können sprich daher Ausnahmen und Ausreißer. Bei Yokoy ist genau dies der Ansatz, den wir verfolgen. Yokoy setzt moderne Technologie und künstliche Intelligenz ein, um den Ausgaben- und Firmenkreditkartenprozess von Firmen vollständig zu automatisieren, angefangen bei einer Quittung/Transaktion bis hin zur korrekten Buchung, Archivierung und Rückerstattung. 

Was sollten CFOs also tun?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass CFOs ihre Prozesse neu definieren sollten, um die heutigen Automatisierungs- und KI-Fähigkeiten effizient zu nutzen, mit dem Ziel, die Finanzfunktion effizienter, schneller und wettbewerbsfähiger zu machen. Dies bedeutet jedoch nicht immer, dass alle Aufgaben vollständig automatisiert werden sollten. In Fällen, in denen Betrug ein erhebliches Risiko in einem Prozess darstellt, kann ein manuelles Eingreifen bei Ausnahmen und Ausreißern dazu beitragen, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Effizienz und Sicherheit zu erreichen.