Bei betriebswirtschaftlichen Software-Lösungen kündigt sich unter dem Titel «Ausgabenverwaltung» eine Umwälzung an.
Eine neue Software-Generation nutzt Cloudcomputing und die Kommunikationsstandards des World Wide Web für eine verbesserte Verfügbarkeit und die grösstmögliche Offenheit. Auf dieser Grundlage und mit Hilfe der künstlichen Intelligenz lässt sich der Aufwand für die Verwaltung von variablen Kosten reduzieren. Die Beratungsfirma McKinsey schätzt, dass die meisten Firmen durch Verbesserungen bei der Ausgabenverwaltung drei bis vier Prozent ihrer Ausgaben einsparen könnten.
Die Ausgabenverwaltung umfasst eine Abfolge von Arbeitsschritten im Zusammenhang mit der Beschaffung, Bestellung und Bezahlung von Produkten oder Dienstleistungen. Es lassen sich mehrere betriebliche Prozesse auflisten, die alle durch dieselbe Abfolge von Arbeitsschritten strukturiert werden. Die Abfolge und die Auflistung können jeweils als Skala dazu verwendet werden, bestimmte Leistungsmerkmale von Ausgabenlösungen zu vermessen. Als X-Achse und Y-Achse im rechten Winkel miteinander in Bezug gebracht, bilden die beiden Skalen ein Koordinatensystem, das die Leistungsfähigkeit einer Ausgabenlösung im Überblick zeigt. Das Diagramm lässt sich in die dritte Dimension erweitern; die Z-Achse könnte verschiedene Zahlungsverfahren auflisten: Banküberweisung, Kreditkartentransaktionen, Bitcoin, Dodgecoin und so weiter. Die drei Dimensionen des Spend Management Cube machen die neue Software-Kategorie der Ausgabenverwaltung visuell fassbar.
Die Zürcher Fintech-Firma Yokoy ist zuerst mit einer Software für das Spesenmanagement aufgefallen. Künstliche Intelligenz ermöglicht es hier ausgehend von der Digitalisierung des Papierbelegs alle Arbeitsschritte zu automatisieren. Die Buchhaltungsabteilung wird so von Routinearbeiten entlastet und kann sich gezielt um jene Abrechnungen kümmern, die auffällig sind und nicht dem Spesenreglement zu entsprechen scheinen. Den Kundenbedürfnissen folgend hat Yokoy ihr Software-Angebot rasch ausgebaut und kann heute innerhalb der drei Dimensionen der Ausgabenverwaltung die wichtigsten Bereiche abdecken. Dazu gehört beispielsweise die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen oder die Unterstützung von Kreditkarten. Auch das Thema Bitcoin ist schon angedacht. Die Yokoy-Software wurde für die Bedürfnisse von mittleren und grossen Unternehmen entwickelt, alle Module können auch einzeln lizenziert werden.
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