Was ist Spend Management?

Spend Management, Ausgabenmanagement oder auch Ausgabenverwaltung heisst kurz gesagt: wie kann ein Unternehmen besser Geld ausgeben? 

Um diese Aufgabe zu bewältigen, empfiehlt es sich, isolierte Geschäftsprozesse miteinander zu verknüpfen. Dafür ist seit kurzem eine eigene Software-Kategorie entstanden.

Das Interesse an diesem Thema ist gross. Geben wir «Was ist Spend Management» in Google ein, liefert die Suchmaschine nach 0,68 Sekunden 895 Millionen Antworten. 

Das sind viele Web-Seiten. Das Interesse hat sich – so lässt sich mit Google-Trends feststellen – im Verlauf der vergangenen Jahre stetig erhöht. Die Google-Suchmaschine bringt «Spend Management» inhaltlich in Verbindung mit «Chief Executive Officer», «Personalwesen», «Geld» oder «Beschaffungslösung». Es geht also um Betriebswirtschaft, um einen aktuellen betriebswirtschaftlichen Trend.

Die Vielfalt der Lösungen, die bei der Internet-Suche nach «Spend Management» sichtbar werden, ist sehr gross. Es gibt keine Lehrbuchdefinition von «Ausgabenverwaltung». Jeder Versuch, den Begriff lehrbuchmässig knapp zu fassen, führt zu nichtssagenden, vagen Formulierungen. Ja, es geht darum, Ausgaben zu dokumentieren und zu analysieren – aber das war immer schon eine zentrale Aufgabe des Rechnungswesens. Was leistet eine Software, die sich für das «ganzheitliche» oder «smarte» Spend Management empfiehlt? Welchen Funktionsumfang darf man erwarten? 

Die Spend Management Softwares sollen – beispielsweise dank den Mitteln der künstlichen Intelligenz (KI) – den Aufwand für die Verwaltung von variablen Kosten reduzieren, sie sollen bei der Auswertung der Daten zusätzliche Erkenntnisse liefern, sie sollen bessere Ausgaben ermöglichen, indem sie dazu beitragen, die Beschaffungsprozesse zu optimieren. Die Beratungsfirma McKinsey schätzt, dass die meisten Firmen durch Verbesserungen bei der Ausgabenverwaltung drei bis vier Prozent ihrer Ausgaben einsparen könnten.

Die Leistungsfähigkeit einer Software ist aber auch daran zu messen, wie gut sie sich in eine bestehende Umgebung einfügen und organisatorischen Voraussetzungen anpassen kann. Und es spricht viel dafür, dass gerade diese Suche nach Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit, das Interesse an Ausgabenlösungen befeuert.

Die Software von Yokoy lässt sich mit bescheidenem Aufwand an unternehmensspezifische Arbeitsabläufe anpassen. Die Software ist als Cloud-basierte Integrationsplattform in der Lage, zwischen internen und externen Datensammlungen Beziehungen herzustellen und isolierte Geschäftsprozesse miteinander zu verknüpfen. Sie ist für den Informationsaustausch mit betriebswirtschaftlicher Standardsoftware vorbereitet: Unterstützt werden gängige Schnittstellen (REST-API und andere) und die Produkte vieler Anbieter wie SAP, Abacus, Sage, MS Dynamics. Der Schutz der Privatsphäre und die Sicherheit der Daten bleiben dabei stets gewährleistet.

Vertieftere Informationen zu der Definition von Spend Management inklusive der Darstellung des einzigartigen Spend Management-Würfel findest Du in unserem Whitepaper.

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