Wie Unternehmen Einsparpotenzial im Ausgabenmanagement realisieren

Im Ausgabenmanagement schöpfen viele Unternehmen das Potenzial für Effizienzgewinne und Einsparungen nicht vollends aus: Nicht nur sind die Prozesse komplex, sie laufen auch meist noch vollständig manuell ab. Die Automatisierung des Ausgabenmanagements verspricht Abhilfe – wie aber lässt sich hier konkret Einsparpotenzial identifizieren und realisieren?

Von Spesen, Rechnungen bis hin zu Kartentransaktionen – die Verwaltung von Ausgaben gleicht in vielen Unternehmen einer Blackbox.

Abrechnungsprozesse sind meist über Jahre gewachsen und laufen zum Großteil immer noch manuell ab. Dementsprechend sehen sich viele Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert.

1. Mangelnde Ausgabenübersicht

Egal, ob es sich um Dienstreisen, das Mittagessen mit einem Kunden oder eine Software für die tägliche Arbeit handelt – in jedem Bereich eines Unternehmens fallen Ausgaben an. Wer behält da den Überblick?

In vielen Unternehmen ist das Ausgabenmanagement weiterhin dezentral organisiert – es gibt keine einheitliche Plattform, wo alle Ausgaben zusammenlaufen. Unternehmen mangelt es an Transparenz, was es ihnen wiederum schwer macht, zielgerichtete Entscheidungen basierend auf der Liquidität des Unternehmens zu treffen.

2. Intransparente Ausgabenpolitik

Wofür dürfen die Mitarbeitenden Geld ausgeben? Wie hoch sind die Tagespauschalen für Mitarbeitende in unterschiedlichen Ländern? Wie viel dürfen die Mitarbeitenden ausgeben?

Mit Blick auf Unternehmensausgaben gilt es, eine Menge rechtlicher aber auch unternehmensinterner Regularien zu beachten. Während die Mitarbeitenden in diesem Geflecht schnell die Übersicht verlieren, liegt es letztlich an der Finanzabteilung, die Einhaltungen dieser Richtlinien sicherzustellen.

Bei manuellen Prozessen bedeutet das einen hohen Zeitaufwand für die detaillierte Prüfung jeder Spese, jeder Rechnung und jeder Kartentransaktion.

3. Fehleranfällige Finanzprozesse

Für die Finanzabteilung geht manuelles Ausgabenmanagement mit einer Vielzahl repetitiver Tätigkeiten einher. Spesen und Rechnungen müssen auf ihre Richtigkeit geprüft, Kartentransaktionen mit den entsprechenden Belegen abgeglichen werden.

All diese Abläufe stellen Fehlerquellen dar. Kleine Ungenauigkeiten oder Flüchtigkeitsfehler verursachen nicht nur Mehraufwand, sie können sogar rechtliche Konsequenzen beispielsweise im Hinblick auf Compliance-Anforderungen haben. 

Das komplette Ausgabenmanagement an einem Ort – vollautomatisiert

Wie können Unternehmen diesen Herausforderungen begegnen? Die Antwort liegt in der Konsolidierung und Automatisierung des Ausgabenmanagements. Folgende Überlegungen spielen hierbei eine Rolle:

1. Konsolidierung auf einer Plattform 

Führen Unternehmen alle relevanten Ausgabenprozesse auf einer Plattform zusammen, legen sie die Grundlage für einheitliche und zuverlässige Abläufe – gleichzeitig erhalten sie eine bessere Übersicht.  

Unternehmen homogenisieren so einerseits ihre Prozesse, die nicht selten je nach Standort oder sogar nach Abteilung variieren. Eine Konsolidierung des kompletten Ausgabenmanagements auf einer Plattform trägt dazu bei, ein unternehmensübergreifendes Prozessdesign zu schaffen: Wer darf überhaupt Ausgaben erfassen? Wer gibt sie frei? Und welche Automatismen setzen bei Fehlermeldungen ein?

Unternehmen erleichtern ihren Mitarbeitenden so den Umgang mit Spesen, Rechnungen und Kartentransaktionen deutlich. Diese müssen nicht mehr auf unterschiedliche Tools zugreifen und sich mit variierenden Abläufen beschäftigen. 

Durch den Plattformgedanken gewährleisten Unternehmen andererseits die Verfügbarkeit von Daten an einem zentralen Ort. So schaffen sie umfassende Transparenz, die sie wiederum für tiefergehende Analysen nutzen können, um ihr Ausgabeverhalten zu analysieren und zukunftsgerichtet Entscheidungen zu treffen.

2. Automatisierung der Prozesse

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) erlaubt es Unternehmen, die konsolidierten Abrechnungsprozesse für Spesen, Rechnungen oder Kartentransaktionen von Anfang bis Ende zu automatisieren. Für Unternehmen ergeben sich dadurch folgende Vorteile:

• Mehr Effizienz: Prozesse im Ausgabenmanagement laufen schneller ab – manuelle Eingriffe sind nur noch in Sonderfällen notwendig.
• Geringere Fehleranfälligkeit: Fehler werden reduziert; durch die Automatisierung werden Flüchtigkeitsfehler oder Unaufmerksamkeiten vermieden.
• Mehr Kontrolle und Transparenz: Durch die systematische Erfassung und Abwicklung aller Ausgaben auf einer Plattform erhalten Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Kosten. Diese Einblicke können sie nutzen, um strategische Entscheidungen über ihre Liquidität und den Cash Flow zu treffen.
• Höhere Produktivität und Motivation der Mitarbeitenden: Die Mitarbeitenden der Finanzabteilung müssen sich weniger mit repetitiven Aufgaben beschäftigen und haben Zeit, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die einen echten Mehrwert schaffen. Das erhöht nicht nur ihre Produktivität, sondern auch ihre Motivation.

Einsparpotenziale bei automatisiertem Ausgabenmanagement

Eine zentrale Ausgabenmanagement-Plattform wie Yokoy gewährleistet, dass die Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen einem einfachen Prozess folgen, um Ausgaben einzureichen. Die Finanzabteilung wiederum muss repetitive Tätigkeiten nicht mehr von Hand erledigen.       

Neben diesen und weiteren Effizienzgewinnen, können Unternehmen durch das automatisierte Ausgabenmanagement auch Einsparpotenziale identifizieren und realisieren.

Langfristige Kostenoptimierungen durch Analyse des Ausgabeverhaltens

Mit Yokoy erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihr Ausgabeverhalten. Diese Informationen können sie nutzen, um Optimierungspotenzial auszuschöpfen. Werden beispielsweise bestimmte Hotels immer wieder für Dienstreisen gebucht, wäre es unter Umständen eine Überlegung, spezielle Raten für die Übernachtungen auszuhandeln.

Außerdem können Unternehmen unnötige, wiederkehrende Ausgaben gänzlich streichen oder bei Anschaffungen auf günstigere Alternativen umsteigen.    

Betrugsprävention & Compliance

Yokoy bildet nicht nur die Compliance-Richtlinien sowie interne Unternehmens-Policies ab, sondern stellt auch die Einhaltung dieser Regelwerke sicher. Dank vordefinierten Automatismen schränkt Yokoy den Interpretationsspielraum der Reglemente ein, erkennt die fehlerhafte Erfassungen von Daten und meldet potenzielle Betrugsfälle.

Reichen zwei Mitarbeitende beispielsweise die gleiche Spese an zwei unterschiedlichen Stellen im Unternehmen ein, ist es bei einem manuellen Prozess nahezu unmöglich, dies aufzudecken. Für eine Lösung wie Yokoy ist dies kein Problem.

Rückforderung der Mehrwertsteuer

Jahr für Jahr lassen sich Unternehmen beträchtliche Beträge entgehen, weil sie die internationale Mehrwertsteuer auf ihre Ausgaben nicht zurückfordern. Der Grund dafür ist, dass der manuelle Prozess der Datenerfassung und Rückforderung sehr zeitintensiv und komplex ist.

Eine Automatisierungsplattform wie Yokoy schafft hier Abhilfe, da sie die Steuersätze automatisch ausliest und das Buchungsjournal für die korrekte Buchung und Mehrwertsteuerrückforderung vorbereitet.

Die Rückforderung wird so zum Kinderspiel und bringt Unternehmen bares Geld.

Wie viel kannst Du mit Yokoy sparen?

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