Automatisierung der Rechnungsverarbeitung: Prozessschritte und erste Schritte

Die Bearbeitung von Rechnungen ist ein komplexer und oft undurchsichtiger Prozess. Unternehmen, die diese Abläufe nicht automatisieren, verschenken viel Potenzial, um ihre globalen Finanzprozesse zu optimieren.

Aber wie funktioniert eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und wie können Unternehmen davon profitieren?

Digitalisierung und Automatisierung halten in Unternehmen immer stärker Einzug. Daher ist es auch kein Wunder, dass die große Mehrheit der Unternehmen eine „Digital-First“-Geschäftsstrategie verfolgt. Mit Blick auf die Finanzabteilung im Allgemeinen und die Verarbeitung von Rechnungen im Speziellen schöpfen die meisten jedoch weiterhin nicht das volle Potenzial der Automatisierung von Finanzprozessen aus.

Rechnungen manuell zu bearbeiten und zu prüfen ist nicht nur sehr zeitaufwändig, die Prozesse sind auch komplex und undurchsichtig. Es ist schwer, den Überblick zu behalten, welche Rechnung eines Lieferanten noch nicht bezahlt wurde oder wo sich eine Rechnung im Genehmigungsprozess befindet.

Unternehmen verpassen so eine große Chance, wenn sie ihre Rechnungsverarbeitung nicht automatisieren. Nicht nur können sie ihre Arbeitsabläufe deutlich effizienter gestalten, sie verringern auch Risiken und sind in der Lage, globale Finanzprozesse besser zu kontrollieren.

Außerdem sinkt der Aufwand für die Mitarbeitenden. Doch wie funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung in der Praxis und welche Vorteile hat sie?

Unterschiedliche Ansätze im Umgang mit Rechnungen

Will ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen erwerben, setzt dies den Purchase-to-Pay-Prozess in Gang. Dieser deckt alles ab, von der Definition der Kaufanforderung bis hin zur Zahlung. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist ein zentrales Element in diesem Ablauf.

Um aber einen besseren Eindruck zu bekommen, wie sich die digitale Rechnungsverarbeitung in diesem Prozess integriert, sehen wir uns am besten erst einmal die Schritte vor dem Kauf an.

Generell gibt es drei Ansätze, die vorrangig davon abhängen, ob eine Purchase Order (PO) getätigt wird oder nicht:

• Beschaffung ohne PO: Wenn keine PO verwendet wird, bearbeitet die Finanzabteilung alle Angebote direkt und sie werden unmittelbar nach der Lieferung der Dienstleistungen oder Produkte bezahlt. 
• PO-basierter Ansatz: Bei einem PO-basierten Ansatz werden zunächst mehrere Angebote von Lieferanten eingeholt. Nachdem ein passender Lieferant ausgewählt wurde, wird das Angebot zu einer Bestellung verarbeitet. Wenn die Bestellung ausgestellt wird, bedeutet dies, dass das Budget freigegeben wurde. Der Lieferant kann dann die Materialien oder Dienstleistungen liefern und wird – nach Abschluss – bezahlt.
• PO- und Wareneingang: Bei PO und Wareneingang wird im Kaufprozess eine zusätzliche Ebene zur Überprüfung eingebaut. Bei diesem Verfahren wird ein Wareneingangsdokument unterzeichnet, bevor die Rechnung tatsächlich bezahlt wird. Der Einkauf oder die Mitarbeitenden im Lager bestätigen, dass sie die Ware erhalten haben. Diese Information wird dann in das ERP-System eingegeben. Die Kreditorenbuchhaltung gleicht den Wareneingang mit der Rechnung und der Bestellung ab, um die Zahlung freizugeben. So erhalten die Mitarbeitenden nicht nur eine Bestätigung, dass das Budget genehmigt wurde, sie können sich auch sicher sein, dass sie die Ware erhalten haben.

Es hängt stark von den Umständen ab, für welchen Ansatz sich ein Unternehmen entscheidet. Generell gilt: Je größer das Unternehmen, desto komplexer ist der Kaufprozess. Es sind nicht nur verschiedene Organisationsebenen, sondern auch höhere Budgets involviert. Daher greifen große Unternehmen eher auf POs zurück, wenn nicht gleich auf eine Kombination aus POs und Wareneingängen.

Dies gewährleistet einen strukturierten Ablauf, der es Unternehmen erlaubt, ihre Ausgaben besser im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass sie auch tatsächlich das bekommen, was sie bestellt haben.

Während die Beschaffung für die Erstellung einer PO und deren Genehmigung durch die entsprechenden Verantwortlichen zuständig ist, bearbeitet die Kreditorenbuchhaltung dann die Rechnungen zu dieser Bestellung. Sobald eine Rechnung eingeht, wird sie mit einer Bestellung im ERP-System abgeglichen.

Das wird als 2-Way-Matching bezeichnet. Wird auch der Wareneingang erfasst, wartet die Kreditorenbuchhaltung darauf, dass die Waren oder Dienstleistungen in ordnungsgemäßem Zustand eingegangen sind.

Nachdem diese Information aus dem ERP-System verarbeitet wurde, wird die Rechnung bearbeitet. Das ist das sogenannte 3-Way-Matching.

Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung

Rechnungen gehen ein, werden mit den entsprechenden Unterlagen (Bestellung und Wareneingangsschein) abgeglichen, von den zuständigen Mitarbeitern genehmigt und dann bezahlt – all diese Schritte machen die manuelle Rechnungsverarbeitung zu einem komplexen und bisweilen undurchsichtigen Prozess. Dies sind typische Probleme, die damit einhergehen:

• Anfällig für Fehler: Die manuelle Eingabe von Daten ist fehleranfällig. Ohne einen robusten Prüfprozess finden ungenaue oder doppelte Informationen ihren Weg ins ERP, was bedeutet, dass ein Lieferant den falschen Betrag erhalten oder sogar doppelt bezahlt werden könnte.
• Schlechte Übersicht und Rückverfolgbarkeit: Eine Rechnungsfreigabe kann sich im System leicht um Tage oder Wochen verzögern. Bei einem komplett manuellen Ansatz ist es schwer herauszufinden, wo und warum eine Rechnung im Prozess stecken bleibt.
• Keine Skalierung: Je mehr Rechnungen ein Unternehmen bearbeitet, desto unübersichtlicher wird es für Unternehmen. Das gilt vor allem dann, wenn sie mit Lieferanten auf der ganzen Welt zusammenarbeiten und Transaktionen in verschiedenen Währungen abwickeln.

Manuelle Abläufe können dazu führen, dass Rechnungen und andere zugehörige Dokumente verloren gehen, Zahlungen an die falschen Konten geleistet werden oder es sogar zu doppelten Zahlungen kommt. Darüber hinaus verursachen die zahlreichen repetitiven und manuellen Vorgänge eine hohe Arbeitsbelastung in der Finanzabteilung.

Die Mitarbeitenden der Finanzabteilung verbringen viel Zeit mit der Bearbeitung von Rechnungen und können sich weniger darum kümmern, die finanzielle Situation des Unternehmens zu überwachen und zu analysieren.

Wie funktioniert die automatisierte digitale  Rechnungsverarbeitung?

Rechnungen automatisiert zu verarbeiten bedeutet, dass alle Rechnungen denselben, standardisierten Prozess durchlaufen – von der Extraktion der Informationen bis zur Übertragung ins ERP-System.

Auf diese Weise kennst Du immer den aktuellen Stand einer Rechnung im Prozess. Gleichzeitig schafft dies die Grundlage für rechtzeitige und korrekte Zahlungen. Das sind die einzelnen Schritte der automatisierten Rechnungsverwaltung.

1. Digitalisieren der Rechnungen

Zunächst werden die Daten einer Rechnung extrahiert. Jede Position (Kategorie, Kostenträger, MwSt., etc.) wird ausgelesen und der Benutzer ordnet das richtige Sachkonto im System zu.

2. Abgleich der Rechnungen

Die Rechnung wird mit dem richtigen Lieferanten, der PO und dem Wareneingang verknüpft.

3. Rechnungsfreigabe

Der nächste Schritt ist die Freigabe der Rechnung. Es können mehrere individuelle Workflows eingerichtet werden. So kann die Rechnung beispielsweise auf Basis des Lieferanten, der Kosten, der erbrachten Leistungen oder durch eine manuelle Freigabe genehmigt werden. 

4. Export ins ERP-System

Nach der Freigabe wird die Rechnung in das ERP-System exportiert. Dort wird die Rechnung dann bezahlt.

5. Archivierung

Die Rechnung wird gespeichert und unter dem entsprechenden Budget, Projekt oder Lieferanten archiviert.

Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Wie bei den meisten Automatisierungsprojekten kannst Du auch mit einer automatisierten digitale Rechnungsverarbeitung viel Zeit und Geld sparen. Aber das ist noch lange nicht alles – diese Vorteile entstehen darüber hinaus:

• Arbeitsabläufe effizienter gestalten: Mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung kannst Du repetitive Aufgaben im Finanzprozess automatisieren. Das spart der Finanzabteilung wertvolle Zeit, erhöht die Effizienz und beschleunigt den Genehmigungsprozess.
• Höhere Genauigkeit erzielen: Die Details einer Rechnung werden automatisch extrahiert. Dadurch werden Fehler bei der Dateneingabe vermieden, die bei einem manuellen Prozess häufiger auftreten würden. Außerdem werden alle relevanten Dokumente über eine einzige Plattform verarbeitet. Das gewährleistet einen komplett transparenten Prozess.
• Kosten reduzieren: Wenn Du Rechnungen automatisiert verarbeitest, vermeidest Du Kosten, die durch Buchungsfehler und verspätete Zahlungen entstehen.
• Verwertbare Erkenntnisse: Du erhältst einen tieferen Einblick in Deine Finanzlage. Indem die detaillierte Berichte in Dein ERP-System integrierst, erreichst Du eine bessere Kosten-Performance.
• Vollständiges Einhalten von Vorschriften: Eine Plattform für die automatisierte digitale Rechnungsverarbeitung validiert Rechnungsdaten automatisch für Dich und stellt sicher, dass Du alle Vorschriften einhältst. Außerdem können betrügerische Aktivitäten frühzeitig erkannt werden.
• Leicht skalierbar: Es spielt keine Rolle, ob Du ein multinationales Unternehmen führst oder mehrere Niederlassungen hast. Verarbeitest du Rechnungen automatisiert, kannst Du Deine Abläufe und Infrastruktur an allen Standorten weltweit problemlos verwalten und Zahlungen schneller über Länder und Währungen hinweg tätigen. Außerdem passt sich die Software problemlos an veränderte Geschäftsanforderungen an.
• Zufriedene Mitarbeitende: Mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung kannst Du die Produktivität und Zufriedenheit Deiner Mitarbeitenden steigern, denn sie müssen weniger repetitive Arbeiten oder manuelle Tätigkeiten ausführen. So bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

Wie kann Yokoy bei der Rechnungsautomatisierung helfen?

Yokoy sorgt für eine nahtlos automatisierte Rechnungsverwaltung. Durch den Einsatz hochentwickelter KI-Modelle erfasst unsere Lösung alle Informationen aus Deinen Rechnungen und gleicht sie mit Bestellungen und Wareneingängen ab.

So kannst Du den gesamten Rechnungsfreigabeprozess abbilden und festlegen, wie mit Ausnahmen umgegangen werden soll. Du kannst den Status jeder einzelnen Rechnung in Echtzeit überwachen und Deine Arbeitsabläufe endlich nach Deinen Bedürfnissen automatisieren.