Automatisierung: Grundlage für die Durchsetzung eines Spesenreglements

Spesen rücken vor allem dann ins öffentliche Interesse, wenn etwas nicht mit rechten Dingen zuzugehen scheint. Insbesondere die große Menge an Belegen erschwert es Unternehmen, jede Ausgabe im Detail zu prüfen. Wie kann Automatisierung sie dabei unterstützen, Auffälligkeiten besser zu erkennen?

Ein Schweizer Top-Banker, der in Striplokalen, Kontaktbars und Nachtclubs Hundertausende von Franken verpulvert, die er dann als Spesen seinem Arbeitgeber belastet zusammen mit privaten Ferienreisen und Übernachtungen in Luxushotels: Im viel beachteten Raiffeisen-Prozess gaben im Januar 2022 Spesenabrechnungen bereits am ersten Verhandlungstag viel zu Reden. Kaum eine Zeitung liess sich dieses Thema entgehen: Die Geschäftsreise im Hubschrauber, das spätabendliche Einstellungsgespräch mit einer durch Tinder vermittelten Frauenbekanntschaft, das nach einem Streit mit einer Strip-Tänzerin zertrümmerte Hotelzimmer. Noch selten dürfte Spesenabrechnungen so gründlich geprüft worden sein wie im Fall von Pierin Vinzenz, dem Hauptbeschuldigten im Raiffeisen-Prozess.

Für die Leserinnen und Leser der Boulevard-Presse dürfte der Fall klar sein: Wenn ein Banker Spesen macht, die ein Mehrfaches eines durchschnittlichen Jahreslohnes betragen, und wenn auf dieser Spesenabrechnung Dinge aufgeführt sind, die der Durchschnittsmensch nur vom Hörensagen kennt – First-Class-Flüge, Nachtclubs –, dann geht es nicht mit rechten Dingen zu, dann hat sich dieser Banker schuldig gemacht.

Rechtsexperten sehen das differenzierter: Es dürfte schwierig sein, dem Top-Banker eine gezielte, systematische Schädigung seines Arbeitgebers nachzuweisen. Der Banker gibt zwar einzelne Irrtümer zu, bestreitet aber Betrug oder Missbrauch. Seine Ausflüge ins Rotlichtmillieu beispielsweise, seien nötig gewesen zur Pflege von Geschäftskontakten.

Von manuellen zu digitalen Prozessen

Bei Spesen geht es – das zeigt der Raiffeisen-Prozess – nicht um vernachlässigbare Kleinstbeträge. Und, eine weitere Lektion: Von einer kleinen Ungenauigkeit bis hin zum systematischen Betrug gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie ein Unternehmen bei der Verarbeitung von Spesenabrechnungen Geld verlieren kann. Müssten solche Ungereimtheiten aber nicht im Prüfprozess auffallen? Nicht unbedingt, sagt Thomas Inhelder, Co-Founder und CFO von Yokoy: „Die schiere Menge an Belegen macht es Unternehmen schwer, jede Ausgabe im Detail zu prüfen – insbesondere wenn die Anträge von Hand bearbeitet werden.“

Dennoch schrecken viele Unternehmen weiterhin  davor zurück, die Digitalisierung bei der Spesenabrechnung voranzutreiben. Noch immer gibt es Informatik-Verantwortliche, die glauben, dass Spesen an Quittungen und Kassenzettel gebunden seien und dass diese Papierchen nur von Hand verarbeitet werden könnten. Doch ohne Digitalisierung lässt sich eine effiziente, sichere, gegen Betrugsversuche geschützte Spesenverwaltung nicht realisieren. „Die Kombination aus einem lückenlosen Spesenreglement und Software-gestützten Geschäftsprozessen bildet die Grundlage dafür, dass sich Spesenbelege gründlich prüfen und gleichzeitig rasch verarbeiten lassen”, erklärt Inhelder.

KI deckt Ungereimtheiten auf

Die von Yokoy entwickelte Software für die Ausgabenverwaltung nutzt die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz (KI) um die Verarbeitung von Rechnungen und Spesenbelegen zu automatisieren. Das Foto eines Kassenzettels oder einer Quittung – mit dem Handy aufgenommen – wird innert Sekundenbruchteilen digitalisiert und analysiert. Die Software kann dabei die Einhaltung bestimmter Bestimmungen eines Spesenreglements überprüfen.

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„Unsere Erfahrung zeigt, dass sich im Spesenprozess ein Automatisierungsgrad von 80 bis 90 Prozent erreichen lässt.“

Thomas Inhelder, Co-Founder und CFO von Yokoy

Doch die KI hat ihre Grenzen. Auch das vermag der Raiffeisen-Prozess zu verdeutlichen. Wo erfahrene Wirtschaftsjuristen auch nach wochenlangem Aktenstudium Mühe haben, Irrtum und Betrug klar voneinander zu unterscheiden, wird man auch von einer Software keine Entscheide erwarten dürfen. Es gibt aber schon gängige Betrugsversuche, die von der Yokoy-Software sofort erkannt werden: Wenn beispielsweise ein Mitarbeitender versucht, eine Quittung zwei Mal zu Geld zu machen, schlägt die Software Alarm.

Entlastung von Routineaufgaben

„Unsere Erfahrung zeigt, dass sich im Spesenprozess ein Automatisierungsgrad von 80 bis 90 Prozent erreichen lässt“, sagt Inhelder. „Für Manager bedeutet das eine Entlastung von Routineaufgaben. Sie können sich dann auf die Fälle konzentrieren, die wirklich ihre Urteilskraft erfordern.” Die wenigsten von ihnen dürften je in die Lage kommen, dass sie Quittungen von Striplokalen, Kontaktbars und Nachtclubs analysieren müssen.

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