Wie funktioniert die elektronische Archivierung? Wie wird sie akzeptiert?

In Zeiten von Videokonferenzen und Heimarbeit scheint das Konzept eines physischen Archivschranks so verstaubt wie die Akten, die sich darin finden. In der Schweiz erlaubt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) glücklicherweise die digitale Aufbewahrung von Dokumenten bereits seit langem und mit der Ausserkraftsetzung der Verordnung des Eidg. Finanzdepartementes über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) wurde die Situation auch für Mehrwertsteuerbelege an die GeBüV angeglichen.1 Wenn man einige Grundprinzipien einhält ist somit die digitale Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen in der Schweiz kein Problem. 

Was ist die Gesetzeslage bezüglich Buchführungsvorschriften?

Die Buchführung umfasst diejenigen Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens (wirtschaftliche Lage) notwendig sind. Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht als Hauptdokumente der Buchführung sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Die Geschäftsbücher und Buchungsbelege, auf deren Basis die Berichte erstellt werden, können neben Papier auch  elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Vorausgesetzt ist, dass dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und die Dokumente jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.2 Die Details zur elektronischen Aufbewahrung sind in der GeBüV geregelt - neben der Lesbarkeit ist das Grundprinzip der Sicherstellung der Integrität (d.h. Echtheit und Unverfälschbarkeit) der Belege essentiell. 

Was heisst das konkret für Unternehmen?

Neben der Einhaltung der allgemeinen Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung (vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge sowie Klarheit, Zweckmässigkeit und Nachprüfbarkeit) müssen für die elektronische Aufbewahrung folgende Prinzipien befolgt werden: 3

Integrität

Die Echtheit und Unverfälschbarkeit der Geschäftsbücher und der dazugehörenden Buchungsbelege muss gewährleistet sein.4 Dies bedeutet, dass diese so zu führen und aufzubewahren sind, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.5 Als unveränderbare Informationsträger gelten namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger. Zulässig sind auch veränderbare Informationsträger, wenn sie gewisse Voraussetzungen erfüllen. Dazu bedarf es etwa technischer Verfahren, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten. Eine elektronische Signatur ist jedoch nicht (mehr) erforderlich.6

Verfügbarkeit

Die Geschäftsbücher müssen innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Dabei muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen.7

Organisation

Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.8

Wie stellen Software-Anbieter für das Management von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen die Integrität und Verfügbarkeit sicher? 

Die Integrität kann am einfachsten sichergestellt werden, wenn ein sog. Medienbruch soweit wie möglich vermieden wird bzw. Papier so schnell wie möglich in elektronische Form überführt wird und danach das Format nicht mehr geändert wird. Bei Spesenbelegen sollte vom Zeitpunkt der Erfassung des Papierbelegs (Datenupload / Foto / Eingabe) über den Genehmigungsprozess (hierarchisch und finanziell) bis hin zur Finanzbuchung des entsprechenden Spesenbeleges und dessen Archivierung alles lückenlos elektronisch und im gleichen Format erfolgen. 

Die Unverfälschbarkeit und Verfügbarkeit kann sodann mittels Audit log, d.h. der Möglichkeit der eindeutigen Identifizierung eines Spesenbeleges (Spesen ID) und eines jederzeit abrufbaren Archivs, erfolgen. Dies ist auch die Herangehensweise bei Yokoy. Mit dem Audit log wird sichergestellt, dass neben dem Unternehmen, dessen Treuhänder und anderen Stakeholdern auch den Steuerbehörden eine lückenlose Prüfspur jederzeit einfach nachvollziehbar zur Verfügung gestellt werden kann. Die Aufbewahrungspflicht beträgt in der Schweiz 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres. 

Aufgepasst: Wo genügt die elektronische Form nicht?

Nicht alle Dokumente können elektronisch aufbewahrt werden: So muss bspw. der Geschäftsbericht schriftlich unterzeichnet werden und alles, was notariell beurkundet ist, auf Papier aufbewahrt werden (z.B. die Gesellschaftsstatuten). Weiter ist bei gewissen rechtlichen Vorgängen Schriftform notwendig (bspw. Übertragung von Aktien), was entweder physische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signature bedingt (z.B. Skribble, aber nicht DocuSign). 

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit LEXR AG / Yokoy AG.

Über LEXR AG

Mit der Kombination von Expertenwissen, schnellen Antwortzeiten und transparenter Preisgestaltung bringt LEXR die Rechtsberatung für Schweizer Unternehmen ins 21 Jahrhundert. Im Hintergrund sorgen Automatisierung, LegalTech und Prozessoptimierung für hohe Qualität und rasche Abwicklung. Im Vordergrund beraten die LEXR-Rechtsexperten die Unternehmen mit juristischem Fachwissen und einer Can-Do-Mentalität. Mit einem schnell wachsenden Team von Rechts- und Technologieberatern unterstützt LEXR Unternehmerinnen und Unternehmer bei Finanzierungsrunden, FINMA-Anfragen, Datenschutz-Compliance, geistigem Eigentum und täglichen rechtlichen Herausforderungen. www.lexr.ch

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1Art. 122 MWSTV wurde neu formuliert und die Art. 123–125 MWSTV wurden aufgehoben, 2Vgl. Art. 957a und 958f OR, 3Vgl. Art. 957a Abs. 2 OR, 4Art. 3 GeBÜV, 5Art. 8 GeBüV, 6Art. 9 GeBÜV, 7Art. 6 GeBÜV, 8Art. 7 GeBÜV

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