Die versteckten Kosten und Risikofaktoren von Spesen

Die Nachfrage nach Geschäftsreisen hat 2017 weltweit 1,3 Milliarden Dollar erreicht und wird 2023 voraussichtlich 1,7 Milliarden Dollar erreichen, was einer prognostizierten jährlichen Wachstumsrate von mehr als 4% entspricht. Die treibende Kraft hinter diesem Trend sind die Mitarbeiter, die für Kundenakquisitionen, persönliche Beziehungen und Wissenstransfers reisen müssen; alles Bereiche, die zunehmend globaler werden, aber nicht einfach durch eine Maschine ersetzt werden können. Ganz im Sinne des Prinzips von Nachfrage-und-Angebot hat eine grössere Nachfrage zu einem grösseren Angebot geführt, was wiederum zu leichteren, billigeren und mehr Geschäftsreise-Leistungen geführt hat.

Das versteckte Einsparungspotenzial in der Geschäftsreisebranche

Geschäftsreisen sind eine gigantische Industrie mit vielen Unterkategorien wie Flugverkehrsdienste (z.B. Fluggesellschaften), Bodenverkehr (z.B. Taxi, Bus), Reisebüros, Reiseversicherungen, Reisesoftware und viele weitere. Für die meisten Unternehmen ist es eine Herausforderung, sicherzustellen, dass sie in allen Aspekten des Geschäftsreisens effizient ausgestattet sind. So haben die meisten Unternehmen die offensichtlichen Teile wie Reisebüros, Spezial-Abmachungen mit Fluggesellschaften und  Verträgen mit Hotels zwar optimiert, andere Teile wie etwa den Spesen Managementprozess jedoch vernachlässigt.  In diesem Artikel möchten wir uns darum mit dem Kostenmanagement befassen und darlegen, warum diese Subbranche von vielen Unternehmen und Regierungsbehörden mehr Aufmerksamkeit erhalten sollte.

Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung eines Spesenberichts für eine einzelne Hotelübernachtung betragen $58

Eine von der Global Business Travel Association durchgeführte Studie schätzt die wahren Bearbeitungskosten einer Spesenabrechnung auf etwa $58. $58 beinhalten die Zeit, die für das Ablegen, Einreichen, die Überprüfung und Bearbeitung einer Spesenabrechnung, die Kosten für die entsprechenden Tools sowie die Zeit die für falsche Auszahlungsbeträge und Fehlerkorrekturen aufgewendet werden muss. Versäumte Rückforderungen der Mehrwertsteuer (Sales & Use Tax) sollten in diesem Rechenbeispiel zusätzlich zu den Bearbeitungskosten hinzu gerechnet werden. Denn Fakt ist, die meisten MitarbeiterInnen, die Spesen einreichen, haben oft nicht das Wissen, wie man die Mehrwertsteuer korrekt einrechnet und/oder haben keine Zeit dafür. 

Stellen dir vor, du hast 500 Mitarbeiter, von denen jeder eine Spesenbericht pro Monat einreicht und du verwendest für das Spesenmanagement Excel oder ein anderes manuelles Tool. Du würdest dafür erschreckende 350.000 USD pro Jahr nur für die Bearbeitung dieser Spesen bezahlen. 

Compliance, Betrugsprävention und wertvolle Erkenntnisse dank Datenanalyse

Die Kosten sind jedoch nur ein Teil der Herausforderung des Spesenmanagements. Die Sicherheit im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften und der Betrugsprävention ist ein weiteres starkes Argument für die Abschaffung manueller und halb-manueller Prozesse. 

Ausserdem entgehen dir wertvolle Erkenntnisse dank Datenanalyse. Das Wissen, wo und wie Geld ausgegeben wird, kann Unternehmen dabei unterstützen, bessere Deals für hohe Ausgabenkategorien zu erhalten und die tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zum Budget zu kontrollieren. 

Nutze künstliche Intelligenz, um das Spesenmanagement zu einer deiner Stärken zu machen.

Nachdem die Gründer*innen von Yokoy manuelle und halbautomatische Prozesse der Ausgabenverwaltung in verschiedenen Unternehmen selber durchlebt haben, haben sie beschlossen, die Art und Weise, wie Spesen eingereicht, geprüft, genehmigt und verarbeitet werden, radikal zu ändern. 

Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) wird viel Zeit und Geld gespart. Alle sich wiederholenden Aufgaben wie das Auslesen von Informationen aus Quittungen, die Kategorisierung, die Überprüfung, die Genehmigung und die Finanzverarbeitung werden mit wenigen manuellen Kontrollen dazwischen automatisiert. Hinzu kommt, dass die KI-Technologie selbstlernend ist, was bedeutet, dass jede manuelle Interaktion (z.B. manueller Wechsel der Kategorie) zur Weiterentwicklung des Tools beiträgt. Zusätzlich liest das Modell, wo es relevant ist, die Mehrwertsteuer aus, prüft, ob sie der Vorsteuerrückforderung unterliegt, und verbucht sie gegebenenfalls korrekt im ERP-System. 

Yokoy wurde entwickelt, um Zeit und Geld zu sparen, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und wertvolle Einblicke die eigenen Daten zu ermöglichen

Die App und die Web-Version von Yokoy sind auf Einfachheit ausgelegt, damit der Einreicher, der Genehmiger und das Finanzteam so wenig Zeit wie möglich für ihre Aufgaben aufwenden müssen, um den gesamten Prozess zu beschleunigen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter*innen schneller entschädigt werden und weniger Arbeit zu erledigen haben - ein echte Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit inklusive.

Die KI-Technologie eröffnet völlig neue Möglichkeiten im Spesenmanagement. Unter Verwendung aller verfügbaren Daten kann die Künstliche Intelligenz proaktiv Betrug verhindern, sicherstellen, dass verdächtige Ausgaben manuell geprüft und genehmigt werden, und die Genehmigenden und die Benutzer der Finanzabteilung auf die richtigen Stellen hinweisen, um viele Spesen in kurzer Zeit zu bearbeiten. Darüber hinaus verwandelt Yokoy Daten in wertvolle Erkenntnisse wie z.B. Lieferanten, bei denen Sie ein Einsparungspotential haben. 

Behalte deine bestehenden Prozesse bei und binde dein bestehendes ERP an für eine vollständige Integration

Wie kein anderes Tool lässt sich Yokoy nahtlos in deine bestehenden Prozesse und Systeme integrieren. Lade einfach die Firmen Richtlinien und Prozesse hoch und verbinde Yokoy mit dem entsprechenden ERP-System für eine vollständige Integration an. Das grösste Highlight von Yokoy ist seine Flexibilität. Yokoy ist in der Lage, deine aktuelle Kostenhierarchie einschließlich juristischer Einheiten, Abteilungen, Teams, Projekte usw. präzise abzubilden, selbst wenn ein Teil des Unternehmens global verwaltet wird, während ein anderer Teil lokal geführt wird. 

Datenschutz ist unsere höchste Priorität

Sicherheit ist eine der höchsten Prioritäten von Yokoy. Als Schweizer Unternehmen fühlt sich Yokoy verpflichtet, Schweizer Sicherheits Standards zu bieten und hat daher Sicherheitsstandards auf Bankebene für Datenschutz und Datenverschlüsselung (mit Audit-Protokollen) implementiert.

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