Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: So beschleunigen Sie den Kreditorenprozess mit Künstlicher Intelligenz

Lieferantenrechnungen machen fast 90 % der Ausgaben in Unternehmen aus, weshalb Transparenz und Kontrolle in der Rechnungsverarbeitung von entscheidender Bedeutung sind. Aber es bedeutet auch, dass schon kleinste Einsparungen eine große Wirkung entfalten und sich zu beeindruckenden Gesamtergebnissen summieren können.

Aus diesem Grund haben wir uns auf den Kreditorenprozess konzentriert, um der Kreditoren mit Hilfe von künstlicher Intelligenz erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen zu ermöglichen. Lesen Sie hier, welche Vorteile das für Finanzabteilungen bietet.

In diesem Artikel

• Die Kosten eines traditionellen AP-Prozesses
• Die Vorteile der Automatisierung des Kreditorenprozesses
• Welche Prozesschritte können automatisiert werden?
• Wie Yokoy KI zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung einsetzt
• Nächste Schritte
  

Die Kosten eines traditionellen Accounts Payable-Prozesses

Seit Jahrzehnten träumen Buchhalter vom „Straight Through Processing“. Eine Welt, in der der gesamte Prozess der Kreditorenbuchhaltung (auf Englisch: Accounts Payable (AP) Process) – von der Erstbestellung bis zur Rechnungsbegleichung – reibungslos, effizient und so automatisiert wie möglich abläuft. Digitale Transformation - für viele Finanzabteilungen leider noch eine Utopie. 

Für die meisten Finanzteams bleibt die tägliche Arbeit jedoch ein administrativer Arbeit: Scannen, Verbuchen, Zuordnen und Genehmigen von Papierrechnungen, wann immer sie von verschiedenen Lieferanten eintreffen, und endloses Eingeben von Bestellnummern und Kosten in Buchhaltungssoftware.

All diese Schritte kosten Unternehmen Zeit und Geld.

Die Umfrage von Ardent Partners aus dem Jahr 2021 zeigt, dass:

• 60 % der Unternehmen haben mit langen Genehmigungszeiten für Rechnungen und Zahlungen zu kämpfen
• Die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Rechnung beträgt 10 Tage
• 22 % der Zeit der Kreditorenbuchhalter wird mit der Bearbeitung von Lieferantenanfragen verbracht
• Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung betragen 10,89 $

Andere Studien zeigen, dass 84 % der Zeit einer durchschnittlichen Mitarbeiterin in der Kreditorenbuchhaltung mit manuellen Prozessen verbracht wird und fast ein Viertel – 22 % – der Rechnungen Ausnahmen auslösen, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern.

Obwohl dies von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist, sind die zeitaufwändigsten Schritte traditioneller Finanzprozesse  das Extrahieren der Rechnungsinformationen, die manuelle Dateneingabe , sowie die Fehlerbeseitigung, das Genehmigen von Rechnungen und Zahlungen und schlussendlich die Verwaltung von Lieferanten - und Bankdaten.

Was ist die Lösung?

Automatisierte AP bzw. Kreditorenbuchhaltungslösungen gibt es schon seit einiger Zeit, aber den meisten fehlen ein oder mehrere wichtige Elemente in diesem Prozess.

Einige AP-Automatisierungssoftwares funktionieren gut als eigenständige Lösungen, integrieren aber nicht gut mit ERP-Systemen und anderen Softwarelösungen von Drittanbietern. Andere Automatisierungslösungen für die Finanzadministration verbinden alle richtigen Datenströme, benötigen aber noch zu viel menschlichen Input, um gewisse Prozessschritte zu überprüfen und zu genehmigen.

Wir bei Yokoy glauben, dass die Lösung keine einzelnes innovative Tool ist, sondern eine Reihe von miteinander verbundenen Innovationen – die richtigen Technologien, die auf die richtige Weise verbunden sind.

Deshalb haben wir diese kurze Guideline zusammengestellt, um näher darauf einzugehen, worum es bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geht, welche Technologien beteiligt sind und wie wir sie anwenden, um Ihren AP-Prozess schneller und reibungsloser zu gestalten.

Vorteile der Automatisierung des Kreditorenprozesses

Aus dem oben Gesagten wird deutlich, dass die Automatisierung des Kreditorenprozesses nicht nur ein „nice to have“ ist: In einer Digital-First-Welt ist der Einsatz digitaler Lösungen zur Effizienzsteigerung des procure-to-pay (P2P) zwingend erforderlich.

Wenn wir uns die Hauptvorteile der Automatisierung des Kreditorenprozesses ansehen, sind die wichtigsten:

• Erhöhte Effizienz
  Die Automatisierung reduziert die zeitaufwändigen manuellen Aufgaben im Kreditorenprozess wie Dateneingabe, Rechnungsbearbeitung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Organisationen die Effizienz steigern und den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Ausführung dieser Aufgaben reduzieren.
  

• Verbesserte Genauigkeit
  Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig, was zu fehlerhaften Zahlungen, verspäteten Zahlungen oder verlorenen Rechnungen führen kann. Durch die Automatisierung des Kreditorenprozesses können Unternehmen die Genauigkeit verbessern und das Fehlerrisiko verringern.

• Schnellere Bearbeitungszeiten
  Die Automatisierung des Kreditorenprozesses bietet Unternehmen eine verbesserte Finanzkontrolle und Transparenz. Durch die Automatisierung der Genehmigungsprozesses und den Echtzeitzugriff auf Finanzdaten können Unternehmen sicherstellen, dass Ausgaben gemäß den Richtlinien genehmigt und Rechnungen automatisch verfolgt und überwacht werden.

• Bessere Finanzkontrolle
  Die Automatisierung des Kreditorenprozesses kann Unternehmen eine bessere Finanzkontrolle und Transparenz bieten. Durch die Automatisierung des Genehmigungsprozesses und den Echtzeitzugriff auf Transaktionsdaten in einem übersichtlichen Dashboard können Unternehmen sicherstellen, dass Ausgaben gemäß den Richtlinien genehmigt und Ausgaben effektiv verfolgt und überwacht werden.

• Einsparmaßnahmen
  Die Automatisierung des Kreditorenprozesses kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen reduziert wird. Darüber hinaus kann die Automatisierung dazu beitragen, das Risiko von Fehlern und Betrug zu verringern, was kostspielige Audits, Bußgelder oder Rechtsanwaltskosten vermeidet.
  

Insgesamt kann die Automatisierung des Kreditorenprozesses Unternehmen dabei helfen, die Effizienz zu steigern, die Genauigkeit zu verbessern, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, die Finanzkontrolle zu verbessern und Kosten zu sparen.

Welche Schritte der Rechnungsverarbeitung können automatisiert werden?

Das Erteilen einer Bestellung (in Englisch: Purchase Order (PO)) klingt einfach genug, aber es gibt keine 1:1-Übereinstimmung zwischen der durchschnittlichen Bestellung und der Rechnung des Lieferanten.

Eine Bestellung kann mehrere Leistungen dieses Lieferanten umfassen, wobei jede Rechnung einen Teil „abbeißt“, und es können mehrere Bestellungen mit einem einzigen Lieferanten im Spiel sein.

„80 % der Rechnungen kommen von 20 % der Lieferanten. Das ist eine Chance für Softwareintelligenz.“

Selbst wenn die Bestellnummer auf der Rechnung eindeutig ist, kostet es immer noch Zeit, diese in ein Buchhaltungssystem einzugeben. Und die Verarbeitung erfordert noch viele weitere Schritte: Beispielsweise können je nach Rechnungssumme unterschiedliche Genehmiger erforderlich sein.

Es gibt auch eine Vielzahl anderer Daten, die überprüft und gegengeprüft werden müssen: Liefertermine, die Artikelnummer pro Palette oder abgerechnete Stunden sowie die enorme Aufgabe, sicherzustellen, dass das, wofür Sie bezahlen, auch tatsächlich geliefert wurde.

Was diese Verwaltungsaufgaben eint: Sie wiederholen sich. Während sie für Menschen langweilig sind, sind sie ideal für Maschinen. Wenn eine Aufgabe tausendmal auf die gleiche Weise wiederholt wird, ist sie reif für die Automatisierung.

Das lösen wir bei Yokoy mit unserer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung. Unsere Software übernimmt den gesamten Rechnungsverarbeitungs- und Genehmigungsablauf und beschleunigt so den Kreditorenprozess.

Schritte im Procure-to-Pay-Prozess, die mit AP-Rechnungsautomatisierung automatisiert werden

Der erste Schritt zum Erfolg der AP-Automatisierung besteht darin, den Papierkram in das System zu bringen und den Prozess in Gang zu setzen. Und obwohl sich heutzutage nur noch wenige Unternehmen mit per Post erhaltenen Papierrechnungen befassen – oder Sie erhalten diese zumindest auch noch als PDF-Datei per E-Mail –, schafft die fehlende Standardisierung immer noch Hürden.

Eine PDF-Rechnung, die in ein Buchhaltungssystem hochgeladen wird, leidet unter vielen der gleichen Probleme wie ein Papierdokument: Sie ist nicht in maschinenlesbarer Form.

Wichtige Details wie die jeweilige Bestellnummer und Steuerinformationen können oben, unten, in einer Tabelle oder auf einer zweiten Seite stehen. Das manuelle Auslesen dieser Informationen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Um den Kreditorenprozess gleich zu Beginn zu verbessern, nutzt die Lösung von Yokoy eine Software-Zeichenerkennung. Informationen in einem PDF – wie der Name des Lieferanten, Rechnungsdaten, Bestelldaten und deren Summen und Zwischensummen – können erkannt und aus dem Dokument direkt in Ihre Buchhaltungssoftware übernommen werden.

Das ist nur der Anfang.

Wie Yokoy KI zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung einsetzt

Die meisten Unternehmen verwenden festgelegte Formate für ihre Rechnungen. Sie unterscheiden sich von Firma zu Firma, aber im Laufe der Zeit werden die meisten Rechnungen aus einer einzigen Quelle ziemlich gleich aussehen und die Informationen auf die gleiche Weise angeordnet sein. Und das sind großartige Neuigkeiten, wenn Sie möchten, dass Software Bestellnummern und Daten aus einem Dokument heraussucht.

Die Automatisierung kann den manuellen Arbeitsaufwand um 60-90 % pro Dokument reduzieren. Um eine Automatisierung von 90 % zu erreichen, ist Software-Intelligenz, die durch KI erreicht wird, die wichtigste Zutat.

Durch die Erkennung der Datenformate, kann Yokoys KI-Software zur Kreditorenbuchhaltung „lernen“, was sie bedeuten und wohin sie gesendet werden sollten, und ist vollständig in die Rechnungsübermittlung integriert. Dies führt zu einer automatisierten Rechnungserfassung mit weitaus geringerem Personalaufwand – was Ihren Arbeitsaufwand drastisch reduziert.

Die KI-Software von Yokoy hilft Finanzteams, ihren Kreditorenprozess vollständig zu automatisieren

Nachdem die Eröffnungsschritte erledigt sind, beginnt der Prozess der Rechnungsfreigabe – in jeder Phase des Prozesses gibt es eine Interaktion zwischen Daten und Kriterien, die eine bestimmte Vorgehensweise auslösen. Interaktion für Interaktion, Ausgabe für Ausgabe, folgt die Rechnung diesem Prozesspfad über Ihr Buchhaltungssystem und damit verbundenem ERP, was die Anwendung einer Reihe von Regeln an jedem Berührungspunkt erfordert.

Die Daten werden automatisch erfasst und basierend auf vordefinierten Regeln und kundenspezifischen Workflows freigegeben. Gleichzeitig vergleicht die KI-Engine von Yokoy alle erfassten Rechnungen, um Duplikate zu erkennen, und gewährleistet eine hohe Compliance während des PO-Matching-Schritts. 

Das Ergebnis? 

Vollständige Automatisierung und Kontrolle des gesamten Rechnungsverarbeitungsablaufs auf kostengünstige und revisionssichere Weise.

Nächste Schritte

Während viele unserer Kunden die Spesenautomatisierung für eine Revolution halten, ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung eher eine Evolution: Nehmen Sie das, was wir aus unserer Erfahrung mit der Spesenautomatisierung gelernt haben, und wenden Sie es auf die Kreditorenbuchhaltung an.

Durch Automatisierung und KI optimiert Yokoy den gesamten Kreditorenprozess und stellt folgendes sicher:

• Weniger Fehler und Ausnahmen,
• Schnellere Rechnungsbearbeitung  und Genehmigungszeiten,
• Geringere Bearbeitungskosten,
• Vollständige Transparenz der Ausgaben und
• Verbesserte Cashflow-Prognose

Wenn Sie sehen möchten, was unsere Software für Sie tun kann, können Sie unten eine Demo buchen.