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Herbert Sablotny: Es dauert nur wenige Sekunden, einen Bericht zu erstellen!

Beekeeper AG ist ein in der Schweiz und in den USA ansässiges Startup. Das Unternehmen bietet eine mobile Kommunikations- und Kooperationsplattform für Organisationen mit gewerblichen Mitarbeitern an, um die geschäftliche Flexibilität, Produktivität und Sicherheit zu erhöhen.  Das 2012 gegründete Unternehmen startete als soziales Netzwerk und entwickelte sich dann zu dem digitalen Arbeitsplatz für Mitarbeiter ohne Schreibtisch, der es heute ist. Wir hatten das Vergnügen, mit Herbert Sablotny, dem CFO von Beekeepers, zusammenzusitzen, um mehr über die Spesenprozesse von Beekeeper vor und nach Yokoy zu erfahren, welche Ratschläge er anderen Interessenten geben würde und wie sie Yokoy dem Team vorgestellt haben.

Wie habt ihr den ganzen Spesenprozess vor Yokoy gehandhabt?

Wir haben die Standardlösung in unserem ERP-System verwendet, die sich als recht zeitaufwendig, nicht automatisiert und manchmal überkompliziert erwiesen hat. Als modernes SaaS-Unternehmen setzen wir einen hohen Massstab für unsere Tools, und wir wollen unseren Mitarbeitenden auch eine gute User Experience bieten.

Wie hilft dir Yokoy in deinen täglichen Arbeiten als CFO?

Aus strategischer Sicht bin ich an der Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben interessiert. Mein letztendliches Ziel ist es, dass die überwiegende Mehrheit der Spesenprozesse automatisiert ist und dass unser Finanzteam nur Zeit damit verbringt, die Spesen Richtlinien festzulegen und sich mit Ausnahmen zu befassen, z.B. dann wenn Ausgaben die Schwellenwerte unserer Spesenrichtlinien überschreiten oder Muster aufweisen, die auf Unregelmässigkeiten hindeuten. Vor diesem Hintergrund sind Technologien wie KI hervorragend geeignet, um nur diese Spezialfälle zu identifizieren, die dann auch eine genauere Untersuchung rechtfertigen.

Was hat dich überzeugt, Yokoy einzusetzen?

Wir haben einige bekannte Spesentools auf dem Markt evaluiert und keines davon bot eine echte End-to-End-Automatisierung (von der Quittung bis hin zur korrekten Buchung in unserem ERP-System). Wie bereits erwähnt, ist die Tatsache, dass die Mitarbeiter*innen, insbesondere das Finanzteam, sich nur auf Ausnahmen konzentrieren können und alle anderen Ausgaben innerhalb von Sekunden vollautomatisch verarbeitet werden, erstaunlich. Darüber hinaus trägt die MwSt.-Erkennung, die Yokoy bietet, dazu bei, eine automatisierte Rückforderung der MwSt.-Vorsteuer zu gewährleisten, was historisch gesehen eine manuelle Aufgabe war. Als globales Unternehmen haben wir das Produkt in vielen verschiedenen Ländern getestet, und die Funktion von Yokoy zum Scannen von Belegen hin zur automatischen Erstellung von Berichten funktioniert weltweit in unterschiedlichen Sprachen.

Gibt es ein paar spezifische Herausforderungen oder Spezialfälle, die ihr in eurer Firma habt wenn es um Spesen geht?

Wie jedes globale Unternehmen hat auch Beekeeper verschiedene juristische Personen, die in verschiedenen Ländern eingetragen sind. Yokoy trennt strikt zwischen juristischen Einheiten (für Buchhaltungs- und ERP-Integrationszwecke) und Genehmigungsströmen (die rechtsgebietsübergreifend sein können).

Kannst du dich an einen besonderen Yokoy a-ha Moment erinnern?

Der Moment, als uns klar wurde, dass es nur wenige Sekunden dauert, einen Bericht zu erstellen, verglichen mit den unzähligen Stunden, die ein Mitarbeiter in der Vergangenheit jeden Monat dafür aufwenden musste.

Wie hast du Yokoy deinem Team schmackhaft gemacht?

Das Tool ist benutzerfreundlich, selbsterklärend und sehr einfach zu bedienen. Für alle neuen Mitarbeiter steht ein 5-minütiges Onboarding-Video (in verschiedenen Sprachen) zur Verfügung, mehr war nicht nötig.

Was würdest du anderen Unternehmen raten die Yokoy in Betracht ziehen?

End-to-End-Automatisierung ist das Schlüsselkriterium, das bei der Wahl eines Spesentools zu berücksichtigen ist. Wichtig ist auch, dass die Kreditkartentransaktionen des Unternehmens nahtlos integriert werden können, da die Abstimmungen der Kreditkartentransaktionen des Unternehmens uns in der Vergangenheit tagelang beschäftigt haben.

Vielen Dank Herberst, dass du dir die Zeit genommen hast für dieses Gespräch!

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