Digitalisierung ohne Drama

Als Chief Financial Officer (CFO) von Comparis betätigt sich Vivian Mohr auch bei Technologiefragen als Vordenker. Als die Einführung einer neuen Software für die Verarbeitung von Spesen sich in die Länge zog, wechselte er den Anbieter aus. Die Spezialisten von Yokoy zeigten sich den hohen Ansprüchen von Comparis gewachsen. In weniger als vier Wochen brachten sie ihre Software zum produktiven Einsatz. Mit welchen Herausforderungen wird sich die Finanzabteilung als nächstes beschäftigen müssen? Wie werden künftige Software-Innovationen die Rolle des CFO verändern? Vivian Mohr ist gut vorbereitet, solche Fragen zu beantworten. 

Was macht die Arbeit eines Chief Finance Officers (CFO) interessant? Was begeistert Sie an dieser Aufgabe?

Vivian Mohr: Ich bin als CFO bei Comparis für Finanzen zuständig, aber etwa auch u.a. für das Personalwesen und das Business Development. Spannend finde ich an dieser Aufgabe, dass man in alle Bereiche der Firma hineinschauen kann und vielerorts Wirkung erzielen  kann. Ich sehe mich selber als Generalisten mit gewissen Spezialgebieten, ich interessiere mich für vieles. Anstatt von Finance rede ich lieber von Value: Ich sehe mich als das Wert-orientierte Gewissen der Organisation.

Was zeichnet Comparis aus?

Wir sind ganz einfach “Das” Vergleichsportal der Schweiz. Alle kennen unsere Dienstleistungen beim Vergleich von Krankenkassenprämien. Doch wir decken mittlerweile viele weitere Bereiche ab, bei uns gibt es Informationen zu Versicherungen, Immobilien, Konsumkrediten, Hypotheken, Autos und so weiter.

Buchhalter gelten manchmal als kleinlich, als Rappenspalter. Muss man in dieser Funktion zwingend konservativ sein?

Nein. Die regulatorischen Vorgaben erzwingen allerdings in der Buchhaltung eine statische, rückwärtsgewandte und risikoorientierte Grundhaltung. Um revisionssicher zu sein, muss der Finance Tech Stack auf eine Single source of truth ausgerichtet sein. Das schränkt die grundsätzliche Flexibilität in der Buchhaltung ein - aber auch hier kann man in Modulen und Schnittstellen denken. Ich kann z.B. in den Vorsystemen  unser monolithisches Uralt-ERP-System gesundschrumpfen und ergänzen durch optimierte Zusatz-Module. Das haben wir ja auch gemacht bei der Wahl der Yokoy-Spesenlösung. Es ist mir ein Anliegen, in die Zukunft zu schauen, auch Chancen ins Auge zu fassen und nicht nur Risiken und Compliance-Erfordernisse.

Wie werden die künftigen technischen Fortschritte die Rolle des CFO verändern?

In zwanzig, dreissig Jahren ist dann vielleicht die künstliche Intelligenz soweit, dass sie selbständig erledigen kann, was heute noch viele Fachleute beschäftigt. Die Rede ist von algorithmic Finance. Doch anstatt davon zu träumen, was 2050 dann vielleicht möglich sein wird, möchte ich mich jetzt lieber damit beschäftigen, was in den nächsten Jahren auf uns zukommt. Ich kann nicht alle Finance-Mitarbeitenden durch Techies ersetzen. Meine Aufgabe als CFO ist es, eine Finanzorganisation mit Leuten, von denen die meisten eine klassische Buchhaltungsausbildung haben, gemeinsam mit diesen weiterzuentwickeln, für die Zukunft fit zu machen.

Sie haben seit kurzem eine Software für die Spesenverarbeitung im produktiven Einsatz. Wie wurden bei Comparis die Spesen früher erledigt?

Rund die Hälfte der Mitarbeitenden von Comparis, das sind etwa 100 Leute, kommen in die Situation, dass sie Spesenabrechnungen einreichen müssen. Dabei haben wir bis vor kurzem Methoden aus den 1980er Jahren genutzt. Die Zahlen wurden in eine Tabellenkalkulation eingegeben, die Quittungen wurden auf Papier aufgeklebt. Diese Blätter wurden dann vom Mitarbeitenden und seinem Vorgesetzten unterschrieben. In der Buchhaltungsabteilung wurden die Zahlen aus den Excel-Tabellen übernommen und verbucht, das Papier wurde eingescannt. Manchmal fehlten dann vielleicht einzelne Zettel oder Unterschriften, dann musste man dem hinterherrennen. Das alles war zeitaufwendig, mühsam.

Sie haben sich dann für die Yokoy-Spesenlösung entschieden: Warum?

Wir wollten weg von Excel und vom Papier. Wir suchten nach einer Lösung, die einfach zu bedienen ist. Zudem war uns wichtig, dass diese Lösung gut mit unserem ERP-System zusammenarbeitet. Das waren unsere Bedürfnisse: Digitalisierung, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. Zunächst haben wir uns aber für ein Konkurrenzprodukt von Yokoy entschieden, weil es kosteneffizienter war und weil uns zugesagt wurde, dass die ERP-Integration schneller gegeben sei.

Warum haben Sie dann den Anbieter gewechselt?

Comparis ist ein agiles Tech-Unternehmen. Wir legen Wert darauf, dass wir Flexibilität in unseren Prozessen und Systemen haben, damit wir uns veränderten Bedingungen schnell anpassen können. Das Konkurrenzsystem war zwar gut in unser ERP integriert, bei der Implementierungsplanung wurde aber Entgegen der uns gemachten Zusicherungen klar, dass es nicht flexibel genug, um unsere Prozesse abzubilden. Es wärendeshalb viele Workarounds notwendig gewesen. Das hätte die Komplexität erhöht und die Implementierung schwierig gemacht. Als das klar wurde  habe wir dann die Reissleine gezogen. Bei Yokoy dauerte die Implementierung dreieinhalb Wochen. Es gab keine Sonderschleifen. Die Zusammenarbeit war sehr professionell, das Team sehr kompetent, der Austausch war direkt, fast so, als sässen wir im gleichen Büro. Wo es Probleme gab, konnten diese rasch beseitigt werden. Ich erlebte diesen Prozess als dramafrei und vor allem on time and on budget.

Und wie bewährt sich die Yokoy-Software im Alltagseinsatz?

Die intuitive Nutzung gefällt uns. Egal ob im Web-Browser oder als Mobile-App – die Benutzung ist sehr einfach und somit zeitsparend und effizient. Auch der Anschluss an das ERP funktioniert reibungslos und liefert bei Kreditkarten-Transationen Daten in Echtzeit. Das Aufkleben von Quittung ist bei Comparis nun definitiv vorbei.

Was raten Sie anderen CFO, die auf der Suche sind nach innovativen Software-Lösungen?

Als CFO muss man Risiken sorgfältig abwägen. Bei jungen Unternehmen gibt es manchmal Bedenken: Können die auch liefern, was sie versprechen? Aufgrund meiner Erfahrung mit Yokoy kann ich Mut zum Risiko empfehlen. Es war beeindruckend, mit welcher Professionalität und Effizienz diese junge Firma unsere sehr sportlichen Vorgaben erfüllt hat. Wir sind begeistert – Dankeschön!

 

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