Wie die International Testing Agency (ITA) mit Yokoy Spesenabrechnungen automatisiert
- Mai 23, 2023
Head of Customer Success, Yokoy
Die International Testing Agency (ITA) ist eine gemeinnützige Stiftung und dass weltweit führende Gremium für die Bereitstellung unabhängiger und transparenter Anti-Doping-Programme im Spitzensport.
Der Auftrag der ITA ist klar: die Förderung von Integrität und Fairness im Sport weltweit. Durch die Zusammenarbeit mit über 50 internationalen Verbänden und Großveranstaltern in 150 Ländern spielt die ITA auf globaler Bühne.
ITA konnte den Spesenprozess um das 2,5-fache beschleunigen. 61 % der Ausgaben werden nun direkt mit Yokoy Pay bezahlt, und die Dauer des Spesenprozesses wurde auf durchschnittlich sechs Tage reduziert. Die End-to-End Automatisierung hat zu Kosteneinsparungen geführt, die das 5,6-fache der jährlichen Yokoy-Lizenzgebühren betragen.
Company overview
Lausanne, Schweiz
Sport / NGO
151 Angestellte
70 User
1 Gesellschaft live
Yokoy Expense, Yokoy Pay
Spesenmanagements glich einem Marathon
Mit Hunderten MitarbeiterInnen, die ständig zu internationalen Sportveranstaltungen unterwegs sind, bedeutete, dass ständig große Mengen an Spesenbelegen bearbeitet werden mussten. Wie bei einem Staffellauf ging jeder einzelne Spesenbeleg durch mehrere Hände, bevor die Erstattung und Buchung erfolgte.
„Wir hatten zuvor andere digitale Tools ausprobiert, waren aber unzufrieden, weil sie die Prozesse weiterhin extrem mühsam waren. Spesenabrechnungen mussten weiterhin manuell erstellt werden, um im Nachgang die Belege hinzuzufügen“, sagt Rafael Saya, Senior Finance Manager beim ITA.
Yokoy Expense als Gamechanger
Die Suche des ITA nach einer vollständig automatisierten Lösung führte das Unternehmen zu Yokoys KI-gestützter Ausgaben- management-Suite. Yokoy trug dazu bei, den gesamten Spesen- prozess des ITA nahtlos und mit bemerkenswerter Präzision zu automatisieren, von der Erfassung detaillierter Belege bis hin zum Transaktionsabgleich.
“Wenn früher eine Quittung fehlte, musste unsere Buchhaltung ihr hinterherrennen. Jetzt übernimmt das die Software. Das Yokoy liest zudem alle relevanten Informationen bereits aus und ist dabei sehr präzise.”
Heute fungiert Yokoy als Kontrollzentrum für das Ausgaben- management des ITA. Das Tool führt nahtlos automatische Compliance-Checks durch, erkennt Ausgabenanomalien und bietet eine beispiellose Datentransparenz. Diese sorgfältige Dokumentation stellt sicher, dass die Spesenabwicklung des ITA reibungslos, mühelos und fehlerfrei abläuft, so dass sich die Mitarbeiter voll und ganz auf die Gewährleistung eines sauberen und fairen Sports konzentrieren können.
Die Spesenverwaltung läuft zu Höchstleistung auf
Die benutzerfreundliche Oberfläche von Yokoy hat sich nahtlos in den Arbeitsablauf des ITA integriert, wie Saya bestätigt: „Wir mussten keine internen Schulungen machen. Wir haben einfach eine PowerPoint- Präsentation mit den Mitarbeitern geteilt, die kurz die Funktionsweise beschrieben hat. Und es hat super funktioniert, weil Yokoy so einfach zu bedinen ist.“
Steigerung der Effizienz
Durchschnittliche Bearbeitungszeit
Bezahlen mit intelligenten Firmenkarten
Return on investment
Return on investment
Die Effizienzgewinne durch die End-to-End-Automatisierung haben dem Finanzteam des ITA Kosteneinsparungen in Höhe des 5,6-fachen der jährlichen Lizenzgebühren für Yokoy ermöglicht.
Steigerung der Effizienz
Seit der Einführung von Yokoy Expense und Yokoy Pay, den integrierten intelligenten Unternehmenskarten, ist der die Ausgabenverwaltung heute 2,5 Mal schneller als mit den früheren Ausgaben-Tools, deren UX einfach zu umständlich und zeitaufwändig war.
Durchschnittliche Bearbeitungszeit
Obwohl das Finanzteam immer mehr Belege von Mitarbeitern in verschiedenen Organisationen auf der ganzen Welt verarbeitet, konnten Sie den gesamten Prozess, von der Einreichung und Genehmigung bis zur endgültigen Buchung in das ERP-System, von 14 auf 6 Tage verkürzen.
Bezahlen mit intelligenten Firmenkarten
Heute bezahlen die ITA-Mitarbeiter 61 % der Geschäftsausgaben direkt mit Yokoy Pay, wodurch die Transaktionsdaten direkt abgerufen und automatisch mit den Belegen in der Yokoy App abgeglichen werden.
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