Reisekostenabrechnung in Österreich

Taggelder, Kilometergeld und Kollektivverträge: Österreich macht einem die Reisekostenabrechnung nicht leicht. Yokoy hat für diese komplexe Arbeit eine automatisierte Lösung entwickelt. Mit Yokoy Trips wird die Spesenabrechnung für die Geschäftsreise spielerisch einfach.

Österreich ist für die Spesenabrechnung einer Geschäftsreise eines der schwierigsten Länder der Welt. Die Reisespesen enthalten meistens:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehrkosten/Nächtigungsaufwand 
  • Nebenspesen

Für die Verpflegungsmehrkosten können Taggelder geltend gemacht werden, wenn die Dienstreise mindestens drei Stunden beträgt und das Ziel der Reise mehr als 25 km entfernt ist. Das Taggeld beträgt höchstens 26.40 Euro pro Tag. Wird jedoch die Verpflegung übernommen (von einer Kundin oder einem Kunden, dem Arbeitgebenden etc.) wird das jeweilige Taggeld angepasst.

Für die Details der Spesenregelungen gelten Vereinbarungen aus diversen Kollektivverträgen oder Betriebsvereinbarungen. Das führt zu einer komplexen Abrechnung, da unter Umständen mehrere Regelwerke und verschiedene Tagesdiätenregelungen zur Rate gezogen werden müssen, um die Spesen einer Geschäftsreise korrekt auszuzahlen. 

Der Spesenprozess ist also aufwendig in allen Aufgabengebieten: Der Eingabe, der Freigabe, der Verbuchung, der Auszahlung und der Überprüfung der Richtlinien.

Als wir auf den österreichischen Markt expandiert sind, haben wir es uns deshalb zum Ziel gemacht, dieses Problem zu beseitigen. Unser Geschäftsführer in Wien, Stephan Hebenstreit, war in seinen Tätigkeiten sehr viel unterwegs und musste wöchentlich bis zu 4 Stunden opfern, um alle seine Belege richtig zu verbuchen. Er ist froh, dass er nun den Kundinnen und Kunden in Österreich eine Lösung präsentieren kann:

«Yokoy Trips ist ein absoluter Gamechanger. Die Reisekostenabrechnung ist unglaublich komplex und aufwendig, für die Spesenverursachenden sowohl als auch für die HR- oder Finanzteams. Mit Yokoy Trips wird es aber plötzlich einfach und spielerisch. Wir bilden die Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen ab und können so Tagesdiäten und Kilometergelder automatisch berechnen. Die Reisekostenfunktion begeisterte bisher alle und bietet die End-to-End Automatisierung des gesamten Spesenprozesses!»

Wie funktioniert Yokoy Trips?

Yokoy Trips funktioniert auf der Basis eines «visuellen Containers». Die Mitarbeitenden können mit wenigen Klicks ihre Reise anlegen. Sie geben einfach den Abfahrts- und Ankunftsort und die Zeit an. Trips übernimmt dann automatisch die Kilometergeldberechnung mit den hinterlegten Kilometergeldsätzen.

Während der Reise füllen die Spesenverursachenden diesen «Container» mit ihren Spesen. Sie fotografieren die Rechnungen oder Belege und laden sie direkt in die angelegte Reise hoch. Die Belege können natürlich auch vor oder nach der Reise im Entwurfsmodus hinzugefügt werden. Die Hinterlegung der geltenden Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen garantiert, dass die richtigen Beträge abgerechnet werden.

Nach der Geschäftsreise reichen die Spesenverursachenden ihre gesamte Reise ein, inklusive aller Belege und Kürzungen. Bei Unklarheiten, Fehlermeldungen oder Fragen zu den eingereichten Spesen können die Vorgesetzten die Belege oder eine ganze Reise an die Einreichenden zurückschicken. Die Einreichenden wiederum können ihre Belege kommentieren oder auf Fragen antworten. Das führt zu einer gesamten Dokumentation der Reise in der App. 

Bessere Übersicht, weniger Betrug

Diese Dokumentation und die einfache Bedienung hilft dabei, dass keine Belege mehr verloren gehen oder doppelt gebucht werden. So erhält das Unternehmen eine bessere Übersicht über Anomalien und kann schauen wie das Regelwerk eingehalten wird. Mit Yokoy Trips können somit unnötige Ausgaben auf das Minimum reduziert werden.

Ein Beispiel dafür ist die Funktion Markierung: Bei den Tagesdiäten können interne Mitarbeitende z.B. bei Bewirtungsbelegen markiert werden. So ist es für die Vorgesetzten einfach zu überprüfen, ob die Reduktion der Tagessätze akkurat gekennzeichnet wurden.

Yokoy Trips war für uns ein Must-Have und wir sind froh, dass wir eine einfache Lösung für ein komplexes Problem anbieten. Die intuitive Bedienung, Reduktion des Aufwandes und die bessere Compliance machen Yokoy Trips zu einem grossen Erfolg. Für Flugreisen bieten wir ausserdem Integrationen mit verschiedenen Reise-Tools an. Damit werden alle gebuchten Reisedaten automatisch in Yokoy importiert.

Jetzige Abrechnungsprozesse sind für alle Beteiligten sehr aufwendig. Durch unsere Reisefunktion wird den Speseneinreichenden, den Manager und Managerinnen, aber auch dem Finanz- und/oder HR-Team sehr viel Arbeit und wiederkehrende Tätigkeiten gespart. In wenigen Sekunden kann die Reise angelegt werden, Belege ohne manuellen Aufwand hinzugefügt werden und direkt digital dem Finanz-/HR-Team übermittelt werden, sodass ein nahtloser digitaler Prozess ermöglicht wird. 

Lies mehr über Yokoy Trips oder schaue Dir die Funktion in Aktion an mit einer kostenlosen Demo.

Vollständige Integration mit Yokoys neuer Open API Entwickler Platform
Product Updates, Featured - 1 Min Read

Baue Deine eigenen Integrationen mit Yokoys Open API Plattform

Yokoy bietet bereits eine große Auswahl an Integrationen an und wird auch weiterhin neue K...

Mileage Tracking mit Google Maps Banner
Product Updates - 1 Min Read

Feature Update: Fahrpauschalen Berechnung mit Google Maps

Trotz den speziellen Zeiten, die wir alle derzeit durchleben, nutzen wir bei Yokoy die Zei...

Wir senden dir die neusten Beiträge in deine Mailbox