La gestión de los viajes de negocios en 2023: Qué se queda y qué se va
- Last updated: junio 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
El sector mundial de los viajes de negocios avanza con paso firme hacia su plena recuperación. En todo el mundo, se espera que el gasto en viajes de negocios aumente hasta los 1,39 billones de dólares a finales de 2023. Se espera que esta cifra aumente hasta 2026, superando los niveles anteriores a la pandemia.
El aumento de los viajes de negocios no sólo afecta a los procesos operativos de las empresas, sino también a los procesos financieros, con las consiguientes implicaciones tanto para los empleados como para los equipos financieros.
Para los empleados, el aumento de los viajes de trabajo significa rellenar informes de gastos, gestionar más recibos y presentar solicitudes dentro del presupuesto corporativo. Y cuando los viajes de negocios se amplían con los de ocio, la declaración de gastos puede sumirse fácilmente en el caos.
Los equipos financieros tienen la tarea de buscar recibos y filtrar las transacciones personales, conciliar formularios de gastos más largos -que a veces abarcan varias divisas- y gestionar las solicitudes y asignaciones de varios equipos de la empresa.
Entonces, ¿cómo pueden las empresas mitigar estos nuevos retos y preparar sus programas de viajes para el futuro, a fin de mantener los costes bajo control sin alienar a sus empleados?
Este año, las empresas deben considerar su proceso de viajes corporativos de forma holística y construir una base digital sólida para integrar los gastos de viaje en el panorama general de la gestión del gasto.
Con el "bleisure" como telón de fondo, los empleados esperan más de los viajes de negocios
La vuelta a los viajes de negocios conlleva una serie de retos únicos, incluso aunque sea una gran oportunidad para la interacción cara a cara y el crecimiento profesional general de los empleados.
La mezcla de recibos en papel y digitales puede dar lugar a una conciliación descuidada de los gastos, a errores en la declaración de los costes o a confusiones sobre lo que se puede y lo que no se puede contabilizar como gastos según la política de la empresa.
Mientras que hace unos años estos inconvenientes se habrían considerado la norma, en la realidad actual, los viajes de ocio están marcando la pauta y dando forma a las expectativas que los viajeros tienen de los viajes de negocios. Los empleados ya no están dispuestos a perder horas rellenando informes de gastos, y los departamentos financieros, a su vez, esperan que las cosas sean más ágiles.
Afortunadamente, todas estas tareas manuales, lentas y molestas pueden ser asumidas por la tecnología moderna, principalmente la IA y la automatización.
¿Cómo se ve esto en la práctica?
Cómo pueden las empresas entrar en la nueva era de los viajes de negocios
Para empresas medianas y grandes, las tarjetas corporativas inteligentes pueden asignarse a empleados de todos los niveles, en todos los países, y los procesos de gastos pueden gestionarse a distancia.
La gestión y presentación de gastos mediante una tarjeta de empresa inteligente, o una tarjeta de alojamiento inteligente, para viajes y reservas de hotel, hace que el informe de gastos de viaje sea mucho más fluido y ayuda a reducir el trabajo manual -y el estrés- de todas las partes implicadas.
Ambos tipos de tarjetas vienen en formato virtual y pueden integrarse automáticamente con el proveedor de viajes corporativos de una empresa. Todos los gastos que se cargan a la tarjeta se concilian inmediatamente en los sistemas de gestión de gastos y viajes de la empresa, y se asignan a la categoría de gastos adecuada mediante la automatización.
Aunque el empleado seguiría teniendo la tarea de verificar el gasto, todo el proceso de conciliación es asumido por la IA, lo que simplifica enormemente las cosas.
Así, la automatización puede utilizarse para aliviar la presión del trabajo manual del equipo financiero, mientras que la tecnología de cotejo de IA puede emplearse para eliminar errores manuales y envíos duplicados, y para clasificar los gastos en una variedad de asignaciones diferentes, que luego ayudan a conformar mejor el panorama general de los gastos de viajes de negocios.
Por ejemplo, al agrupar los gastos por país o región, se puede ver qué equipos gastan más, si los gastos empresariales se asignan a un departamento o si estos gastos están impulsados por un factor externo. A continuación, estos gastos pueden evaluarse, gestionarse y optimizarse para futuras instancias, lo que contribuye a la salud financiera general de la empresa.
En cuanto a los errores manuales, las pequeñas imprecisiones o los errores por descuido no sólo causan trabajo extra, sino que a menudo pueden tener consecuencias legales o de cumplimiento.
Las soluciones de IA están programadas para señalar los gastos que están fuera de rango o que están duplicados en el sistema, lo que garantiza que el equipo financiero pueda echar un segundo vistazo a la hoja de gastos para aclarar cualquier duda con el empleado o el jefe de equipo.
Informe
El futuro de la gestión de viajes y gastos
Las condiciones generales para los viajes de negocios están cambiando a un ritmo acelerado. Entonces, ¿cómo algunas empresas obtienen más valor de los viajes de negocios que otras?
Unirlo todo: La gestión de los viajes de negocios en 2023
En 2023, la visibilidad holística de los gastos de toda la empresa es clave. Esto es especialmente crítico a nivel empresarial, donde hay aún más movimiento de empleados de una oficina a otra, y de la ubicación del cliente a la ubicación social.
Los equipos financieros que tienen una visibilidad completa de los datos que hay detrás del gasto en viajes de negocios de los empleados, están mejor equipados para tomar decisiones informadas sobre las políticas de dietas y evaluar cómo conceder permisos para gastos que exceden la política normal.
Además, las empresas también pueden utilizar la información sobre gastos en tiempo real para reconocer las áreas en las que tienen más oportunidades de ahorrar costes.
A medida que las empresas buscan maneras de crear más eficiencias en todas sus soluciones de TI y apoyar su viaje de transformación digital, la optimización de su proceso de gestión del gasto – incluyendo sus programas de T&E – será cada vez más importante. Y este año, los viajes corporativos son una de las principales áreas en las que la digitalización y la automatización pueden funcionar.
¿Listo para dar el siguiente paso?
Simplifica la gestión de tus gastos corporativos
Contenido relacionado
Si te ha gustado este artículo, puede que los siguientes recursos te sean de ayuda.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.