¿Qué es la gestión de gastos? Fundamentos y cómo funciona

Lars Mangelsdorf
Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

En esencia, la gestión del gasto empresarial se trata de administrar los gastos de una empresa para impulsar el ahorro de costos y la eficiencia. En el competitivo mercado actual, las empresas que pueden administrar sus gastos de manera efectiva están mejor posicionadas para prosperar, crecer y seguir siendo rentables.

Este artículo tiene como objetivo proporcionar una descripción general completa de qué es la gestión del gasto corporativo, por qué es importante y cómo puede beneficiar a organizaciones de todos los tamaños e industrias.

 

Cubrimos los conceptos básicos del concepto y sus componentes clave, los beneficios de usar soluciones de administración de gastos digitales y las mejores prácticas para administrar con éxito los gastos corporativos.

 

Al final de este artículo, podrás tener una comprensión clara de qué es la gestión de gastos y cómo puede ayudar a tu organización a lograr mejores resultados financieros.

Índice de contenidos

Los fundamentos de la gestión de los gastos corporativos

Primero de todo, vamos a aclarar qué significan los gastos corporativos.

El término «gastos» se refiere a todos los costes en los que incurre una empresa por bienes y servicios para respaldar sus operaciones.

 

Esto incluye todo, desde suministros y equipos de oficina hasta materias primas y productos terminados, así como todos los gastos incurridos por los empleados que trabajan en nombre de la empresa.

 

La gestión del gasto es el proceso de controlar y optimizar el gasto de una empresa en bienes y servicios.

 

Para lograr un control efectivo de los gastos y obtener visibilidad de los gastos de principio a fin, las empresas utilizan un software de gestión de gastos que está totalmente integrado con herramientas como sistemas ERP, plataformas de gestión de gastos, soluciones de recuperación de IVA o herramientas de adquisición.

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La diferencia entre gestión de gastos y adquisiciones

Aunque la gestión de gastos y la adquisición pueden parecer similares a primera vista, en realidad son procesos diferentes.

 

En esencia, la adquisición es un subconjunto de la gestión de gastos. Mientras que las compras se ocupan del proceso táctico de adquirir bienes y servicios de los proveedores, la gestión de gastos es un proceso más amplio y estratégico que abarca todo el ciclo de gastos, desde el abastecimiento y la compra estratégicos hasta el pago y el cumplimiento.

 

La adquisición a menudo la llevan a cabo equipos de compras o personas que son responsables de obtener bienes y servicios a los mejores precios, calidades y plazos de entrega posibles.

 

La gestión del gasto, por otro lado, adopta un enfoque más estratégico e involucra a una gama más amplia de partes interesadas, como equipos de finanzas, operaciones y equipos legales o de cumplimiento de normativas (Compliance).

Los principales componentes de la gestión del gasto empresarial

La gestión de gastos, facturas y tarjetas de empresa forma parte de la gestión del gasto empresarial. Por lo tanto, una plataforma integral de gestión de gasto empresarial debería unificar la gestión de cuentas por pagar, gastos y transacciones de tarjetas corporativas.

La gestión de gastos implica el proceso de seguimiento, aprobación y reembolso de los gastos en los que incurren los empleados en el transcurso de sus trabajos. Esto puede incluir viajes, comidas, entretenimiento y otros gastos.

Al administrar el gasto de los empleados, las organizaciones pueden reducir el riesgo de fraude y error al tiempo que garantizan el cumplimiento de las políticas de la empresa y las regulaciones gubernamentales.

La gestión de facturas también forma parte del proceso más amplio de gestión de gastos e incluye la recepción, el procesamiento y el pago de las facturas de los proveedores. Esto puede incluir la gestión de pedidos, el seguimiento de pagos y la correspondencia de facturas con contratos de proveedores.

La gestión eficaz de facturas puede ayudar a las empresas a mejorar el flujo de caja y la previsión, reducir los costes de procesamiento y garantizar el pago puntual a los proveedores.

Finalmente, la administración de tarjetas corporativas abarca la administración de programas de tarjetas de crédito corporativas, incluida la emisión, el uso y la reconciliación de tarjetas.

Al proporcionar tarjetas corporativas inteligentes a tus empleados, las empresas pueden optimizar los procesos de pago, reducir los costos administrativos y mejorar el control sobre los gastos de los empleados.

Todos estos procesos forman parte de la gestión del gasto empresarial, ya que implican gestionar el flujo de efectivo dentro de una organización, desde la identificación inicial de una necesidad hasta el pago final a un proveedor o empleado.

Al adoptar un enfoque holístico para la gestión del gasto corporativo, las organizaciones pueden obtener una mayor transparencia y control sobre los gastos, reducir costos y mejorar el cumplimiento de las políticas internas y externas.

Los beneficios de usar un software de gestión de gasto empresarial

La implementación de soluciones eficaces de gestión del gasto empresarial puede tener una serie de beneficios para las organizaciones, como se muestra a continuación.

Visibilidad en tiempo real de los gastos

El software de gestión de gasto empresarial brinda visibilidad en tiempo real de toda la actividad de gastos en toda la organización, lo que permite a las organizaciones identificar patrones de gasto y obtener información sobre dónde pueden reducir costos.

 

El software de gestión de gastos recopila datos de múltiples fuentes, como órdenes de compra, facturas, contratos e informes de gastos, y los consolida en una plataforma central. Esto permite a las organizaciones analizar sus datos de gastos en tiempo real y crear informes y paneles que brindan una visión holística de sus actividades de gastos.

 

Al proporcionar visibilidad de gastos en tiempo real, el software de gestión de gasto empresarial permite a las organizaciones monitorear sus actividades de gastos en tiempo real y realizar un seguimiento de los gastos en relación con las asignaciones presupuestarias. Puede identificar rápidamente los excesos de gasto o los patrones de gasto inusuales y tomar medidas correctivas.

Reducción y ahorro de costes

Un sistema de gestión de gasto empresarial efectivo puede ayudar a las organizaciones a identificar áreas en las que pueden reducir costos y ahorrar.

 

Al analizar los patrones de gasto, las empresas pueden identificar áreas en las que pueden estar gastando en exceso, negociar mejores precios y condiciones con los proveedores e implementar procesos de reducción de costos más eficientes.

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Mejora de la eficiencia del proceso

Las soluciones de gestión de gastos pueden ayudar a optimizar los procesos, reducir las tareas manuales que consumen mucho tiempo y eliminar el error humano a través de la automatización, lo que permite a las organizaciones operar de manera más eficiente.

Esto puede ayudar a reducir el tiempo y los recursos necesarios para gestionar los gastos y liberar al personal para que se centre en actividades más estratégicas.

Mejor toma de decisiones

La gestión eficaz del gasto empresarial brinda a las organizaciones más transparencia e información sobre sus patrones de gasto. Esto puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas relacionadas con la selección de proveedores, negociaciones de contratos y prioridades de gasto.

Con acceso a datos de gastos en tiempo real y análisis de gastos, las organizaciones pueden tomar mejores decisiones que se alineen con sus objetivos estratégicos.

Cumplimiento y gestión de riesgos mejorados

Finalmente, las soluciones de gestión de gasto empresarial pueden ayudar a las organizaciones a mejorar el cumplimiento y la gestión de riesgos. Con una mejor comprensión de los patrones de gasto y las relaciones con los proveedores, las organizaciones pueden identificar y mitigar los riesgos potenciales. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de fraude, errores e incumplimiento.

En resumen, la implementación de soluciones efectivas de gestión de gastos puede ayudar a las organizaciones a lograr una serie de beneficios que incluyen la reducción de costos, la optimización de procesos, una mejor toma de decisiones y un mejor cumplimiento y gestión de riesgos.

Al invertir en las herramientas y procesos adecuados, las organizaciones pueden lograr una mayor visibilidad y control sobre sus gastos y lograr mejores resultados para su negocio.

Los desafíos de implementar soluciones de gestión de gastos corporativos

Si bien la gestión eficaz del gasto puede brindar beneficios significativos a las empresas, la implementación de estrategias de gestión del gasto digital puede ser un desafío, especialmente para las empresas que todavía siguen procesos manuales y dependen de herramientas como hojas de cálculo en lugar de usar software dedicado.

Estos son algunos de los desafíos más comunes que las empresas pueden enfrentar al implementar la gestión de gastos. Hemos cubierto los desafíos y cómo superarlos en nuestro webinar a continuación.

Webinar

El plan del CFO para la transformación de la gestión de gastos

Aprende a obtener una visión holística de tu proceso de gestión de gastos corporativos para identificar fácilmente las ineficiencias, optimizar las operaciones para eliminar silos de datos y sistemas, y utilizar análisis en tiempo real para eliminar riesgos, controlar costos y planificar con anticipación.

Resistencia al cambio

Uno de los mayores desafíos que enfrentan las organizaciones al adoptar la gestión de gastos es la resistencia al cambio. Es posible que los empleados no estén dispuestos a cambiar su forma de trabajar, especialmente si han estado haciendo las cosas de la misma manera durante años.

Las investigaciones han demostrado que hasta el 70 % de las iniciativas de gestión del cambio fracasan debido a la resistencia de los empleados. En un estudio de McKinsey & Company, el 80% de los ejecutivos informaron que sus organizaciones enfrentaron resistencia al implementar una nueva iniciativa, y solo el 30% creía haber superado con éxito esa resistencia.

Por lo tanto, es importante comunicar los beneficios de la gestión de gastos e involucrar a los empleados en el proceso para disipar estas preocupaciones.

Falta de recursos y experiencia

La implementación de una plataforma de gestión de gastos a menudo requiere experiencia especializada, y es posible que muchas organizaciones en crecimiento no tengan los recursos internos para gestionar de forma eficaz los proyectos de transformación o digitalización de gastos.

En una encuesta de Deloitte, el 43% de las organizaciones dijeron que la falta de recursos internos es uno de los principales desafíos al implementar herramientas de gestión de gastos.

Abordar este desafío puede requerir la contratación de personal adicional con la experiencia necesaria, la subcontratación de ciertas tareas a proveedores de servicios o consultores externos, o la inversión en soluciones tecnológicas para respaldar la gestión de gastos.

Calidad e integración de datos

La gestión eficaz del gasto depende de datos precisos y actualizados. Sin embargo, muchas empresas luchan con la calidad y la integración de los datos. En los sistemas tradicionales, los datos se almacenan en silos y en diferentes sistemas o formatos, lo que dificulta obtener una visión completa del gasto.

Un estudio de Deloitte encontró que el 43 % de las organizaciones luchan con la precisión y la integridad de los datos, mientras que otro estudio de Procurify encontró que el 59 % de las organizaciones carecen de las herramientas y los procesos para administrar de manera efectiva los datos de gastos.

Superar estos desafíos a menudo requiere invertir en herramientas y procesos de gestión de datos para garantizar que los datos sean precisos y de fácil acceso. La tecnología y la automatización de IA pueden ayudar en la lectura, categorización, asignación, etc. de datos.

Primeros pasos: Criterios para seleccionar el software de gestión de gasto empresarial

Si bien puedes pensar que solo tu equipo de finanzas utiliza una solución de administración de gastos, dicha herramienta tiene un impacto significativo en tus resultados, ya que afecta a casi todos los equipos de tu organización.

Por lo tanto, debes esforzarte por tener una lista clara de requisitos antes de invertir en cualquier plataforma para optimizar el gasto empresarial.

Por ejemplo, tu equipo de contabilidad puede necesitar una funcionalidad específica, mientras que los empleados que necesitan archivar gastos pueden preocuparse solo por la experiencia del usuario de la herramienta. Al mismo tiempo, tu departamento de TI puede querer una herramienta que se integre perfectamente con el panorama tecnológico existente para agilizar tanto el proceso como los flujos de datos.

Sin una comprensión clara de lo que una plataforma de gestión de gasto empresarial debe hacer por tus equipos, puedes terminar con una solución con un exceso de ingeniería o mal implementada.

Estos son algunos criterios importantes a tener en cuenta al elegir un software de gestión de gastos corporativos:

1. Características

Busca un software que ofrezca las funciones que necesitas para gestionar de forma eficaz los gastos de tu empresa, combinando la gestión de gastos, el procesamiento de facturas y los pagos con tarjeta en una herramienta central. Esto garantiza la transparencia y el control de principio a fin para tu departamento financiero.

Por ejemplo, Yokoy ayuda a las empresas a centralizar y estandarizar sus procesos de gestión de gastos corporativos en una plataforma central.

Permite a los equipos de finanzas administrar gastos, facturas y pagos con tarjeta en una sola herramienta, y la parte innovadora es que proporciona datos e información en tiempo real sobre los gastos comerciales mediante el uso de tarjetas corporativas inteligentes en lugar de las tarjetas tradicionales.

Además, nuestra plataforma utiliza IA para detectar violaciones de políticas, valores atípicos y duplicados en tiempo real para evitar pagos excesivos y actividades fraudulentas y garantizar un control total sobre los gastos de una empresa.

2. Integraciones

Considera si el software se integrará con otras herramientas que utilices, como software de contabilidad, sistemas ERP, herramientas de adquisición o plataformas de reserva de viajes. Por ejemplo, Yokoy ofrece integraciones con los principales ERP más grandes del mercado para una implementación sin problemas.

3. Facilidad de uso

El software debe ser fácil de usar y navegar, con una interfaz clara e intuitiva tanto para la persona que envía gastos como para el aprobador. Las plataformas de gestión de gastos corporativos suelen pasar por alto este aspecto, lo que se traduce en una experiencia de usuario deficiente, una baja adopción y la insatisfacción de los empleados.

Dado que las expectativas de los usuarios finales están muy influenciadas por el software B2C, debes buscar una solución que esté disponible tanto en dispositivos de escritorio como móviles y que ofrezca una experiencia móvil perfecta no solo para la gestión de gastos sino también para el procesamiento de facturas.

Esto permite a tus equipos enviar recibos, procesar facturas y aprobar pagos sobre la marcha.

4. Personalización

Elige un software que se pueda personalizar según tus necesidades comerciales específicas, por ejemplo, la capacidad de configurar flujos de trabajo de aprobación para diferentes tipos de gastos o cantidades y crear informes personalizados.

5. Seguridad

Asegúrate de que el software tenga medidas de seguridad sólidas para proteger la información financiera confidencial.

6. Soporte

Busca un software que ofrezca soporte integral al cliente, que incluya capacitación, soporte técnico y una comunidad de usuarios para ayudarte a aprovechar al máximo el software.

Por ejemplo, en Yokoy ofrecemos a nuestros clientes un despliegue por etapas con soporte completo en la fase de hipercuidado (hypercare), tanto en el lado técnico como en el lado de la gestión del cambio.

Al considerar estos criterios al elegir un software de administración de gastos empresariales, puedes encontrar una solución que satisfaga las necesidades únicas de tu negocio y te ayude a administrar los gastos de manera más eficiente.

Próximos pasos

A medida que las organizaciones continúan enfrentando una presión cada vez mayor para administrar sus gastos de manera efectiva, está claro que la administración de gastos empresariales seguirá siendo una prioridad clave durante muchos años.

Cuando las empresas de todos los tamaños e industrias toman las medidas necesarias para adoptar prácticas de gasto efectivas, pueden beneficiarse y tener más éxito a largo plazo.

Entonces, si deseas dar el siguiente paso y ver cómo la solución de administración de gasto empresarial de Yokoy puede ayudar a tu empresa a automatizar la administración de gastos, el procesamiento de facturas y los pagos con tarjeta mediante IA, puedes solicitar una demostración a continuación.

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