Automatización de cuentas a pagar: Cómo acelerar el proceso de cuentas a pagar con software de IA
- Last updated: junio 3, 2023
- AI in finance, Invoice management
Product Manager
Las facturas de los proveedores representan casi el 90% del gasto de las empresas, lo que hace que la transparencia y el control sean cruciales en este ámbito. Pero también significa que los pequeños logros son los que tienen mayor impacto.
Por eso nos hemos centrado en el proceso de cuentas a pagar, para ahorrar tiempo y costes al departamento que gestiona estas cuentas a pagar gracias a la tecnología de Inteligencia Artificial (IA). Aquí podrás ver qué beneficios te ofrece.
¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?
La automatización de cuentas por pagar se refiere al uso de tecnología y soluciones de software para agilizar y optimizar todo el proceso de gestión y pago de facturas. Implica automatizar tareas como la extracción de datos, la validación de facturas, los flujos de trabajo de aprobación y el procesamiento de pagos.
Al eliminar procesos manuales que consumen mucho tiempo, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia, reducir errores, mejorar el control y la visibilidad de sus operaciones financieras y, en última instancia, ahorrar tiempo y recursos valiosos.
La automatización de cuentas a pagar desempeña un papel fundamental en los departamentos financieros modernos, ya que les permite centrarse en actividades estratégicas y, al mismo tiempo, garantiza la precisión y el cumplimiento en sus operaciones diarias.
El coste de un proceso tradicional de cuentas a pagar
Durante décadas, los profesionales de la contabilidad han soñado con el «procesamiento directo». Un mundo en el que todo el proceso de Cuentas a Pagar -desde el pedido inicial hasta la liquidación de la factura- fuera fluido, eficiente y lo más automatizado posible.
Sin embargo, para la mayoría de los departamentos de AP (cuentas a pagar, de las siglas en inglés Accounts Payable), el trabajo diario sigue siendo un aluvión de tareas administrativas: contabilizar, asignar, aprobar facturas a medida que llegan de los distintos proveedores y teclear interminablemente los números de pedido y los costes en el software de contabilidad.
Todos estos pasos cuestan tiempo y dinero a las empresas.
La encuesta de Ardent Partners en 2021 muestra que:
- El 60% de las empresas se enfrentan a largos tiempos de aprobación de facturas y pagos
- El tiempo medio de procesamiento de una factura es de 10 días
- El 22% del tiempo del personal de AP se dedica a atender consultas de proveedores
- El coste medio de procesar una sola factura es de 10,89 dólares.
Otros estudios muestran que el 84% del tiempo medio del profesional de AP se dedica a procesos manuales, y casi una cuarta parte -el 22%- de las facturas provocan excepciones que requieren atención humana.
Aunque esto difiere de una empresa a otra, en general, los pasos que más tiempo consumen en un proceso tradicional de cuentas a pagar son la introducción manual de datos y la corrección de errores, la aprobación de facturas y pagos, y la gestión del pago a proveedores y los detalles bancarios.
Pero entonces, ¿cuál es la solución?
Las soluciones automatizadas de cuentas a pagar existen desde hace tiempo, pero la mayoría carece de uno o más elementos vitales en el proceso.
Algunos programas de automatización de cuentas a pagar funcionan bien como solución independiente, pero no se adaptan bien a las plataformas ERP. Otras herramientas de automatización de cuentas a pagar conectan todos los puntos correctos, pero necesitan demasiados ojos humanos para comprobar y aprobar las acciones a lo largo del proceso.
En Yokoy, creemos que la solución no es una única innovación, sino un conjunto de ellas: las tecnologías adecuadas conectadas de la forma adecuada.
Por eso hemos elaborado esta mini-guía sobre qué es la automatización de cuentas a pagar, qué tecnologías están implicadas y cómo las aplicamos para que tu proceso de cuentas a pagar sea más rápido y fluido.
¿Qué pasos del procesamiento de facturas pueden automatizarse?
Al automatizar estos pasos, las organizaciones pueden mejorar significativamente la eficiencia, reducir errores, mejorar la visibilidad y optimizar su proceso general de AP.
- Conciliación de órdenes de compra (PO): automatizar el conciliación de facturas con las órdenes de compra correspondientes, garantizando la precisión y reduciendo el esfuerzo manual.
- Extracción de datos: extracción automática de datos críticos de las facturas, como información del proveedor, números de factura y detalles de las partidas individuales.
- Validación de facturas: Validación automatizada de facturas según reglas y políticas predefinidas para identificar errores o discrepancias.
- Flujos de trabajo de aprobación: implementación de flujos de trabajo de aprobación automatizados basados en reglas predefinidas, enrutando facturas a los aprobadores apropiados en función de factores como el monto de la factura.
Artículo del blog
Cómo utilizar la tecnología de conciliación de facturas para mejorar la eficiencia de sus procesos
Vea cómo la tecnología de conciliación de facturas automatiza la conciliación bidireccional y tripartita de facturas de proveedores con órdenes de compra y recibos de mercancías, para un proceso de AP eficiente.
Mauro Spadaro,
Product Manager
- Entrada de datos: Automatizar el proceso de entrada de datos, incluido el ingreso de detalles de la factura en el sistema contable o ERP, reduciendo los errores de entrada manual de datos.
- Codificación de facturas: asignación automática de códigos de libro mayor o centros de costos a facturas según reglas predefinidas.
- Detección de facturas duplicadas: identificar y marcar facturas duplicadas para evitar pagos en exceso.
- Procesamiento de pagos: agilizar el procesamiento de pagos, incluida la generación de archivos de pagos, la emisión de pagos y la conciliación de pagos con facturas.
- Informes y análisis: utilizar la automatización para generar informes y realizar análisis de datos para obtener información sobre el rendimiento y las tendencias de AP.
- Cumplimiento y seguimiento de auditoría: garantizar el cumplimiento de las regulaciones manteniendo un seguimiento de auditoría automatizado de todas las actividades y transacciones de AP.
- Gestión de documentos: automatizar el almacenamiento y la recuperación de documentos relacionados con AP, como facturas, recibos y órdenes de compra.
- Manejo de excepciones: implementar flujos de trabajo automatizados para manejar excepciones, como facturas no estándar o discrepancias, de manera eficiente.
El viaje de una factura
Emitir una orden de compra (PO, por sus siglas en inglés Purchase Order) parece bastante sencillo, pero no hay una correspondencia 1:1 entre la PO media y la factura del proveedor.
Un pedido puede abarcar varias entregas de ese proveedor, y cada factura puede ser un «trozo», y puede haber varios pedidos en juego con un mismo proveedor.
Posteriormente, incluso con el número de pedido claro en la factura, sigue llevando tiempo introducirlo en un sistema contable. Y procesarla requiere muchos más pasos: por ejemplo, pueden ser necesarios diferentes aprobadores en función del total de la factura.
También hay muchos otros datos que hay que comprobar y cruzar: fechas de entrega, SKU por palé u horas contabilizadas, además del enorme trabajo de asegurarse de que lo que se está pagando se ha entregado realmente.
Lo que une a estas tareas administrativas es que son repetitivas. Aunque sean aburridas para los humanos, son ideales para las máquinas. Si una tarea se repite de la misma manera mil veces, está madura para la automatización.
Esto es lo que solucionamos en Yokoy con nuestra solución para el procesamiento automatizado de facturas. Nuestro software se encarga de todo el flujo de procesamiento y aprobación de facturas, acelerando el proceso de AP.
El primer paso hacia el éxito de la automatización de las cuentas a pagar es introducir el papeleo en el sistema y poner en marcha el proceso. Y aunque hoy en día son pocas las empresas que manejan facturas en papel recibidas por correo -como mínimo, envían un PDF por correo electrónico-, la falta de estandarización sigue creando obstáculos.
Una factura en PDF, cargada en un sistema contable, sufre muchos de los mismos problemas que un documento en papel: no es legible para una máquina.
Los datos importantes, como el número de pedido y la información fiscal, pueden estar arriba, abajo, en una tabla o en una segunda página. Leer esta información manualmente no sólo lleva mucho tiempo, sino que también es propenso a errores.
Para mejorar el proceso de cuentas a pagar desde el principio, la solución de Yokoy utiliza un software de reconocimiento de caracteres. La información «plana» de un PDF -como el nombre del proveedor, los datos de la factura, los datos del pedido y sus totales y subtotales- puede reconocerse y extraerse del documento directamente a tu software de contabilidad.
Y eso sólo es el principio.
Informe
Transformación de la gestión del gasto en la era de la IA: un informe marco
A medida que las empresas se enfrentan a complejidades cada vez mayores y una competencia en aumento, deben reconocer el potencial transformador de la inteligencia artificial para mantenerse a la vanguardia.
Cómo Yokoy utiliza la IA para automatizar el procesamiento de facturas
La mayoría de las empresas utilizan formatos fijos para sus facturas. Pueden variar de una empresa a otra, pero con el tiempo la mayoría de las facturas de una misma fuente tendrán el mismo aspecto, con la información ordenada de la misma manera. Y eso es una gran noticia si quieres que el software seleccione los números de pedido y las fechas de un documento.
La automatización puede reducir la carga de trabajo manual en un 60-90% por documento. Para alcanzar el 90% de automatización, el ingrediente clave es la inteligencia del software, conseguida mediante IA.
En resumen, la inteligencia artificial de Yokoy se encarga de los siguientes pasos:
- La captura de facturas: las facturas se pueden recibir en múltiples formatos, desde factura electrónica hasta PDF o EDI.
- El procesamiento de facturas: los algoritmos de IA «leen» los datos de la factura y extraen toda la información necesaria para compararlos con las órdenes de compra y las entradas de mercancías, codificarlos y aprobarlos.
- Los flujos de trabajo de aprobación de facturas: pueden automatizarse completamente o puede optar por realizar alguna intervención manual. Yokoy le permite agregar verificaciones de cumplimiento y políticas y activar notificaciones automáticamente cuando hay una infracción de la política o un error, por ejemplo, una factura duplicada o un monto que excede el presupuesto aprobado del proveedor.
- Aprobación y exportación de facturas: este paso también se puede automatizar, ya que Yokoy se integra perfectamente con los sistemas ERP a través de API y conectores listos para usar.
- El archivado de facturas también se puede realizar en Yokoy, ya que el sistema almacena todos los documentos digitales, para realizar auditorías sin problemas.
Esto simplifica significativamente los procesos desde la adquisición hasta el pago y AP, lo que permite a los equipos financieros automatizar completamente sus flujos de trabajo y liberar tiempo para centrarse en tareas más estratégicas.
Al reconocer los formatos de los datos, el software de automatización de cuentas a pagar con IA de Yokoy puede «aprender» lo que significan y a dónde deben enviarse, completamente integrado con la introducción de facturas.
De este modo, se automatiza la entrada de facturas con una necesidad mucho menor de recursos humanos, lo que reduce drásticamente la carga de trabajo.
Una vez superados los pasos iniciales, el proceso de aprobación de facturas empieza a avanzar: en cada etapa del proceso hay una interacción de datos con criterios que desencadenan una acción.
Interacción por interacción, salida por salida, la factura sigue ese camino de proceso a través de tu sistema de contabilidad y plataformas conectadas como ERP, lo que requiere un conjunto de reglas que se aplicarán en cada punto de contacto.
Los datos se capturan automáticamente y se aprueban en función de reglas predefinidas y flujos de trabajo específicos del cliente. Al mismo tiempo, el motor de inteligencia artificial de Yokoy compara todas las facturas capturadas para detectar duplicados y garantiza un alto grado de cumplimiento durante el paso de correspondencia de pedidos.
¿El resultado?
Automatización y control totales de todo el flujo de procesamiento de facturas, de forma rentable y cumpliendo todas las normativas.
Beneficios de la automatización del proceso de cuentas por pagar
Teniendo en cuenta todo lo anterior, queda bastante claro que la automatización del proceso de cuentas a pagar no es sólo algo que «está bien tener»: en un mundo digital, es imprescindible utilizar soluciones digitales para mejorar la eficiencia del proceso de cuentas a pagar.
Si analizamos las principales ventajas y beneficios de automatizar el proceso de cuentas a pagar, los más importantes son:
- Mayor eficiencia
La automatización reduce las tareas manuales que consumen mucho tiempo en el proceso de cuentas por pagar, como la entrada de datos, el procesamiento de facturas y el procesamiento de pagos. Mediante la automatización de estas tareas, las organizaciones pueden aumentar la eficiencia y reducir el tiempo y los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
- Mayor precisión
La introducción manual de datos es propensa a errores, que pueden dar lugar a pagos incorrectos, retrasos en los pagos o facturas perdidas. Mediante la automatización del proceso de cuentas a pagar, las organizaciones pueden mejorar la precisión y reducir el riesgo de errores.
- Tiempos de procesamiento más rápidos
La automatización agiliza el proceso de cuentas a pagar, lo que permite procesar y pagar las facturas con mayor rapidez. Esto ayuda a mejorar las relaciones con los proveedores al garantizar la puntualidad de los pagos y puede contribuir a reducir el riesgo de comisiones por demora.
- Mejor control financiero
La automatización del proceso de cuentas a pagar puede proporcionar a las organizaciones un mejor control y visibilidad financieros. Al automatizar el proceso de aprobación y proporcionar acceso en tiempo real a los datos financieros, las organizaciones pueden garantizar que los gastos se aprueban de acuerdo con la normativa y que el gasto se controla y supervisa eficazmente.
- Ahorro de costes
La automatización del proceso de cuentas a pagar puede suponer un importante ahorro de costes al reducir el tiempo y los recursos necesarios para procesar las facturas y los pagos. Además, la automatización puede ayudar a reducir el riesgo de errores y fraudes, que pueden dar lugar a costosas auditorías, multas y gastos legales.
En definitiva, la automatización del proceso de cuentas a pagar puede ayudar a las organizaciones a aumentar la eficiencia, mejorar la precisión, reducir los tiempos de procesamiento, mejorar el control financiero y ahorrar costes.
Opinión
De 456.000 $ perdidos al año al control total del gasto: Tres cambios de procesos que puedes aplicar hoy mismo
En el contexto económico actual, con la inflación en su punto máximo y la recesión que se avecina, los departamentos de finanzas están bajo presión para controlar los costos y reducir los gastos innecesarios. La forma más rápida de hacer esto es identificar los costos ocultos: una tarea demuestra ser más desafiante de lo que debería.
Thomas Inhelder,
CFO en Yokoy
Siguientes pasos
Mientras que muchos de nuestros clientes piensan que la automatización de gastos es una revolución, las cuentas por pagar son más bien una evolución: tomar lo que hemos aprendido de nuestra experiencia en automatización de gastos y aplicarlo a AP.
Mediante la automatización y la IA, Yokoy agiliza todo el proceso de cuentas a pagar, garantizando:
- Menos errores y excepciones
- Tiempos de procesamiento y aprobación de facturas más rápidos
- Menores costes de procesamiento
- Visibilidad total del gasto
- Mejor previsión del flujo de caja
Si deseas ver lo que nuestro software puede hacer por ti, puedes solicitar una demostración a continuación.
Simplifica la gestión de tus gastos corporativos
Contenido relacionado
Si te ha gustado este artículo, puede que los siguientes recursos te sean de ayuda.
