Automatización del procesamiento de facturas: pasos del proceso y cómo empezar
- Last updated: junio 3, 2023
- Invoice management
Product Manager
La tramitación de facturas es un proceso complejo y a veces opaco. Las empresas que no automatizan estas tareas están perdiendo una gran oportunidad de optimizar sus operaciones financieras globales. ¿En qué consiste la automatización del procesamiento de facturas y cómo pueden aprovecharla las empresas?
La digitalización y la automatización son cada vez más frecuentes en el mundo empresarial. No es de extrañar que la gran mayoría de las organizaciones hayan priorizado una estrategia empresarial de «lo digital primero».
A pesar de ello, muchas aún no han aprovechado todas las ventajas de la adopción digital en los procesos financieros, especialmente en el procesamiento de facturas.
El procesamiento y control manual de las facturas lleva mucho tiempo. Pero eso no es todo: la falta de información sobre la situación financiera de tu empresa puede causar mucha frustración. Por ejemplo, si no sabes inmediatamente por qué una factura de un proveedor aún no se ha pagado o si no sabes en qué punto del proceso de aprobación se encuentra una factura.
En general, las empresas que no están automatizando el procesamiento de sus facturas están pasando por alto una gran oportunidad de maximizar la eficiencia del flujo de trabajo, mitigar el riesgo y garantizar un mayor control en sus operaciones financieras globales.
Pero, ¿cómo funciona en la práctica la automatización de la gestión de facturas y cuáles son sus ventajas?
Diferentes enfoques en la gestión de facturas
La compra de productos o servicios en una empresa sigue el proceso «purchase to pay», que abarca desde la definición de los requisitos de compra hasta la emisión del pago. La tramitación de facturas es una parte fundamental de este proceso.
Sin embargo, para entender el cuadro completo tenemos que fijarnos en los pasos precedentes, liderados por procurement o compras.
En general, hay tres enfoques que giran en torno a la cuestión de si se utiliza o no una orden de compra (PO, por sus siglas del inglés Purchase Order).
Compras sin orden de compra
Cuando no se utiliza una orden de compra, el departamento financiero procesa directamente todos los presupuestos y se pagan inmediatamente después de la entrega de los servicios o productos.
Enfoque basado en órdenes de compra
En un enfoque basado en pedidos, primero se obtienen varios presupuestos de proveedores. Una vez elegido el proveedor adecuado, su oferta se transforma en un pedido de compra. La emisión del pedido significa que se ha liberado el presupuesto. A continuación, el proveedor puede suministrar los materiales o servicios y se le paga, una vez finalizado el trabajo.
Pedido y entradas de bienes y productos
Con un pedido y una entrada de mercancías, hay un nivel adicional de verificación en el proceso de adquisición. Durante este proceso, se firma un documento de entrada de mercancías antes de pagar la factura.
El departamento de compras o las personas que trabajan en el almacén confirman que han recibido la mercancía. Esta información se introduce en el ERP. El departamento de finanzas toma esa información y compara la recepción de la mercancía o producto con la factura y el pedido para liberar el pago.
El enfoque que adopte una organización depende en gran medida de las circunstancias.
En general, cuanto mayor es la empresa, más complejo es su proceso de compra. No sólo intervienen diferentes niveles organizativos, sino que además manejan presupuestos más elevados.
Por lo tanto, es más probable que las grandes empresas recurran a los pedidos de compra, o a una combinación de pedidos y entradas de mercancías. Esto les ayuda a garantizar un enfoque estructurado, les permite hacer un mejor seguimiento de sus gastos y les garantiza que realmente reciben lo que han pedido.
Mientras que el departamento de compras es el responsable de iniciar un pedido y conseguir su aprobación a través de los responsables de la empresa, el departamento de cuentas por pagar o departamento financiero debe procesar las facturas relacionadas con este pedido.
En el momento en que reciben una factura, se compara con un pedido de compra en el sistema ERP. Es lo que se denomina conciliación bidireccional (2-way matching).
En el momento en que se utiliza una entrada de mercancías o servicios, el departamento de cuentas por pagar espera una señal de que las mercancías o los servicios se han recibido en buen estado. Una vez procesada esta información procedente del ERP, se procesa la factura. Esto se denomina conciliación en 3 direcciones (3-way matching).
Las empresas que no están automatizando el procesamiento de sus facturas están pasando por alto la oportunidad de maximizar la eficiencia del flujo de trabajo, mitigar los riesgos y garantizar un mayor control en todas las operaciones financieras globales.
Retos en la tramitación de facturas
Las facturas llegan, se registran con la documentación pertinente (orden de compra y nota de entrada de mercancías), son aprobadas por el personal competente y, a continuación, se pagan. Todos estos pasos hacen que el procesamiento manual de las facturas sea un proceso complejo y, en ocasiones, opaco.
Los retos más comunes que se plantean son:
- Propensión al error: La introducción manual de datos es una tarea laboriosa y propensa a errores humanos. Sin un proceso de comprobación sólido, la información inexacta o duplicada puede introducirse en el sistema ERP, dando lugar a pagos incorrectos y discrepancias.
- Supervisión y seguimiento deficientes: Con un enfoque totalmente manual, resulta difícil seguir el progreso de una factura e identificar cuellos de botella en el proceso. No siempre está claro quién es el responsable de la factura, en qué punto del proceso se encuentra o qué debe hacerse para que avance.
- Incapacidad de escalabilidad: A medida que una empresa crece y procesa más facturas, resulta cada vez más difícil gestionar el volumen manualmente. Esto es especialmente cierto cuando las empresas trabajan con proveedores de todo el mundo y realizan transacciones en distintas divisas. El procesamiento manual puede resultar abrumador y llevar mucho tiempo.
- Tiempos de procesamiento lentos: El procesamiento manual puede ser lento y llevar mucho tiempo, lo que puede provocar retrasos en el pago de las facturas y tensar las relaciones con los proveedores. Además, las empresas pueden perder descuentos por pronto pago.
- Falta de visibilidad: El procesamiento manual puede dificultar la obtención de una visión completa del flujo de caja y la salud financiera de la empresa. Esto puede dificultar la toma de decisiones con conocimiento de causa sobre gastos y presupuestos.
Teniendo en cuenta estos retos, un proceso manual puede provocar la pérdida de facturas y otros documentos relacionados, pagos a cuentas equivocadas o incluso pagos duplicados.
Además, las numerosas operaciones repetitivas y manuales generan una gran carga de trabajo en el departamento financiero. El personal dedica mucho tiempo a tramitar facturas, mientras que dispone de menos tiempo para comprobar, supervisar y analizar los datos financieros de la empresa.
Por ejemplo, procesar facturas de varias fuentes por medios diferentes -como utilizar un proceso para las facturas en papel y otro distinto para las electrónicas- aumenta las tasas de error y reduce la eficiencia. Al final, esto repercute en los resultados de la empresa, ya que significa que se pierde tiempo y dinero con procesos ineficaces.
Artículo del blog
Seis desafíos principales en la automatización de facturas y cómo superarlos
Las cuentas a pagar suelen considerarse gastos generales y parte del coste de hacer negocios. En consecuencia, es posible que los directores financieros no presten demasiada atención a su proceso de gestión de facturas, suponiendo que se ocupará de sí mismo. Por desgracia, esta suposición no podría estar más lejos de la realidad.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO
¿Cómo es el procesamiento automatizado de facturas?
Al abandonar los procesos manuales que tanto tiempo consumen y adoptar un software de procesamiento de facturas, las empresas pueden estandarizar sus procesos tanto para las facturas recibidas como para las aprobadas.
Cuando todas las facturas pasan por el mismo proceso estandarizado y se reciben, procesan y almacenan en el mismo sistema de procesamiento de facturas, los equipos financieros obtienen una visibilidad total de sus procesos de cuentas a pagar.
Una solución de procesamiento de facturas puede agilizar todos los pasos, desde la extracción de la información de las facturas de los proveedores hasta la introducción de los datos en tu sistema ERP. De este modo, siempre tendrás una idea clara de en qué fase del proceso se encuentra una factura, a la vez que sientas las bases para realizar pagos puntuales y precisos.
Además, los flujos de trabajo automatizados de procesamiento de facturas ayudan a eliminar errores y discrepancias, ahorrando un valioso tiempo al equipo financiero y de cuentas a pagar.
Ahora bien, si nos fijamos en el proceso típico de cuentas por pagar, una factura de proveedor pasa por algunas etapas específicas. El proceso suele incluir los siguientes pasos:
1. Digitalización de la factura
Esto consiste en escanear la factura o capturar sus datos electrónicamente. Se extraen y registran los datos de la factura, incluida información como los datos del proveedor, las condiciones de pago y el importe de la factura. A continuación, se lee cada elemento y el usuario asigna la correcta cuenta de contabilidad general en el sistema. Este paso ayuda a reducir los errores y la introducción manual de datos.
2. Conciliación de facturas
Una vez realizado el paso de captura de datos y digitalizada la factura, el software de automatización toma el relevo y relaciona la factura con el pedido (PO) y la entrada de mercancías correspondientes, si procede. El sistema de automatización comprueba si los datos de la factura coinciden con los del pedido y la entrada de mercancías, lo que garantiza que la empresa sólo paga por lo que ha recibido.
La tecnología que hay detrás de estos pasos varía de un proveedor a otro. Por ejemplo, la mayoría de los proveedores utilizan OCR para capturar los datos. Sin embargo, el OCR no es capaz de leer las partidas y comprender la lógica, por lo que para este tipo de funcionalidad se suele emplear tecnología de inteligencia artificial (IA).
3. Aprobación de la factura
En este paso, la factura se revisa y aprueba basándose en flujos de trabajo predefinidos. Por ejemplo, la factura puede aprobarse en función del proveedor, los costes, los servicios prestados o emitiendo una aprobación manual. Pueden establecerse varios flujos de trabajo individuales para atender a diferentes escenarios de aprobación.
4. Exportación al sistema ERP
Una vez aprobada la factura, se exporta al sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para su pago. A continuación, el sistema ERP registra la factura e inicia el proceso de pago.
5. Archivo
Una vez pagada la factura, se guarda y archiva en el presupuesto, proyecto o proveedor correspondiente. Esto garantiza que todos los registros se guardan de forma segura y se puede acceder a ellos fácilmente en el futuro para realizar auditorías u otros fines.
En general, la gestión automatizada de facturas puede aportar muchas ventajas a una empresa, como una mayor eficacia, la reducción de errores, un mejor control de las finanzas y una mejor gestión del flujo de caja. Al automatizar este proceso, las empresas pueden centrarse en otras tareas importantes y aumentar su productividad general.
Beneficios de la automatización del procesamiento de facturas
El procesamiento automatizado de facturas puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero. Pero hay muchas más ventajas para la organización, como:
Aumentar la eficacia del flujo de trabajo
El procesamiento automatizado de facturas te permite automatizar fácilmente las tareas repetitivas del proceso financiero. Esto ahorra un tiempo valioso a tu equipo financiero, aumenta la eficiencia y te ayuda a acelerar el proceso de aprobación.
Mejorar la precisión
Los detalles de una factura se extraen automáticamente. Esto evita errores de introducción de datos, que suelen producirse en un proceso manual. Además, todos los documentos pertinentes se procesan a través de una única plataforma, lo que garantiza un proceso totalmente transparente y un único punto de verdad.
Reducir costes
La automatización del procesamiento de facturas te ayuda a evitar costes asociados a errores contables y retrasos en los pagos.
Información accionable
La automatización de la gestión de facturas te permite conocer mejor tu situación financiera. Integra sin problemas informes precisos de transacciones y conciliación con tu sistema ERP y consigue así un mejor rendimiento de costes.
Cumplimiento total de la normativa
Una plataforma para el procesamiento automatizado de facturas valida automáticamente los datos de las facturas por ti, lo que te garantiza el pleno cumplimiento de la normativa. Las actividades fraudulentas pueden detectarse en una fase temprana.
Fácilmente escalable
No importa si es una empresa multinacional o tiene varias sucursales. Con la gestión automatizada de facturas, puedes gestionar fácilmente tus operaciones e infraestructuras en todas tus sedes internacionales. Puedes garantizar pagos rápidos en todos los países y divisas. Y cuando tu negocio cambie, podrás adaptar fácilmente el software a las necesidades cambiantes de la empresa.
Empleados satisfechos
La implantación del procesamiento automatizado de facturas te permite aumentar la productividad y la satisfacción laboral de tus empleados. Tienen que hacer menos trabajo repetitivo u operaciones manuales. Disponen de más tiempo para actividades de mayor valor añadido.
¿Cómo puede ayudar Yokoy a automatizar las facturas?
Yokoy garantiza un procesamiento de facturas automatizado y sin dificultades. Aprovechando sofisticados modelos de IA, nuestra solución captura toda la información de tus facturas y las concilia con los pedidos y las entradas de bienes y productos.
Nuestra solución te permite trazar todo el flujo de aprobación de facturas y definir cómo deben gestionarse las excepciones. De este modo, puedes supervisar el estado de todas y cada una de las facturas en tiempo real y alcanzar exactamente el nivel de automatización que deseas.
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