Cómo las tarjetas corporativas benefician a empresas de todos los tamaños: simplifique la gestión de gastos
- Last updated: junio 3, 2023
- Corporate cards
Product Marketing
Empresas de todos los tamaños utilizan las tarjetas corporativas para agilizar la gestión de gastos, mejorar el control de los gastos de los empleados y simplificar los procesos de reembolso, mejorando en última instancia la visibilidad financiera y optimizando la gestión de costes.
Las tarjetas corporativas también ofrecen acceso a valiosas retribuciones y ventajas, lo que las convierte en una herramienta estratégica para que las empresas maximicen su rentabilidad.
Sin embargo, aunque la mayoría de los programas de tarjetas de empresa ofrecen devoluciones en efectivo en las transacciones, este ahorro no es el principal motor de las empresas que deciden equipar a sus empleados con tarjetas de crédito o débito de empresa.
En realidad, las empresas están empezando a reconocer el valor de las herramientas de gestión de gastos, incluidas las tarjetas de empresa, para mejorar la transparencia y el control de sus gastos empresariales.
Estas herramientas ayudan a los empresarios y a los equipos financieros a profundizar en sus pautas de gasto, una necesidad crucial en el clima económico actual, en el que la gestión de gastos no es sólo un lujo, sino una necesidad.
Veamos, pues, las principales ventajas de utilizar tarjetas de pago corporativas para la gestión de gastos, y las diferencias entre las tarjetas tradicionales y las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy.
¿Por qué las empresas necesitan tarjetas corporativas?
En general, las tarjetas de pago corporativas abordan retos como:
Agilizar la gestión de gastos
La gestión eficaz de los gastos es un aspecto fundamental para mantener la estabilidad financiera y maximizar la rentabilidad de las empresas. A medida que las empresas se esfuerzan por optimizar sus operaciones, la necesidad de un seguimiento y control eficientes de los gastos de los empleados es cada vez más crucial.
En este contexto, las tarjetas corporativas han surgido como una herramienta indispensable. Al proporcionar un enfoque centralizado y racionalizado de la gestión de gastos, las tarjetas corporativas ofrecen total transparencia sobre los gastos de la empresa, facilitando el control del gasto empresarial.
Mayor control y supervisión
Con las tarjetas corporativas, las empresas pueden establecer límites de gasto y especificar dónde y cómo se pueden utilizar los fondos. Este nivel de control garantiza el cumplimiento de las políticas de gastos y minimiza el riesgo de gastos no autorizados o innecesarios.
Al otorgar a los responsables de la toma de decisiones la capacidad de supervisar los gastos en tiempo real, las tarjetas corporativas dotan a las empresas de un mayor control financiero y capacidad de planificación estratégica.
"Elegimos la tarjeta Yokoy como tarjeta corporativa porque, gracias al modelo de comisión cero, no sólo disfrutamos de una solución ideal desde el punto de vista de los costes, sino que al mismo tiempo nos permite evitar mucho trabajo administrativo manual, además de hacer que nuestra gestión del gasto sea mucho más clara y eficaz."
Caso de éxito
Cómo Bitpanda transformó su gestión de gastos con Yokoy
Bitpanda decidió adoptar una solución que agilizaría su gestión de gastos, mejoraría su eficiencia y se integraría con su complejo entorno de software.
Hacer frente a los gastos de propio bolsillo
Piensa por un momento en tus propios procesos. ¿Confías en que los empleados te envíen por correo electrónico sus facturas y recibos, y luego realices manualmente el seguimiento y la rectificación de los gastos fuera de presupuesto? Estos pasos consumen un tiempo valioso y suponen costes adicionales para el departamento financiero.
Utilizando tarjetas corporativas e implantando estrictos controles del gasto, estos engorrosos procesos pueden agilizarse, eliminando costes innecesarios y mejorando la visibilidad y el control del gasto con tarjeta.
Reembolsos a empleados simplificados
Los procesos tradicionales de reembolso de gastos a menudo implican que los empleados utilicen tarjetas de crédito personales para cubrir gastos de empresa y presenten posteriormente solicitudes de reembolso.
Las tarjetas corporativas eliminan esta molestia al permitir a los empleados cargar los gastos directamente a la empresa, mejorando así el flujo de caja y fomentando la satisfacción de los empleados.
Hemos detallado el tema de los reembolsos en el siguiente artículo.
Artículo de blog
Gestionando el reembolso de gastos a gran escala: retos y mejores prácticas
Conoce los retos que tienen las empresas a la hora de gestionar los reembolsos de gastos y descubre las mejores prácticas para simplificar el proceso mediante automatización.
Vishnuram Muthuraman,
Product Marketing
Gestión de pagos complejos a proveedores
Cada suministrador y proveedor tiene sus propias condiciones de pago y ciclos de facturación. Sin flexibilidad en el pago, puedes encontrarte atado a condiciones rígidas o sujeto a recargos por demora, lo que da lugar a un flujo de caja irregular.
Oportunidades de ahorro perdidas
En el vertiginoso entorno empresarial actual, las empresas necesitan información en tiempo real sobre sus gastos con un solo clic, en lugar de esperar hasta final de mes. El acceso a esta información garantiza un ahorro óptimo de efectivo y evita gastos inútiles, como la duplicación de gastos.
Tipos de tarjetas corporativas
Tarjetas de débito corporativas
La tarjeta de débito es el medio de pago más popular en el sector privado. La diferencia con la tarjeta de crédito radica en el método de cargo: la tarjeta de débito realiza las operaciones directamente desde la cuenta bancaria y las carga en cuenta rápidamente, mientras que la tarjeta de crédito lo hace a intervalos regulares, por ejemplo, una vez al mes.
Las tarjetas de débito sólo son adecuadas para tarjetas de empresa hasta cierto punto, porque las tarjetas de débito clásicas rara vez se utilizan para pagos online, lo que es necesario para vuelos o suscripciones de software. Por otro lado, el riesgo de fraude es muy bajo, ya que los presupuestos disponibles están preaprobados, y las transacciones se pueden seguir en tiempo real.
Tarjetas de crédito para empresas
La tarjeta de crédito para empresas es ampliamente conocida. Es muy cómoda, porque los empleados pueden hacer pagos tanto in situ como online. También suelen utilizarse para confirmar reservas. Sin embargo, conllevan un mayor riesgo de fraude que las tarjetas de débito o prepago, no sólo por parte de terceros, sino también de sus propios empleados.
Otro punto negativo es la facturación mensual, cuyo retraso hace que reclamar gastos privados sea costoso y engorroso.
Tarjetas de prepago
Con las tarjetas prepago, todos los pagos se pueden hacer exactamente igual que con una tarjeta de crédito. Además, las empresas pueden establecer presupuestos precisos y limitar así drásticamente el riesgo de fraude.
Si una tarjeta está vinculada a una solución de gestión de gasto empresarial totalmente automatizada, las transacciones pueden verse incluso en tiempo real. La facturación se convierte entonces en un juego de niños. La tarjeta prepago es, por tanto, la mejor alternativa a las tarjetas de débito y crédito.
Tarjetas virtuales
Cada vez más empresas recurren a las tarjetas virtuales (también llamadas tarjetas desechables o, a veces, incluso de usar y tirar) para los pagos empresariales. Para los pagos por Internet, es una alternativa segura y práctica. Basta con mostrar los datos de la tarjeta para realizar el pago, sin necesidad de emitir una tarjeta física.
Las empresas pueden utilizar tarjetas virtuales para pagos específicos o autorizar a determinadas personas a utilizarlas. En ambos casos, la empresa puede decidir las restricciones, como el periodo de validez, el límite de gasto o el lugar y periodo de uso.
Por ejemplo, con las tarjetas virtuales smart de Yokoy, puedes dotar a tus empleados de un medio de pago en cuestión de segundos, mientras mantienes el control total del gasto corporativo y ahorras un tiempo valioso gracias a la conciliación automática de las transacciones.
Informe
El futuro de la gestión de viajes y gastos
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Tarjetas de empresa tradicionales: principales inconvenientes
Las tarjetas de empresa tradicionales se enfrentan a varios inconvenientes importantes que impiden su eficiencia y eficacia. Estos inconvenientes tienen su origen en procesos anticuados y limitaciones que dificultan el buen funcionamiento y la gestión financiera.
A continuación, exponemos los principales inconvenientes de las tarjetas de empresa tradicionales:
Procesos basados en papel
El pedido, la administración y la gestión del gasto de las tarjetas corporativas tradicionales suelen depender de engorrosos procesos basados en papel. Desde solicitar una tarjeta para un nuevo empleado hasta conciliar gastos, estos procedimientos manuales llevan mucho tiempo y son propensos a errores.
La necesidad de cartas firmadas, extractos en papel e importaciones de archivos de texto añade una complejidad innecesaria y ralentiza todo el flujo de trabajo.
Visibilidad limitada de las transacciones
Con las tarjetas de empresa tradicionales, obtener una visión precisa y actualizada de las transacciones puede resultar difícil. Las empresas suelen recibir una factura o extracto mensual que enumera los pagos y transacciones por tarjeta.
Sin embargo, esta información puede no ser fácilmente accesible o comprensible. Requiere un esfuerzo adicional hacer coincidir los gastos con las transacciones de las tarjetas de crédito, lo que puede provocar retrasos, errores y dificultades en el seguimiento y la conciliación de los gastos. Así, en una configuración tradicional, las empresas carecen de capacidades de seguimiento de gastos en tiempo real.
Configuraciones de facturación centralizada vs. facturación descentralizada
Las tarjetas de empresa tradicionales ofrecen dos configuraciones de facturación: facturación centralizada y facturación descentralizada. En una configuración de facturación centralizada, la empresa recibe la factura/declaración y es responsable de pagarla en su totalidad.
En una configuración de facturación descentralizada, el titular de la tarjeta recibe el extracto y debe pagar la factura. Esta configuración introduce complejidad en la gestión del gasto de la empresa y puede llevar a confusión sobre quién es responsable de liquidar los cargos.
Carga administrativa manual
Los administradores de tarjetas a menudo dependen de métodos anticuados, como las hojas de cálculo de Excel, para hacer un seguimiento de las asignaciones, límites y fechas de caducidad de las tarjetas de los empleados.
Esta carga administrativa manual requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Puede resultar difícil mantener un registro preciso y actualizado de los datos de las tarjetas, lo que provoca ineficacia y dificultades para gestionar eficazmente el programa de tarjetas corporativas.
Falta de soluciones de tarjetas virtuales
Las tarjetas de empresa tradicionales son principalmente tarjetas físicas, lo que implica retrasos en la recepción de la tarjeta por correo. Además, a menudo faltan soluciones de tarjetas virtuales instantáneas, sobre todo cuando las tarjetas físicas no son necesarias, como para las compras online o los servicios digitales.
Esta limitación dificulta la flexibilidad y comodidad que necesitan las empresas modernas, sobre todo en la era digital.
Integración limitada de aplicaciones móviles
Las aplicaciones móviles que ofrecen seguimiento de gastos en tiempo real y opciones de pago móvil como Apple Pay o Google Pay pueden estar ausentes en las tarjetas corporativas tradicionales. Esto restringe la capacidad de los empleados para hacer un seguimiento de sus gastos sobre la marcha y realizar pagos cómodos utilizando sus dispositivos móviles, lo que provoca inconvenientes y posibles retrasos en los procesos financieros.
Comisiones anuales
Las tarjetas corporativas tradicionales suelen conllevar cuotas anuales, lo que supone una carga financiera adicional para las empresas. Estas cuotas pueden disuadir a las empresas de proporcionar tarjetas a sus empleados, especialmente si las ventajas y la comodidad que ofrecen las tarjetas no compensan los costes asociados.
Dados estos inconvenientes, las empresas buscan cada vez más alternativas que ofrezcan una mayor visibilidad de las transacciones, una menor carga administrativa, opciones instantáneas de tarjetas virtuales, una perfecta integración en aplicaciones móviles y una gestión rentable, lo que en última instancia permite programas de tarjetas corporativas más eficientes y eficaces.
Por eso hemos creado las tarjetas corporativas inteligentes como parte de la oferta de Yokoy Pay.
La alternativa Yokoy: Tarjetas corporativas inteligentes
En Yokoy, abordamos estos retos y aportamos innovación al espacio de los pagos empresariales con nuestras tarjetas corporativas inteligentes.
Las tarjetas corporativas Yokoy permiten a las empresas racionalizar sus programas de tarjetas, mejorar la gestión de gastos y mejorar la experiencia general del usuario, tanto para los administradores como para los titulares de las tarjetas, ofreciendo total transparencia y control del gasto con la máxima flexibilidad.
Al conectarse directamente a las herramientas de gestión del gasto, nuestras tarjetas corporativas inteligentes pueden satisfacer las necesidades de las empresas modernas y de sus empleados mejor que sus homólogas tradicionales, ya sea en forma de tarjeta de crédito, de débito o de prepago.
¿Por qué?
- Cumplimiento normativo incorporado: Tú decides en qué gastan dinero tus empleados, garantizando el cumplimiento de las directrices corporativas y normativas.
- Conciliación automática: Las transacciones con tarjeta se introducen automáticamente en Yokoy y se asignan a los recibos, reduciendo la carga de trabajo.
- Control total de la liquidez: Establece límites de gasto individuales por el nivel de empleado y asigna el dinero exactamente donde se necesita.
- Visión detallada de las transacciones con tarjeta: El panel de control de tarjetas de Yokoy te ofrece un control total en tiempo real de todas las tarjetas y transacciones.
- Flexibilidad: Yokoy facilita la administración de las tarjetas. Se pueden crear tarjetas virtuales rápidamente y en línea con los procesos.
Las tarjetas corporativas virtuales y las tarjetas físicas son una parte clave de nuestra oferta, que crea una transparencia integral del gasto en las empresas.
Cada tarjeta inteligente está directamente integrada con Yokoy, lo que te da una visión general de todos tus gastos en tiempo real, a la vez que concilia automáticamente cada transacción con los recibos correspondientes.
No hay comisiones de tarjeta ni de divisas, ni recargos por cambio de divisas. Además, las empresas se benefician de devoluciones en efectivo en cada transacción.
Si quieres ver nuestras tarjetas de empresa en acción, puedes solicitar una demostración a continuación.
Simplifica la gestión de tus gastos corporativos
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