Cómo utilizar la tecnología de conciliación de facturas para mejorar la eficiencia de sus procesos

Mauro Spadaro
Mauro Spadaro

Product Manager

La comparación manual de facturas con órdenes de compra y recibos de mercancías requiere mucho tiempo y es propensa a errores, y puede generar discrepancias en el inventario y los registros financieros.

Para abordar estos problemas, la mayoría de las empresas utilizan métodos automatizados de conciliación de facturas, que incluyen conciliación de 2, 3 y 4 vías.

En este artículo, exploraremos estos diferentes métodos de conciliación de facturas, los puntos débiles asociados con ellos y le mostraremos que la conciliación de facturas automatizada puede ayudarlo a superar estos desafíos.

Índice de contenidos

Coincidencia de 2 vías frente a coincidencia de 3 vías frente a coincidencia de 4 vías: ¿Cuál es la diferencia?

El término «coincidencia bidireccional» se refiere a un proceso en el que solo se considera la coincidencia entre una factura y una orden de compra. Sin embargo, este enfoque asume que los bienes recibidos siempre coinciden con el pedido en términos de cantidad y calidad.

Por el contrario, el método de «coincidencia de 3 vías» no solo compara la factura con el pedido, sino que también tiene en cuenta la entrada de mercancías. Este enfoque reduce la probabilidad de aprobar facturas incorrectamente y evita discrepancias entre el stock físico y el contable.

Junto a estos dos métodos, también tenemos la coincidencia de 4 vías, que introduce un paso adicional de hacer coincidir la factura con el informe de inspección. El informe de inspección generalmente se crea cuando se reciben los bienes entregados y verifica que los artículos cumplan con los estándares de calidad especificados en la orden de compra.

Al incluir el informe de inspección en el proceso de comparación, una comparación de 4 vías ayuda a evitar errores de facturación, reduce el riesgo de fraude y mejora la precisión de los registros financieros.

Cuando se utiliza el método de conciliación bidireccional, por ejemplo, es posible contabilizar mercancías con fines contables en función de la factura, incluso si nunca llegaron y no están realmente en stock. Y con la conciliación de facturas de 3 vías, es posible que los productos estén en stock, pero no cumplan con los criterios de calidad esperados.

Por lo tanto, aunque la coincidencia de cuatro vías puede llevar más tiempo que una coincidencia de dos o tres vías, proporciona una capa adicional de seguridad y garantiza que las empresas reciban los productos por los que pagan con el nivel de calidad que esperan. .

Por supuesto, cuando se elige una solución de automatización, el proceso es mucho más rápido. Pero antes de que le mostremos cómo funciona el software de automatización de facturas de Yokoy, veamos los criterios que las empresas deben tener en cuenta al decidir qué método de conciliación utilizar.

Artículo del blog

Los fundamentos de la gestión del gasto empresarial: cómo funciona y sus beneficios

Este artículo tiene como objetivo proporcionar una descripción general completa de qué es la gestión del gasto empresarial, por qué es importante y cómo puede beneficiar a organizaciones de todos los tamaños e industrias.

Lars Mangelsdorf

CCO en Yokoy

Cómo decidir qué método de conciliación de facturas utilizar

Tamaño de la empresa

Como puede imaginar, en una empresa pequeña, la correspondencia de documentos a mano podría funcionar. Pero a escala, en los equipos de cuentas por pagar que manejan cientos y miles de facturas al mes, el cotejo manual no es sostenible.

El proceso es propenso a errores y requiere demasiado tiempo y esfuerzo por parte del departamento de cuentas por pagar, tiempo que podría aprovecharse mejor en otras áreas del negocio que agregan más valor. Por lo tanto, un sistema automatizado es imprescindible.

Aquí hay algunas consideraciones generales para elegir el método de conciliación de facturas a utilizar.

Por lo general, las pequeñas y medianas empresas locales usan facturas en papel o PDF, y los datos de nivel de encabezado se usan para la codificación de la cuenta. El uso de órdenes de compra es bajo y la coincidencia bidireccional es común si se usan órdenes de compra.

En países con baja regulación, el cumplimiento de las regulaciones específicas del país no es una preocupación importante, y las integraciones que no son en tiempo real con los sistemas de contabilidad son aceptables.

En tales empresas, la automatización de cuentas por pagar es beneficiosa, pero los equipos de finanzas pueden administrar con una combinación de procesos manuales y digitales. Por lo tanto, aunque el software de conciliación de facturas es beneficioso, las empresas más pequeñas pueden prescindir de él.

Sin embargo, las empresas medianas y grandes tienen necesidades diferentes, siendo prioritarios los aspectos legales y de cumplimiento. La codificación de cuentas se está moviendo hacia el nivel de línea de factura y el uso de órdenes de compra está aumentando.

Como tal, la coincidencia bidireccional, especialmente un proceso manual, ya no es suficiente para el departamento de cuentas por pagar. Estas empresas requieren una mejor colaboración con los proveedores, soporte de consulta de facturas e integración con múltiples sistemas de back-end, particularmente aquellos que crecen a través de la adquisición.

Para estas organizaciones, se prefiere el procesamiento automatizado de facturas; idealmente, la coincidencia de 3 vías. El proceso de captura de datos suele ser la necesidad más apremiante para las organizaciones de rápido crecimiento, ya que el volumen de facturas de los proveedores supera la dotación de personal de AP.

Y si nos fijamos en las empresas globales, los requisitos son aún más complejos. Se necesita soporte de cumplimiento legal para varios países, y se necesitan reglas complejas de codificación de cuentas y coincidencia de órdenes de compra.

El cotejo de tres, cuatro y/o n vías puede ser una mejor opción, y se debe proporcionar compatibilidad con varios idiomas y formatos de facturas electrónicas. El soporte de integración en tiempo real es común y, a menudo, se utilizan capacidades avanzadas como inteligencia artificial, auditoría en tiempo real y API.

Complejidad de compra y factura

Sin embargo, vale la pena mencionar que, incluso en empresas medianas y grandes, no todas las compras requieren una combinación de tres vías.

Por ejemplo, si una empresa solicita con frecuencia un producto o servicio y los detalles de la factura son conocidos y coherentes, como sucede, por ejemplo, con compras recurrentes como suscripciones de software, una coincidencia bidireccional puede ser suficiente para evitar errores de coincidencia.

Sin embargo, para compras únicas de valor significativo, se recomienda un proceso de aprobación de facturas más estricto. Esto se debe a que el costo puede no ser tan familiar y es importante asegurarse de que los tres documentos estén alineados para evitar discrepancias. La vigilancia es necesaria para detectar errores, y el uso de un enfoque de coincidencia de 3 vías puede ayudar a lograr este objetivo.

Luego, tenemos que considerar la complejidad de las facturas y los datos de las facturas. Por ejemplo, las facturas simples con unas pocas partidas, sin deducciones ni anomalías, se pueden automatizar fácil y completamente y, dependiendo de los bienes comprados, la conciliación bidireccional puede ser suficiente.

Para los más complejos, donde el número de elementos de línea varía, hay información incompleta o inconsistente, y también hay deducciones y anomalías, la coincidencia bidireccional no es la mejor solución y el trabajo manual debe reemplazarse por la automatización de procesos y la IA.

¿Cómo funciona la conciliación manual de facturas?

Ahora que las diferencias entre los métodos de conciliación son claras, veamos los pasos típicos en un proceso de conciliación de facturas manual de tres vías, para comprender qué se automatiza y qué no.

 

Como se mencionó, en la conciliación triple, la factura se compara tanto con la orden de compra como con la entrada de mercancías para garantizar que los tres documentos coincidan antes de que se pague la factura.

 

En un proceso de comparación manual, el equipo de AP tendría que verificar todos estos documentos:

 

  1. La orden de compra (PO) emitida por el comprador al proveedor, detallando los bienes o servicios a comprar, la cantidad, el precio acordado y la fecha de entrega.

  2. El recibo de mercancías (GR) emitido por el comprador para confirmar que los bienes o servicios han sido recibidos y que coinciden con los detalles de la orden de compra. El GR incluye detalles como la fecha de recepción, la cantidad recibida y cualquier discrepancia o daño.

  3. La factura emitida por el proveedor para solicitar el pago de los bienes o servicios entregados. La factura incluye artículos de línea con detalles como la descripción del artículo, la cantidad, el precio y las condiciones de pago.

 

Si este proceso se realiza manualmente, cualquier discrepancia debe investigarse y resolverse antes de que la factura pueda procesarse para el pago. Una vez que la factura ha sido verificada y aprobada, se puede procesar el pago.

 

Al cotejar los tres documentos, el cotejo tripartito ayuda a garantizar que las facturas sean precisas, que se pague a los proveedores por los bienes o servicios entregados y que se minimicen los fraudes y los errores.

 

La conciliación de facturas y órdenes de compra es solo un paso en el proceso de automatización de facturas, pero requiere mucho tiempo. Por lo tanto, la automatización de esta parte del proceso puede tener un impacto significativo en el resultado final, especialmente si sus departamentos de compras y AP manejan grandes volúmenes de facturas y órdenes de compra.

Informe

Transformación de la gestión del gasto en la era de la IA: un informe marco

A medida que las empresas se enfrentan a complejidades cada vez mayores y una competencia en aumento, deben reconocer el potencial transformador de la inteligencia artificial para mantenerse a la vanguardia.

Desafíos en un proceso de conciliación de facturas manual

El cotejo manual de facturas puede presentar una serie de desafíos para las empresas, incluido un mayor número de errores debido a la gran cantidad de datos que deben procesarse o a las discrepancias entre los recibos, las facturas y las órdenes de compra correspondientes.

El proceso requiere mucho trabajo y tiempo, ya que requiere que el personal verifique manualmente cada factura con las órdenes de compra y los recibos. Esto puede suponer una pérdida de recursos y puede provocar retrasos en el procesamiento de los pagos, lo que afectaría al flujo de caja.

Además, en una configuración manual, puede ser difícil obtener una visibilidad completa de todo el proceso de compra a pago. Esto puede dificultar que el equipo de AP identifique áreas donde se pueden mejorar los procesos o identificar posibles fraudes o errores.

Y por último, tenemos los problemas de desajustes, sobrepagos y facturas fraudulentas. Las discrepancias pueden ocurrir debido a una variedad de razones, como errores causados por tasas de cambio de divisas internacionales fluctuantes, ingreso de datos incorrectos o costos de envío no anticipados que se agregan.

Los tipos de desviaciones más frecuentes incluyen discrepancias en el número de artículos de la factura en comparación con los de la orden de compra o recibo de venta, e inconsistencias entre el precio de la factura y el precio de la orden de compra.

Estos errores pueden dar lugar a un pago excesivo de bienes o servicios. Por ejemplo, si la cantidad o el precio de los bienes recibidos es incorrecto, la factura puede pagarse en su totalidad sin que se advierta la discrepancia.

Por el contrario, la automatización del proceso de correspondencia a través de soluciones de software de cuentas por pagar puede reducir los errores, aumentar la eficiencia y ahorrar dinero al evitar los sobrepagos.

Cómo la tecnología de conciliación de facturas mejora la eficiencia

Los desafíos mencionados se pueden abordar de manera efectiva mediante la implementación de la tecnología de conciliación de facturas. Al incorporar procesos automatizados de conciliación de facturas, las organizaciones pueden optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia operativa.

Precisión mejorada y reducción de errores

Uno de los principales desafíos en el cotejo manual de facturas es el mayor riesgo de errores humanos debido al gran volumen de datos involucrados.

La tecnología de conciliación de facturas utiliza algoritmos de IA avanzados y capacidades de aprendizaje automático para conciliar con precisión las facturas con las órdenes de compra y los recibos.

Por ejemplo, con el módulo de facturación de Yokoy, la IA realiza toda la captura, validación y comparación de datos, y la mayor parte del proceso está automatizado, lo que lleva a una disminución significativa de los errores y una mejora en la velocidad.

Las facturas duplicadas se detectan automáticamente para que los equipos de finanzas puedan actuar rápidamente sobre las facturas que necesitan su atención.

Por lo tanto, al automatizar el proceso con inteligencia artificial, las empresas pueden reducir significativamente los errores causados por errores de ingreso de datos humanos, facturas duplicadas o discrepancias en precios y cantidades.

Mayor eficiencia y ahorro de tiempo

La conciliación manual de facturas es una tarea laboriosa que consume tiempo y recursos valiosos. La automatización impulsada por la tecnología acelera el proceso de conciliación, lo que permite ciclos de aprobación y procesamiento de facturas más rápidos.

 

Por ejemplo, con Yokoy, las empresas pueden implementar flujos de aprobación para proveedores específicos, centros de costos o enrutar facturas a gerentes de línea por ciertos montos.

 

Al automatizar las tareas rutinarias de administración de facturas, como la extracción y comparación de datos, los empleados pueden concentrarse en actividades de valor agregado. Esta eficiencia genera ahorros de tiempo, acelera el flujo de efectivo y mejora las relaciones con los proveedores.

 

Además, para mayor comodidad, las facturas se pueden administrar tanto en dispositivos móviles como de escritorio, y la experiencia del usuario es perfecta en todos los dispositivos.

Visibilidad y control mejorados

La falta de visibilidad del proceso de conciliación de facturas puede dificultar la gestión financiera eficaz. La tecnología de conciliación de facturas brinda visibilidad en tiempo real del estado de las facturas, lo que permite a las empresas rastrear y monitorear todo el proceso.

Esta visibilidad ayuda a identificar cuellos de botella, demoras o errores potenciales, lo que permite una resolución rápida. Con un mayor control sobre las cuentas por pagar, las empresas pueden optimizar el flujo de caja, mejorar las previsiones y tomar decisiones financieras informadas.

Por ejemplo, el módulo de análisis de Yokoy proporciona datos en tiempo real, por lo que los departamentos de AP pueden obtener fácilmente informes para ver qué facturas de proveedores están atascadas en los procesos de aprobación y qué pagos de facturas se retrasan.

Detección y prevención de fraude

El fraude de facturas es una preocupación importante para las empresas, con implicaciones financieras potencialmente graves. Los procesos manuales dificultan la detección de facturas fraudulentas o actividades sospechosas.

 

Con la tecnología de comparación de facturas automatizada, las empresas se benefician de algoritmos sofisticados que pueden identificar anomalías, facturas duplicadas o cambios no autorizados en tiempo real. Por ejemplo, la IA de procesamiento de facturas de Yokoy detecta las infracciones de políticas a medida que ocurren, lo que garantiza el cumplimiento de las políticas internas y las regulaciones externas.

 

Al señalar tales discrepancias, las empresas pueden prevenir el fraude, mitigar las pérdidas financieras y garantizar el cumplimiento de los controles internos y los requisitos reglamentarios.

Reducción de costes y optimización de recursos

Los procesos manuales implican costos administrativos sustanciales, que incluyen mano de obra, papel y almacenamiento. Al automatizar el cotejo de facturas, las empresas pueden reducir significativamente los costos asociados con la entrada manual de datos, la impresión y el almacenamiento físico.

Además, el proceso simplificado mejora la asignación de recursos al eliminar tareas redundantes, lo que permite a las organizaciones asignar recursos humanos a actividades más estratégicas.

Escalabilidad y adaptabilidad

A medida que las empresas crecen y los volúmenes de transacciones aumentan, los procesos manuales pueden tener dificultades para manejar la carga de trabajo de manera efectiva. La tecnología de conciliación de facturas ofrece escalabilidad, gestionando sin esfuerzo mayores volúmenes de facturas sin comprometer la precisión o la eficiencia, y sin aumentar el número de empleados.

Además, las soluciones modernas de automatización de facturas como Yokoy pueden integrarse con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) existentes, lo que permite procesos integrales sin problemas.

Próximos pasos

En conclusión, la conciliación manual de facturas con órdenes de compra y recibos de mercancías plantea desafíos importantes, incluido el consumo de tiempo y la posibilidad de errores que pueden generar discrepancias financieras y de inventario. Para superar estos desafíos, las empresas recurrieron a métodos automatizados de conciliación de facturas, como la conciliación de 2, 3 y 4 vías.

Al decidir sobre el método de comparación apropiado, las empresas deben considerar varios criterios, incluida la necesidad de precisión, la prevención del fraude y el nivel de control sobre el inventario y los registros financieros.

Al seleccionar el método de combinación correcto y aprovechar las herramientas de automatización, las empresas pueden optimizar sus operaciones, minimizar los errores y optimizar la gestión financiera.

Las soluciones de automatización, como el software de automatización de facturas de Yokoy, pueden acelerar significativamente el proceso de correspondencia, mejorando la eficiencia de los departamentos de AP. 

Simplifica la gestión de tus gastos corporativos

Contenido relacionado

Si te ha gustado este artículo, puede que los siguientes recursos te sean de ayuda.

Headline

Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.

Headline

Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.

Headline

Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.