Seis desafíos principales en la automatización de facturas y cómo superarlos
- Last updated: junio 3, 2023
- Invoice management
Las cuentas por pagar a menudo se consideran gastos generales y parte del coste de hacer negocios. En consecuencia, es posible que los directores financieros no presten mucha atención a su proceso de gestión de facturas, suponiendo que se solucione solo.
Desafortunadamente, esta suposición no podría estar más lejos de la verdad. De hecho, es muy probable que como CFO no tenga una visión completa de su función de Cuentas por pagar, y mucho menos sepa el coste total de pago de sus facturas de su empresa.
Según datos de la industria, más de dos tercios de las empresas experimentan errores en más del 1 % de su volumen total de facturas, y entre el 20 % y el 30 % de todas las facturas resultan en excepciones de una forma u otra.
Como tal, es crucial arreglar este proceso intrínsecamente defectuoso, y la automatización de la gestión de facturas puede ofrecer una solución simple y preparada para el futuro. La tecnología de automatización de facturas puede agilizar su proceso, liberando a su personal financiero para que se concentre en tareas más estratégicas que mejoren el rendimiento financiero general.
Entonces, profundicemos en los retos de la automatización de la gestión de facturas y veamos algunas formas prácticas de abordarlos.
Principales retos en la automatización de facturas
Desafío #1: Procesos manuales
Según IOFM, la empresa promedio aún recibe el 63% de sus facturas en formato papel.
Esta dependencia de las facturas en papel reduce significativamente la capacidad de las empresas para procesar las facturas de manera eficiente sin intervención humana. De hecho, más de la mitad de las empresas encuestadas gestionan manualmente más del 75 % de sus facturas en papel.
El procesamiento manual de facturas en papel conduce a una entrada de datos costosa y propensa a errores, extravío de facturas, largos ciclos de aprobación y resolución de excepciones que generan cargos por mora y descuentos perdidos, riesgos de cumplimiento y seguridad, altos costes de almacenamiento y recuperación en papel, demoras en la carga aprobada datos de facturas a sistemas posteriores y consultas de proveedores sobre facturas y estados de pago que consumen mucho tiempo.
En consecuencia, el 17 % de los departamentos de cuentas por pagar consideran que el ingreso de datos de facturas es su principal desafío, mientras que el 15 % identifica la codificación de facturas como su principal preocupación, según lo informado por IOFM.
Además, en un proceso de cuentas a pagar basado en papel, el personal debe recopilar y conciliar manualmente la orden de compra, la factura y la información de pago, lo que se suma a la naturaleza laboriosa y lenta del proceso.
Si bien esto ayuda con la gestión eficaz del capital de trabajo y evita el fraude y los pagos duplicados, hacer coincidir los elementos de línea de la factura con los datos en un sistema de órdenes de compra y cumplir con las aprobaciones manuales de facturas es un problema significativo para el 28% de los departamentos de cuentas por pagar.
Además, el 20 % de las empresas tiene dificultades para obtener pruebas de los documentos de entrega necesarios para la conciliación, y un porcentaje igual enfrenta desafíos para conciliar facturas duplicadas cuando procesa facturas en papel, según lo revelado por la investigación de IOFM.
Desafío #2: Datos inexactos o incompletos
Otro desafío común en la gestión de facturas es lidiar con datos inexactos o incompletos. Las facturas a menudo tienen errores, como información que falta, cantidades incorrectas o entradas duplicadas, lo que puede crear problemas importantes para los departamentos de cuentas por pagar.
Las causas de datos inexactos o incompletos se pueden atribuir a varios factores. Primero, la entrada manual de datos puede ser propensa a errores, ya que el error humano es un riesgo inherente. En segundo lugar, puede haber una falta de procedimientos estandarizados o herramientas de automatización en el proceso de cuentas por pagar, lo que genera inconsistencias en el ingreso de datos, por ejemplo, cuando se utilizan procesos en papel u hojas de cálculo.
En tercer lugar, la comunicación inadecuada entre los departamentos de cuentas por pagar y los proveedores puede dar como resultado la falta de información o discrepancias y errores en la factura.
Y, por último, la ausencia de un sistema de gestión de datos eficiente puede provocar la pérdida de información o dificultar el seguimiento de las facturas, lo que también aumenta el riesgo de errores durante el procesamiento de pagos.
Desafío #3: flujos de trabajo de aprobación complejos
Un tercer desafío común en el procesamiento de facturas son los flujos de trabajo de aprobación. A menudo, el proceso de aprobación de las cuentas por pagar es complejo y carece de claridad y consistencia.
Esto puede deberse a diferencias en la estructura organizativa, por ejemplo, en organizaciones globales donde cada entidad utiliza un sistema de contabilidad diferente, un proceso específico o un software de automatización de facturas diferente.
Además, el uso de procesos comerciales basados en papel puede complicar aún más los flujos de trabajo de aprobación, lo que genera demoras y errores.
Las consecuencias de los flujos de trabajo de aprobación complejos incluyen un mayor tiempo de procesamiento, mayores costes asociados con la intervención manual, posibles problemas de cumplimiento normativo y dificultad para rastrear el estado de las facturas. Las facturas que requieren varios niveles de aprobación pueden perderse entre sistemas, lo que puede dar lugar a pagos atrasados y descuentos por pago anticipado perdidos.
Desafío #4: Seguridad de datos y cumplimiento normativo
La seguridad de los datos y el cumplimiento normativo son las principales preocupaciones de cualquier organización, y la implementación de un sistema de automatización de cuentas a pagar puede plantear nuevos desafíos en esta área. Algunas de las causas de estos desafíos son:
Filtraciones de datos
A medida que las organizaciones adoptan sistemas de automatización de facturas, más datos se procesan y almacenan electrónicamente, lo que aumenta el riesgo de filtraciones de datos. Los actores maliciosos buscan constantemente vulnerabilidades en los sistemas para obtener acceso no autorizado a información confidencial.
Si ocurre una filtración de datos, puede exponer datos de alto valor, incluidos detalles de cuentas bancarias, información personal de proveedores y empleados, y transacciones financieras.
Dichas infracciones pueden provocar pérdidas financieras, daños a la reputación y responsabilidades legales para la organización. Recuperar la confianza del cliente y mitigar las consecuencias de una infracción puede ser un proceso largo y costoso.
Incumplimiento normativo
El cumplimiento de las regulaciones de privacidad de datos (como RGPD, CCPA) y los requisitos de informes financieros (como la Ley Sarbanes-Oxley) es crucial para las organizaciones.
La implementación de un software de automatización de procesamiento de facturas introduce nuevas complejidades en la gestión del cumplimiento. Las organizaciones deben asegurarse de que el sistema de facturación y sus procesos asociados se alineen con las regulaciones y estándares de la industria relevantes.
El incumplimiento de estas normas puede tener consecuencias graves, incluidas multas significativas, acciones legales y daños a la reputación de la organización.
Desafío #5: Falta de estandarización
Finalmente, otro desafío importante en la automatización de cuentas por pagar es la falta de estandarización en el formato y contenido de las facturas.
Los proveedores pueden usar diferentes métodos de facturación, por ejemplo, una combinación de procesamiento manual de facturas y facturación electrónica, así como diferentes programas de procesamiento de facturas para diferentes entidades. Esto puede conducir fácilmente a una falta de coherencia en los datos, lo que dificulta la extracción y el procesamiento automático de la información necesaria.
La ausencia de estandarización en los flujos de trabajo de procesamiento de facturas aumenta el riesgo de errores y demoras en el procesamiento de facturas, lo que puede afectar todo el ciclo de factura a pago.
Además, la falta de estandarización también puede generar dificultades para integrar soluciones de procesamiento de facturas automatizadas con los sistemas existentes, como el software de planificación de recursos empresariales (ERP), que pueden tener sus propios requisitos de datos y reglas de formato específicos.
Esto puede generar más retrasos y errores en el procesamiento de facturas, ya que la falta de estandarización dificulta la automatización de la transferencia de datos entre sistemas.
Otra consecuencia de la falta de estandarización es la posibilidad de disputas entre proveedores y compradores. Pueden surgir disputas debido a las diferencias en la interpretación del contenido o el formato de la factura, lo que genera retrasos en el pago de facturas y tensiones en las relaciones entre las partes involucradas.
Artículo del blog
Automatización de cuentas a pagar: Cómo acelerar el proceso de cuentas a pagar con software de IA
Las facturas de proveedores suponen el 90% del gasto de las empresas. El software de IA de Yokoy automatiza el proceso de cuentas a pagar, lo que supone un ahorro de costes y tiempo.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Desafío #6: Visibilidad del flujo de caja
Los altos ejecutivos de finanzas priorizan el análisis del flujo de efectivo, pero un número significativo de empresas luchan por pronosticar con precisión su flujo de efectivo a mediano plazo. Los datos de KPMG muestran que solo el 23 % de las empresas se han aproximado al 5 % de sus pronósticos, y los datos inexactos son una de las principales dificultades para los altos ejecutivos y los directores financieros.
Además, el 34 % de las empresas carecen de visibilidad de los datos de facturación y pago. En un entorno de procesamiento de facturas en papel, los administradores de efectivo tienen una capacidad limitada para obtener una visión general de todas las facturas en el flujo de trabajo, lo que dificulta las oportunidades para mejorar el capital de trabajo.
La incapacidad de administrar el efectivo de manera eficiente puede tener efectos adversos en toda la organización, incluidos costes de endeudamiento más altos y la incapacidad de invertir en el crecimiento. Como resultado, el 58 % de las empresas expresa la necesidad de visibilidad en tiempo real de los datos financieros de las cuentas por pagar.
Sin embargo, en un entorno basado en papel, los datos esenciales no se capturan, la información está mal organizada, la puntualidad de la información se ve comprometida, los sistemas carecen de integración y los responsables de la toma de decisiones carecen de acceso a variables clave.
Cómo superar estos desafíos de gestión de facturas con Yokoy
En Yokoy, ayudamos a las empresas globales a automatizar por completo sus procesos de gestión de gastos corporativos, incluidos los flujos de procesamiento de facturas. Los pilares de nuestro módulo de automatización de facturas son:
- Extracción automatizada de datos de facturas, para evitar errores y reducir los riesgos asociados con la entrada manual de datos
- Procesamiento de facturas basado en IA, para garantizar que todas las facturas se paguen a tiempo
- Datos en tiempo real para una visibilidad completa de los diferentes usuarios de la empresa (solicitante, aprobador, equipo de finanzas)
- Un diseño fácil de usar, que garantiza una experiencia de usuario perfecta en todos los dispositivos, para que todos los usuarios puedan enviar, revisar y aprobar facturas sobre la marcha.
- Integración con los sistemas ERP más grandes y API abierta para integraciones personalizadas
Al digitalizar y automatizar el proceso de gestión de facturas, Yokoy garantiza un tiempo de pago más corto, un menor riesgo de errores y errores, y un menor coste de procesamiento de facturas.
Así es como nuestro software ayuda a abordar los desafíos mencionados anteriormente.
1. Reducir el trabajo manual con la captura de datos automatizada
Cargar la factura en Yokoy permitirá la extracción, manipulación y contabilización de datos automatizada en el sistema ERP.
Las facturas se pueden cargar manualmente o reenviándolas a una dirección de correo electrónico dedicada. Una vez cargado, el software puede extraer automáticamente la mayoría de los campos, desde el número de factura, la fecha y la fecha de vencimiento, hasta el proveedor, la moneda, el número de orden de compra y los artículos de línea. Esto se hace usando la tecnología OCR.
Esto no solo reduce el tiempo dedicado al procesamiento de facturas, sino que también garantiza reservas correctas y de alta calidad, ya que el riesgo de errores humanos se reduce al mínimo.
2. Minimizar los errores con la validación de datos basada en IA
Una vez que se leen los datos de la factura, la tecnología de inteligencia artificial de Yokoy toma el control, procesa la información y la valida para una mayor categorización. Luego, los algoritmos de IA hacen coincidir los datos y los comparan con los datos de su sistema ERP.
La IA de Yokoy puede relacionar facturas con proveedores y órdenes de compra, y puede automatizar la codificación de elementos de línea, incluidas categorías, objetos de coste, tipos de IVA, etc.
La tecnología de inteligencia artificial de Yokoy aprende con cada factura cargada y se vuelve más inteligente con el tiempo, lo que garantiza tasas de precisión muy altas. La función de «codificación inteligente» permite que el software aprenda cómo los usuarios codifican una factura y permite reducir el tiempo de procesamiento al sugerir una predicción del objeto de coste y la categoría, por artículo de línea.
Si se encuentran errores, por ejemplo, facturas duplicadas o datos que parecen fraudulentos o que no coinciden con los datos del ERP, Yokoy envía alertas a los roles de usuario preestablecidos, lo que garantiza que los valores atípicos se verifiquen individualmente. Esto evita incumplimientos de políticas y pagos dobles, y reduce al mínimo la intervención manual.
Mediante el uso de algoritmos de aprendizaje automático y automatización de IA, Yokoy reduce significativamente el riesgo de datos inexactos o incompletos, detectando errores o discrepancias y marcándolos para su revisión en tiempo real.
3. Reforzar el cumplimiento normativo con flujos de trabajo personalizados y flujos de aprobación
Yokoy garantiza un proceso de cuentas a pagar sin fricción a través de la automatización de extremo a extremo y flujos de trabajo personalizados y flujos de aprobación previa. Cada departamento y entidad puede establecer sus propios flujos de aprobación, según las funciones de los usuarios y las reglamentaciones del país.
Por ejemplo, puede implementar flujos de trabajo basados en proveedores, donde el software asigna una aprobación de proveedor predeterminada al momento del envío. En este caso, si no se define la aprobación del proveedor, la factura se puede enviar automáticamente para su revisión.
Otra opción es implementar flujos de trabajo de responsable de departamento con aprobaciones automáticas, donde todas las facturas se aprueban automáticamente si están por debajo de un umbral específico.
Los flujos de trabajo basados en objetos de coste también se pueden automatizar o, en casos más complejos, se puede usar una combinación de flujos de aprobación: por ejemplo, flujos de trabajo de aprobación de objetos de coste con flujos de trabajo automatizados basados en proveedores.
Al estandarizar la mayoría de los mecanismos de validación y los procedimientos de aprobación, y al permitir que las empresas centralicen todas sus facturas en una sola plataforma, nuestro software ayuda a optimizar los procesos tanto a nivel de entidad como entre departamentos, lo que contribuye a una visibilidad y un control reales de extremo a extremo. Esto rompe los silos de datos, lo que hace posible el análisis de gastos en tiempo real y garantiza pronósticos más precisos.
4. Evitar los retrasos con la integración end-to-end y los informes en tiempo real
Yokoy evita retrasos en los pagos a través de la automatización y las integraciones de extremo a extremo. En un proceso manual, es común que las facturas se atasquen en el proceso, lo que genera retrasos en los pagos de las facturas de los proveedores.
Nuestro software facilita la implementación de aprobaciones automáticas para ciertos proveedores, de modo que su departamento de AP tenga visibilidad en tiempo real de los pagos pendientes y los tiempos de pago. Con el módulo de análisis, su equipo de finanzas puede calcular los tiempos de procesamiento de cualquier proveedor en menos de un minuto.
Además, puede recibir notificaciones en tiempo real para identificar y resolver fácilmente los cuellos de botella y enrutar automáticamente las facturas a las partes interesadas adecuadas para reducir el tiempo de procesamiento. Yokoy le permite definir roles y responsabilidades para cada parte interesada involucrada en el proceso de aprobación, lo que reduce el riesgo de aprobaciones duplicadas o conflictivas.
Próximos pasos
Para concluir, las soluciones de automatización de facturas ayudan a las empresas a abordar los desafíos más comunes del procesamiento de facturas, lo que garantiza un mejor control de los gastos.
El módulo de automatización de facturas de Yokoy ayuda a reducir los costes operativos generales al optimizar los procesos manuales y minimizar el riesgo de errores y presentaciones tardías. Mediante el uso de la automatización de IA, la funcionalidad de procesamiento de facturas de Yokoy ayuda a hacer cumplir las políticas, lo que reduce el riesgo de fraude y garantiza el cumplimiento de los controles internos.
Además, nuestro software mejora la visibilidad de los gastos, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos en tiempo real, monitorear el flujo de caja, rastrear el estado de los pagos y fortalecer las relaciones con los proveedores a través de pagos oportunos y precisos.
Si deseas ver nuestro software en acción, puedes solicitar una demostración a continuación.
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