Priorizar la satisfacción de los empleados: el caso de una mejor UX en herramientas financieras
- Last updated: junio 3, 2023
- Employee satisfaction
Co-founder & CCO, Yokoy
El mundo de las finanzas está cambiando rápidamente, con tecnologías disruptivas y expectativas cambiantes de los consumidores que remodelan el panorama. Sin embargo, a pesar de estos cambios, muchas herramientas financieras siguen estancadas en el pasado, con una interfaz y una experiencia de usuario deficientes.
Aunque no parezca un asunto urgente de abordar, el nivel de satisfacción de los empleados en el departamento de finanzas sugiere lo contrario.
(In)satisfacción de los empleados en el departamento de finanzas
Según un informe de reclaim.ai de 2022, los profesionales financieros se encuentran entre los más insatisfechos con sus funciones.
No solo se encuentran entre los tres departamentos con más exceso de trabajo, con un promedio de 48,4 horas de trabajo a la semana, sino que también reportan las tasas de agotamiento más altas, con un 73,1 % en 2022 en comparación con un 81,7 % en 2021.
Por supuesto, han pasado algunos meses desde que se recopilaron los datos en octubre de 2022, por lo que estos números pueden haber cambiado ligeramente. Pero esto no significa que debamos ignorar este tema.
Entonces, ¿qué está causando el aumento de la insatisfacción de los empleados en el departamento de finanzas?
Según la encuesta, los tres principales factores de estrés para los profesionales de las finanzas son:
- La falta de tiempo para trabajo sin interrupciones (83,3%)
- La falta de conciliación de la vida laboral y personal y la falta de tiempo libre (58,3 %)
- Fatiga por notificaciones y distracciones (50%)
Sorprendentemente, no son las largas horas de trabajo las que causan la mayor frustración. Es la falta de tiempo para trabajar sin interrupciones, a lo que contribuyen en gran medida las herramientas obsoletas y los procesos ineficientes.
El cambio constante entre herramientas, la persecución de recibos y empleados, la combinación de pasos manuales y digitales en los procesos de finanzas: todas estas pequeñas pero molestas ineficiencias pueden interrumpir el foco de los empleados de finanzas, causando una mayor insatisfacción.
La mayoría de estos factores son relativamente fáciles de solucionar.
Al adoptar herramientas modernas y reinventar los procesos tradicionales, los líderes financieros pueden permitir que sus equipos trabajen de manera más eficiente y efectiva, aumentando su satisfacción laboral.
Sin embargo, entendemos que el cambio puede ser desalentador para muchas organizaciones, y los líderes financieros pueden dudar en dar el salto a lo desconocido.
Entonces, en este artículo, veremos más de cerca cómo las empresas pueden abordar el problema de manera efectiva. ¡Entremos en materia!
Del cambio de contexto al aburrimiento: las causas profundas de la insatisfacción de los empleados de finanzas
Un factor que contribuye a la insatisfacción entre los empleados de finanzas es el constante cambio de contexto que tienen que hacer.
Esto es particularmente cierto en organizaciones más grandes, donde los profesionales de finanzas deben hacer malabarismos con múltiples tareas simultáneas, como la gestión de presupuestos, la revisión de gastos y procesar facturas.
El alto nivel de multitarea involucrado, así como los procesos desarticulados causados por sistemas aislados e integraciones mal ejecutadas pueden generar estrés y agotamiento, lo que en última instancia resulta en una reducción de la productividad y una disminución de la satisfacción laboral.
Además, en las empresas globales, los profesionales financieros deben navegar a través de numerosas normas y reglamentos locales, lo que agrega una capa adicional de complejidad a su carga de trabajo. La necesidad de concentrarse en los detalles cuando se revisan los gastos o se procesan las facturas puede llevar mucho tiempo y ser frustrante, lo que lleva a una disminución de la satisfacción de los empleados.
Finalmente, otro factor que puede contribuir a la insatisfacción entre los empleados de finanzas es la naturaleza repetitiva y, a menudo, mundana de las tareas que realizan.
A pesar de los avances en tecnología y digitalización, muchos procesos financieros aún involucran una combinación de tareas manuales y digitales, lo que puede sumar cantidades significativas de tiempo y esfuerzo desperdiciados.
Esto puede provocar aburrimiento, frustración y, en última instancia, una disminución de la satisfacción de los empleados.
Para abordar estos desafíos, las organizaciones pueden comenzar arreglando lo básico: reemplazar sus herramientas financieras obsoletas con un software moderno, fácil de usar e intuitivo que elimine los silos del sistema, agilice los procesos y elimine el trabajo manual repetitivo.
¿Por qué las herramientas financieras ignoran la experiencia de usuario y la satisfacción de los empleados?
"Los equipos de finanzas a menudo tienen que trabajar con múltiples sistemas que no se integran, lo que genera una experiencia fragmentada y confusa. Esto puede hacer que sea difícil encontrar la información que se necesita y completar las tareas rápidamente."
Históricamente, las herramientas financieras heredadas han priorizado la funcionalidad sobre la UX (experiencia de usuario, o user experience en inglés), lo que genera malas experiencias tanto para los remitentes como para los aprobadores.
Si bien los empleados solo pueden interactuar con estas herramientas cuando envían gastos, los profesionales financieros deben lidiar con procesos ineficientes y silos de sistemas a diario.
Hasta hace poco, la mala experiencia de usuario de las herramientas financieras se aceptaba como un hecho y se hacían pocos esfuerzos para mejorarla. Pero a medida que los empleados se acostumbraron a las interfaces intuitivas y fáciles de usar de las herramientas y el software B2C, aumentaron sus expectativas de una mejor experiencia de usuario en el lugar de trabajo.
Los empleados esperan el mismo nivel de simplicidad y facilidad de uso en sus herramientas de trabajo que en su vida personal:
- Nadie quiere pasar de pedir un Uber y recibir sus compras en casa con un solo clic, a navegar por sistemas intrincados y cambiar entre tareas manuales y digitales para simplemente enviar una factura a una herramienta de informes de gastos.
- Lo mismo para las facturas: ningún empleado de finanzas quiere verificar manualmente las líneas de pedido para luego relacionarlas con las facturas del proveedor.
Esto ejerce presión sobre las organizaciones para que proporcionen herramientas que no solo sean funcionales, sino también fáciles de usar y atractivas.
Los empleados que se sienten frustrados con las herramientas que tienen que usar probablemente serán menos productivos, menos comprometidos y menos satisfechos con su trabajo.
El problema se agrava durante el cierre de fin de mes y de fin de trimestre, cuando la presión es alta y las pequeñas frustraciones pueden sumarse rápidamente hasta el punto de ruptura. Los empleados pueden acelerar las tareas administrativas, lo que genera errores y una carga de trabajo adicional para los equipos financieros que tienen que perseguirlos.
Para abordar estos desafíos, las organizaciones deben priorizar la UX y la satisfacción de los empleados en sus herramientas financieras. Esto significa invertir en interfaces fáciles de usar, integrar sistemas dispares y optimizar los procesos para reducir la frustración y aumentar la productividad.
Informe
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Qué pueden hacer los líderes financieros para mejorar la satisfacción de los empleados
Estos son algunos pasos que los líderes financieros pueden tomar para mejorar la satisfacción de los empleados con las herramientas financieras.
Experiencia del remitente: IA y tarjetas corporativas inteligentes
Para los remitentes, deja atrás las herramientas basadas en OCR y adopta tecnología moderna impulsada por IA que elimina la necesidad de intervención manual.
Un ejemplo son las tarjetas corporativas inteligentes que están conectadas a una herramienta central de gestión de gastos que es compatible con dispositivos móviles. Esto permite a los empleados enviar fácilmente los gastos sobre la marcha, sin necesidad de introducir datos manualmente ni recibos en papel.
La entrada manual de datos puede ser un proceso tedioso y lento para los empleados, lo que genera frustración y errores. Al adoptar herramientas impulsadas por IA que automatizan la captura de datos, los empleados pueden ahorrar tiempo y concentrarse en tareas más valiosas.
Experiencia del aprobador: una herramienta central y datos en tiempo real
Para los aprobadores, optimiza las herramientas para evitar el cambio de contexto y elige herramientas con una buena experiencia de aprobador/administrador. Esto significa seleccionar herramientas que se integren con otros sistemas y proporcionen una interfaz fácil de usar para que los aprobadores revisen y aprueben los gastos.
Una buena experiencia como aprobador es clave para garantizar que los gastos se aprueben de manera oportuna. Si el proceso de aprobación es demasiado complejo o lleva mucho tiempo, puede provocar retrasos y frustración tanto para los empleados como para los equipos financieros.
Tanto para los remitentes como para los aprobadores, elige herramientas que utilicen IA para automatizar la lógica y los pasos del proceso, a fin de reducir la carga mental de los profesionales y empleados financieros.
Esto puede incluir la automatización de procesos como la categorización de gastos y los cálculos de reembolso, así como el suministro de notificaciones y recordatorios inteligentes para garantizar que las tareas se completen a tiempo.
Y por último, asegúrate de equipar a tu equipo de finanzas con un software que pueda brindarles control total y visibilidad en tiempo real.
Al automatizar los procesos manuales, puedes reducir el riesgo de errores y liberar a los profesionales financieros para que se concentren en tareas más estratégicas. En última instancia, esto puede conducir a mejores resultados comerciales y una mayor satisfacción de los empleados.
Uniéndolo todo: la experiencia Yokoy
Ahora, imagina un escenario en el que las herramientas financieras se crean pensando en la comodidad del usuario. Cada etapa del proceso está optimizada y agilizada para lograr la máxima eficiencia, y los empleados pueden presentar los gastos con facilidad y sin intervención manual.
En Yokoy, la experiencia del usuario es una prioridad máxima, lo que se refleja tanto en las decisiones de diseño como de ingeniería. Estos son algunos ejemplos de cómo abordamos los problemas causados por herramientas financieras obsoletas.
Experiencia de usuario
La interfaz de usuario de Yokoy es intuitiva y sencilla, lo que facilita a los empleados enviar los gastos rápidamente y sin complicaciones.
Adaptabilidad móvil
Yokoy está diseñado para funcionar en cualquier dispositivo, ya sea un ordenador de escritorio o un teléfono móvil, brindando la máxima flexibilidad para los empleados en movimiento.
Automatización a través de IA
Yokoy automatiza hasta el 90 % del proceso de gestión de gastos, lo que reduce la necesidad de intervención manual y libera un tiempo de valor para que los equipos financieros se concentren en tareas más estratégicas.
Además, nuestro motor de inteligencia artificial detecta errores, duplicados y valores atípicos, lo que elimina la necesidad de que los profesionales financieros verifiquen manualmente los recibos y las facturas línea por línea o artículo por artículo.
Integraciones
Yokoy se integra a la perfección con otras herramientas financieras populares, como softwares de contabilidad, herramientas de gestión de viajes y sistemas de recursos humanos, lo que la convierte en una solución flexible y escalable.
Análisis e informes en tiempo real
Yokoy proporciona análisis detallados de todos los gastos enviados, lo que brinda a los equipos financieros una mayor visibilidad y control sobre los gastos de su empresa. Esto ayuda a los equipos de finanzas a identificar rápidamente las áreas que requieren optimización y tomar decisiones informadas.
En conclusión, en Yokoy la experiencia está en el centro de cada decisión que se toma, y esto se refleja en su diseño, funcionalidad y capacidades de integración.
El resultado es una solución que brinda la máxima eficiencia, flexibilidad y escalabilidad, lo que permite que los equipos financieros trabajen de manera más inteligente y efectiva.
Próximos pasos
Invertir en herramientas financieras eficientes y fáciles de usar puede requerir un coste inicial, pero los beneficios de una mayor productividad, el compromiso de los empleados y el éxito comercial en general hacen que valga la pena la inversión.
Si desea ver lo que Yokoy puede hacer por su equipo financiero, puede reservar una demostración a continuación.
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