Cómo prevenir el fraude en los gastos con el control del cumplimiento impulsado por la IA y flujos personalizados
- Last updated: junio 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
El fraude en los gastos es un problema generalizado que sigue afectando a empresas de todos los tamaños y sectores. De hecho, una encuesta reciente de la Association of Certified Fraud Examiners descubrió que las organizaciones pierden cada año un 5% de sus ingresos por fraude, siendo el fraude en el reembolso de gastos uno de los tipos de fraude más comunes.
Para las empresas con múltiples entidades globales, el riesgo de fraude en los gastos puede ser aún mayor, dada la complejidad de gestionar los gastos en diferentes regiones y unidades de negocio.
La buena noticia es que existen soluciones innovadoras que pueden ayudar a evitar el fraude en los gastos y agilizar el proceso de declaración de gastos. Y la mejor noticia es que estas soluciones se basan en el cumplimiento de las normativas impulsado por la IA y en flujos de trabajo personalizados, lo que proporciona un nivel de automatización y precisión que antes se consideraba imposible.
Pero aquí está el truco: la idea de que se puede confiar en las máquinas para detectar y prevenir con precisión el fraude en los gastos puede parecer una contradicción para algunos. ¿Cómo podemos confiar en que las máquinas hagan juicios éticos cuando se trata de informar sobre gastos?
Sin embargo, lo cierto es que las soluciones de cumplimiento de normativa impulsadas por la IA pueden proporcionar un nivel de precisión y transparencia sin precedentes que puede ayudar a prevenir el fraude y garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas de la empresa.
En este artículo, exploraremos cómo el cumplimiento de la normativa impulsado por la IA y los flujos de trabajo personalizados pueden ayudar a evitar el fraude en los gastos en empresas con múltiples entidades globales. Examinaremos las ventajas de estas soluciones, los retos que abordan y cómo pueden aplicarse para mejorar el proceso de declaración de gastos.
Tipos de fraude más comunes en los gastos en un proceso tradicional de declaración de gastos
Para entender dónde y cómo se produce el fraude en los gastos de los empleados, veamos más de cerca las distintas fases del proceso tradicional de declaración de gastos y ampliemos los pasos en los que suele producirse el fraude.
Según datos de la Association of Certified Fraud Examiners, los tipos más comunes de fraude de gastos que afectan a las empresas son:
- empleados que crean documentos físicos fraudulentos – 39%
- entrega de documentos físicos alterados – 32
- empleados que crean documentos digitales fraudulentos – 28
- entrega de documentos electrónicos alterados – 25%
- destrucción u ocultación de documentos físicos – 23
El mismo informe muestra que la mayoría de los casos de fraude laboral proceden de cuatro departamentos
- operaciones – 15%
- contabilidad – 12%
- ejecutivos o alta dirección – 11%
- ventas – 11%
Ahora vamos a profundizar en los tipos de fraude relacionados específicamente con el reembolso de gastos y vamos a tratarlos uno por uno, para comprender los riesgos asociados, así como los cambios que debes aplicar para evitar el fraude en tu organización.
Gastos personales
Este tipo de fraude implica que un empleado presente gastos de naturaleza personal, como comidas personales, material de oficina para uso personal, regalos para familiares o gastos de viaje personales.
Como estos gastos no están relacionados con la empresa, ésta no debería reembolsarlos. Pero como se pagaron con tarjetas de crédito privadas, en lugar de utilizar tarjetas de crédito corporativas, son más difíciles de rastrear y prevenir.
Recibos falsificados
Uno de los tipos más comunes de fraude en los gastos es la presentación de recibos falsificados.
Esto puede incluir la presentación de recibos de gastos personales, la reclamación de gastos ficticios que nunca se produjeron, como la reclamación de comidas con clientes, o inflar el importe de un gasto legítimo, por ejemplo, el coste de un trayecto en taxi.
Los recibos falsos pueden ser difíciles de detectar, sobre todo en empresas que dependen de los recibos en papel, y especialmente cuando los recibos son convincentes.
Gastos sobredimensionados
Los empleados pueden exagerar el coste de un gasto legítimo, como reclamar una tarifa por kilometraje más alta o reclamar más comidas de las que realmente se compraron por motivos de trabajo. Ésta puede ser una forma sutil de fraude que puede pasar desapercibida si el empleado sólo exagera ligeramente los gastos al presentar sus solicitudes de reembolso.
Gastos duplicados
Los empleados pueden presentar solicitudes de reembolso de gastos duplicadas para el mismo gasto de empresa, como solicitar dos veces el reembolso de la misma comida o viaje en taxi. Esto puede ocurrir por error o intencionadamente, y puede ser difícil de detectar a mano, si el empleado tiene cuidado de presentar el gasto duplicado en informes diferentes.
Sin embargo, con un sistema automatizado de gestión de gastos, las empresas pueden identificar fácilmente esos errores y actividades fraudulentas, evitando los reembolsos dobles.
Doble imputación
La doble imputación se produce cuando un empleado presenta el mismo gasto a varias fuentes, por ejemplo, presentando el mismo gasto a su empresa y a un cliente. Esto puede dar lugar a que a un empleado se le reembolse dos veces el mismo gasto. De nuevo, en este caso es bastante difícil detectar este tipo de fraude de los empleados.
Políticas obsoletas
A menudo se pasa por alto este aspecto, pero las políticas de gastos anticuadas también pueden contribuir al fraude, y esto ocurre sobre todo en los departamentos financieros que se enfrentan a volúmenes abrumadores de reclamaciones de gastos.
Por ejemplo, si la política permite reembolsar cierta cantidad de gastos sin recibos, los empleados pueden aprovecharse de ello inflando los gastos o presentando gastos falsos.
Controles insuficientes
Por último, los controles deficientes sobre el proceso de declaración de gastos también pueden contribuir al fraude. Por ejemplo, si no existe un sistema para revisar los gastos o el proceso de revisión no es lo suficientemente riguroso, los empleados pueden sentirse más cómodos presentando gastos falsos.
A pesar de los riesgos que conllevan estas prácticas, muchos equipos financieros no tienen tiempo de comprobar cada informe de gastos para asegurarse de que todas las reclamaciones cumplen la política de la empresa, por lo que a menudo se aprueban las cantidades más pequeñas con comprobaciones mínimas.
Por eso es importante disponer de políticas y controles sólidos para evitar el fraude y garantizar que los gastos se documentan y revisan adecuadamente. Con el auge de la automatización y las soluciones digitales, las empresas pueden implantar ahora procesos de información más eficaces y seguros que pueden ayudar a reducir el fraude en los informes de gastos.
En definitiva: tanto el error como el fraude pueden producirse en cualquier fase del proceso de declaración de gastos, pero un proceso tradicional, basado en papel o manual, es mucho más propenso al fraude y al incumplimiento de las políticas que uno totalmente digitalizado y automatizado.
Cada tipo de fraude mencionado aquí puede tener un impacto significativo en los resultados de una empresa, por lo que es importante que las empresas dispongan de controles internos sólidos y utilicen la tecnología para prevenir y detectar estos tipos de fraude.
¿Cuánto pierden las empresas debido al fraude en el reembolso de gastos?
Las empresas pierden una importante cantidad de dinero cada año debido a la declaración fraudulenta de gastos. Aunque puede ser difícil determinar una cifra exacta, los estudios sugieren que las empresas pierden una media del 5% de sus ingresos por fraude cada año, y el fraude en el reembolso de gastos es uno de los tipos de fraude más comunes.
Un informe de la Association of Certified Fraud Examiners constató que la pérdida media debida al fraude en el reembolso de gastos era de 40.000 $ por caso. Además, una encuesta de Chrome River determinó que la reclamación media de gastos fraudulentos es de 2.481 $.
Las prácticas de fraude pueden ser extremadamente costosas, con una pérdida media de 140.000 dólares y más de una quinta parte de los casos con pérdidas de al menos un millón de dólares. Estas tramas pueden pasar desapercibidas durante una media de 18 meses.
Se trata de un problema mundial, con tendencias similares en las estafas y los controles antifraude en las distintas regiones. Los propietarios y ejecutivos tienden a causar los mayores daños, con una pérdida media de 337.000 dólares, seguidos de los directivos, con una pérdida media de 125.000 dólares, y los empleados, con una pérdida media de 50.000 dólares.
Pero el impacto de los informes de gastos fraudulentos va más allá de las pérdidas económicas. También puede dañar la reputación de una empresa y erosionar la confianza entre los empleados. Cuando los empleados ven que otros se salen con la suya en el fraude de gastos, puede crearse una cultura de deshonestidad y debilitar los valores de la empresa.
Afortunadamente, hay medidas que las empresas pueden tomar para evitar el fraude en los gastos y reducir su impacto.
Esto puede incluir la aplicación de políticas y controles estrictos, el uso de soluciones digitales que puedan detectar automáticamente posibles actividades fraudulentas, y la formación y educación de los empleados sobre cómo informar correctamente de los gastos.
Cómo detectar y prevenir el fraude en la declaración de gastos de los empleados
El software de gestión de gasto empresarial de Yokoy ayuda a las empresas a detectar y prevenir el fraude en los informes de gastos de los empleados mediante una mezcla de tecnología de IA y automatización. Esto es lo que significa en la práctica.
Captura automática de recibos
La captura automática de recibos es una función clave de los programas de gestión de gastos como Yokoy. Esta funcionalidad ayuda a agilizar el proceso de declaración de gastos y a reducir el riesgo de errores y fraudes.
¿Cómo funciona la captura de recibos en Yokoy?
Esta función permite a los empleados hacer una foto de sus recibos utilizando su smartphone y cargarla directamente en el sistema, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y recibos en papel.
Con la captura automatizada de recibos, los empleados pueden capturar y enviar fácilmente los recibos de todo tipo de gastos, como comidas, transporte, alojamiento y otros gastos relacionados con la empresa.
El software extrae automáticamente la información clave del recibo mediante tecnología OCR: por ejemplo, datos como el nombre del proveedor, la fecha y el importe. La tecnología de IA de Yokoy «lee» los datos, los asigna a las categorías adecuadas y los asocia al informe de gastos correspondiente.
Esta función ayuda a garantizar que todos los gastos estén debidamente documentados y puedan ser auditados fácilmente por el equipo financiero, y mejora la visibilidad y transparencia de los informes de gastos tanto para los empleados como para los directivos.
Además, la captura automatizada de recibos puede ayudar a las empresas a cumplir la normativa fiscal y contable, ya que proporciona un rastro seguro y auditable de todos los gastos. Esto puede ser especialmente importante en sectores con requisitos de normativas estrictos, como el sanitario, el financiero o el gubernamental.
Seguimiento de gastos en tiempo real
Otra funcionalidad que ayuda a evitar informes y reclamaciones fraudulentas es el seguimiento de gastos en tiempo real. Esta funcionalidad proporciona a las empresas una forma de controlar los gastos de los empleados en tiempo real, dándoles mayor visibilidad y control sobre los gastos de los empleados.
Con el seguimiento de gastos en tiempo real, las empresas pueden configurar alertas y notificaciones automáticas para determinados criterios de gasto, como gastos que superen una cantidad determinada, reclamaciones duplicadas u otras infracciones de la política establecida.
Estas alertas pueden enviarse a los gestores o al equipo financiero, permitiéndoles revisar y tomar medidas sobre cualquier gasto cuestionable.
El seguimiento en tiempo real de los gastos también proporciona un nivel de transparencia y responsabilidad a los empleados. Ayuda a garantizar que los empleados siguen las directrices de la política de gastos de la empresa, y les permite ver el estado de sus gastos a medida que se procesan.
Además, los clientes también pueden pagar con su tarjeta corporativa inteligente Yokoy y hacer cuadrar las transacciones automáticamente al informar de un gasto sin tener que buscar otros proveedores. Hemos tratado el tema en detalle en el siguiente artículo.
Opinión
Maximizando el cumpliendo la normativa a través de la automatización de informes de gastos
Descubre cómo la automatización del proceso de declaración de gastos puede contribuir a minimizar el riesgo de incumplimiento de las políticas y ayudarte a cumplir las políticas internas y las normativas externas.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO, Yokoy
Flujos de aprobación personalizables
En el tercer lugar de nuestra lista están los flujos de trabajo de previa aprobación: Yokoy proporciona flujos de aprobación personalizables para ayudar a las empresas a garantizar el cumplimiento de sus políticas de presentación de gastos.
Esta función permite a las empresas definir y aplicar sus políticas de gastos con distintos niveles de aprobación y asignación, adaptadas a sus necesidades específicas.
Por ejemplo, las empresas pueden personalizar sus procesos de aprobación en función de sus políticas y establecer procesos de aprobación de varios niveles según el tipo de gasto, el departamento y el proyecto. Además, las empresas también pueden establecer aprobaciones automáticas si no hay incumplimientos de las políticas y si el importe del gasto está por debajo de un límite determinado.
Por ejemplo, un informe de gastos para un viaje de negocios puede requerir la aprobación de un responsable directo, un miembro del equipo financiero y un jefe de departamento. Por otra parte, un informe de gastos de material de oficina sólo puede requerir la aprobación del miembro del equipo financiero. Si la solicitud se ajusta a la política y está dentro de un límite determinado, el gasto puede aprobarse automáticamente.
Esto permite a las empresas agilizar su proceso de aprobación en todos los departamentos y entidades, y garantiza que los gastos estén debidamente autorizados antes de su reembolso.
Además, los flujos de aprobación de Yokoy permiten a las empresas hacer un seguimiento del estado de cada informe de gastos y proporcionan visibilidad del proceso de aprobación tanto al equipo financiero como a los empleados.
Aplicación automatizada de políticas mediante IA
Nuestra solución también puede ayudar a aplicar las políticas de gastos automáticamente. Por ejemplo, si un empleado intenta enviar un gasto que supera un determinado importe o infringe una política de la empresa, el software puede rechazar automáticamente el gasto o enviarlo a un gestor para que lo revise.
Esto se hace estableciendo reglas personalizadas basadas en políticas específicas de la empresa, y utilizando tecnología de IA para señalar infracciones de las políticas, duplicados y actividades fraudulentas en tiempo real. El software de Yokoy puede reconocer y procesar recibos en varias divisas e idiomas, por lo que puede ayudar a agilizar el proceso de seguimiento y reembolso de gastos en todas las entidades y geografías.
Análisis e informes de datos de gastos
Por último, Yokoy ofrece funciones de análisis de datos e informes, que permiten a las empresas analizar sus datos de gastos e identificar en tiempo real cualquier tendencia o anomalía que pueda indicar fraude. Al mismo tiempo, nuestra solución facilita a los auditores saber cuándo y por qué hay gastos excesivos, y facilita el archivo y la exportación de informes de gastos.
Utilizando soluciones de gestión de gastos como Yokoy, las empresas pueden mejorar su visibilidad y control del gasto, reduciendo significativamente el exceso de gasto y el riesgo de fraude durante el proceso de informe y reembolso de gastos.
Siguientes pasos
En conclusión, una presentación de gastos precisa es crucial para que las empresas eviten posibles pérdidas y mantengan la confianza en sus empleados. Para prevenir y detectar las solicitudes de reembolso fraudulentas, las empresas deben adoptar un enfoque proactivo mediante la aplicación de controles estrictos, la formación de los empleados y la utilización de soluciones tecnológicas.
Yokoy ayuda a las medianas y grandes empresas a prevenir el fraude en los gastos de los empleados mediante la automatización impulsada por IA y el cumplimiento de políticas incorporado. Si quieres ver lo que nuestra plataforma de gestión de gasto empresarial puede hacer por tu empresa, puedes solicitar una demostración a continuación.
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