Informes de gastos automatizados: simplifique el seguimiento de gastos y maximice el cumplimiento
- Last updated: junio 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Los informes de gastos automatizados han ido ganando terreno como solución para ayudar a los equipos financieros a optimizar sus flujos de trabajo y obtener información en tiempo real sobre los gastos de la empresa.
Pero hay un área más en la que la automatización y las soluciones modernas de gestión de gastos pueden ser de gran ayuda: minimizar los errores y el fraude y cumplir con las regulaciones locales. O, dicho de otro modo, velar por el cumplimiento de las políticas internas y externas.
En este artículo, veremos los pasos del proceso de informes de gastos que pueden automatizarse completamente, para ayudarle a pasar de las plantillas de informes de gastos basadas en Excel y los procesos manuales que consumen mucho tiempo a la automatización de un extremo a otro.
Además, cubriremos los tipos más comunes de infracciones de políticas que pueden ocurrir al informar los gastos y las consideraciones clave para maximizar el cumplimiento a través de la automatización de los informes de gastos.
Antes de que te vayas …
No te lo pierdas
Únete a más de 12.000 profesionales de las finanzas y recibe las últimas novedades sobre la transformación financiera directamente en tu correo electrónico.
Cómo Yokoy utiliza la IA para reforzar el cumplimiento normativo en el proceso de declaración de gastos
A estas alturas, debería quedar claro que el procesamiento y la presentación de informes de gastos manuales o basados en Excel son cosas del pasado, y no hay razón para que las empresas no busquen automatizar dichos procesos con el poder de la IA.
Entonces, veamos algunas formas prácticas en que Yokoy utiliza la inteligencia artificial para hacer cumplir el cumplimiento en el proceso de gestión de gastos e, implícitamente, en la gestión de gastos.
Para hacer esto más específico, veremos el recorrido de un gasto comercial a través de Yokoy y dónde están involucrados los algoritmos de IA.
Iniciar el informe de gasto
El primer paso en el proceso de informe de gastos es cargar una imagen de un recibo. Tenga en cuenta que no es necesario que sea un recibo en papel; también puede cargar documentos .pdf.
En Yokoy, los empleados pueden enviar gastos únicos simplemente capturando el recibo con la aplicación móvil, o agregar múltiples gastos a un viaje de negocios, a través de integraciones con compañías de viajes corporativos.
Lectura de datos
Yokoy procesa la imagen extrayendo todos los datos relevantes para el informe de gastos: por ejemplo, la fecha del pago, el tipo de compra, el importe gastado, el proveedor del servicio, el IVA, etc.
El algoritmo de IA lee todos estos datos, reconoce su significado y valida la información con respecto a las políticas relevantes de la empresa.
Por ejemplo, la inteligencia artificial puede distinguir entre artículos comprados y detectar gastos que no están en línea con la política de la empresa, como las bebidas alcohólicas.
En un solo recibo, la aplicación Yokoy puede validar más de 300 puntos de datos, lo que significa que el riesgo de error se reduce al mínimo.
Una vez que se leen los datos, la IA de Yokoy asigna automáticamente la transacción a la categoría de gasto correcta. Todo está automatizado y en segundo plano, por lo que lo único que le queda al empleado es agregar una breve descripción del gasto y, si paga con su propio dinero, seleccionar Pagado de forma privada como método de pago.
Validación del gasto
En el paso de validación, la funcionalidad Yokoy AI verifica el gasto para el cumplimiento de la normativa configurada por la empresa. Por ejemplo, los algoritmos de IA pueden aplicar automáticamente dietas para comidas y gastos de alojamiento, según lo especificado por la política de la empresa.
El sistema también puede identificar cualquier gasto que exceda los límites permitidos y marcarlo para su revisión o rechazarlo por completo. Esto puede ayudar a garantizar que los empleados no gasten de más en sus gastos y que el presupuesto de la empresa se utilice de forma adecuada.
Las reglas se pueden personalizar para satisfacer las necesidades y políticas específicas de la empresa, incluso cuando las regulaciones difieren de una filial a otra.
Por ejemplo, si una empresa tiene una política que requiere aprobación previa para ciertos tipos de gastos, como vuelos en clase ejecutiva o cenas costosas para clientes, el sistema se puede programar para marcar automáticamente estos gastos para su aprobación antes de ser reembolsados.
Marcar infracciones de políticas y pagos fraudulentos
En este paso, el software detecta duplicados y evalúa posibles datos fraudulentos. Si todo parece estar bien, el recibo se asigna a una categoría específica. En este caso, el informe de gastos se genera automáticamente, sin necesidad de intervención adicional.
Sin embargo, si la IA detecta artículos potencialmente fraudulentos e infracciones de políticas (por ejemplo, medios que exceden las cantidades permitidas o gastos de viaje que no están en línea con la política de la empresa), los artículos se marcarán como valores atípicos y el recibo se enviará a el aprobador, para su revisión.
Al mismo tiempo, los recibos duplicados se marcarán en consecuencia y se notificará al aprobador, evitando pagos excesivos. Esto garantiza un proceso de gestión de gastos a prueba de auditorías y simplifica los informes financieros, lo que ayuda a los equipos a mantener los gastos de la empresa bajo control.
Reconocer el IVA y automatizar las reclamaciones
En caso de gastos realizados en el extranjero, nuestro software puede convertir la moneda a la de tu país, eliminando la necesidad de conversiones manuales.
Además, la IA puede identificar los gastos que dan derecho a la devolución del IVA en función de su categoría y del país en el que se produjeron, automatizando todo el proceso de devolución de impuestos.
Dado lo mucho que está cambiando el panorama del IVA mundial, puede resultar bastante abrumador para las empresas mantenerse al día con la normativa, por lo que utilizar la IA para automatizar este paso reduce los riesgos y hace que el proceso de reclamación sea mucho más fluido.
Blog article
Reclamar el IVA automáticamente: cómo Yokoy utiliza la IA para simplificar la recuperación del IVA
Reclamar el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) extranjero es algo que suele ser complicado y una tarea manual. Lea aquí cómo Yokoy automatiza la recuperación del IVA con IA.
Vishnuram Muthuraman,
Product Marketing Manager
Asignar gastos a centros de coste
La aplicación Yokoy automatiza este paso, utilizando el aprendizaje automático no sólo para extraer los datos, sino también para asignar exactamente el centro de costes en función de la categoría de gasto. Por ejemplo, la herramienta puede reconocer y procesar gastos individuales, pero también gastos de kilometraje que deben reembolsarse con tarifas específicas.
Los gastos de viaje que se producen durante los viajes de negocios también son categorizados automáticamente por Yokoy, y asignados al viaje correcto mediante integraciones con proveedores de viajes.
En caso de viajar en zonas horarias diferentes, la aplicación Yokoy tiene en cuenta estas diferencias cuando se calculan las asignaciones por día y se validan los importes de reembolso.
Yokoy detecta automáticamente las dietas en función del país del gasto, por lo que los equipos financieros no tienen que dedicar tiempo a comprobar manualmente las últimas normativas y dietas, para validar los informes de gastos presentados.
¿El uso de un software de gestión de gastos para automatizar los informes plantea riesgos de cumplimiento?
Una de las principales preocupaciones relacionadas con el uso de nuevas tecnologías como la automatización o la inteligencia artificial en los procesos financieros es que pueda dar lugar a infracciones de las políticas, incumplimientos y actividades fraudulentas.
Este temor no es del todo infundado, ya que la automatización puede exponer potencialmente a las empresas a nuevos riesgos y vulnerabilidades.
Por ejemplo, en un proceso manual tradicional, los incumplimientos pueden producirse de varias formas, como:
- Gastos fraudulentos: Los empleados pueden presentar gastos falsos o inflados para recibir más reembolso del que les corresponde.
- Gastos no aprobados: Los empleados pueden presentar gastos que no hayan sido aprobados previamente por sus jefes o que no se ajusten a la política de la empresa.
- Detalles inexactos de los gastos: Los empleados pueden cometer errores al introducir los detalles de los gastos, como las fechas o los importes, lo que puede dar lugar a reembolsos incorrectos.
- Recibos o comprobantes perdidos o que faltan: Los empleados pueden no adjuntar documentación justificativa, como recibos, lo que puede dificultar la comprobación de la legitimidad de un gasto.
- Retraso en la presentación: Los empleados pueden presentar informes de gastos fuera de plazo, lo que puede retrasar el reembolso o incluso denegarlo.
Sin embargo, con las políticas y procedimientos adecuados, la gestión automatizada de gastos puede reducir significativamente estos riesgos y mejorar el cumplimiento general.
Por poner sólo algunos ejemplos:
- Mediante el uso de la automatización y la IA, las empresas pueden señalar los gastos no conformes o las actividades sospechosas, reduciendo el riesgo de gastos fraudulentos y otras infracciones del cumplimiento.
- La inteligencia artificial y los flujos de trabajo automatizados de preaprobación pueden hacer cumplir los límites de gasto, evitar gastos no autorizados y proporcionar un seguimiento en tiempo real de los gastos, para un mejor control del gasto empresarial.
- Además, la automatización de los informes de gastos reduce la necesidad de introducir datos manualmente, lo que puede reducir significativamente el riesgo de error humano y facilitar el seguimiento y la gestión de los gastos.
Cuando todo el proceso de gestión de gastos está automatizado, puede proporcionar una ruta clara para la auditoría y garantizar que se contabilizan todos los gastos, lo que facilita a las empresas el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas.
En general, la automatización del proceso de declaración de gastos reduce el riesgo de infracciones y mejora el cumplimiento general de las políticas internas y las normativas externas.
Sin embargo, para muchas empresas, pasar del trabajo manual a la automatización parece una tarea abrumadora.
El coste de no automatizar el proceso de declaración de gastos
Según una encuesta de la Global Business Travel Association, el 65% de las empresas declararon que hacer cumplir sus políticas de gastos era un reto. La misma encuesta reveló que sólo el 57% de las empresas disponía de una política formal de gastos, y sólo el 51% tenía un sistema automatizado de gestión de gastos.
Estamos de acuerdo en que la transición puede ser un reto, y a las empresas puede preocuparles que lleve tiempo y sea costosa.
Pero el coste de no aplicar el cambio es en realidad más significativo.
Hemos mencionado antes que un solo informe de gastos cuesta a las empresas hasta 58 $ de media por informe. Pero esto son sólo costes de proceso.
La Association of Certified Fraud Examiners informa de que el fraude en el reembolso de gastos representa el 14,5% de todos los fraudes y abusos laborales. En una encuesta realizada por SAP Concur, el 40% de los empleados admitió haber infringido las políticas de viajes y gastos de su empresa.
El incumplimiento de la normativa sobre declaración de gastos puede acarrear sanciones legales y económicas, y algunas jurisdicciones imponen multas de hasta 25.000 $ por infracción.
Y si nos fijamos en los pasos de un proceso tradicional de declaración de gastos, no hay nada que no pueda o deba automatizarse.
Los pasos que se indican a continuación forman parte de un proceso tradicional de gestión de gastos:
Gasto incurrido: Un empleado realiza un gasto relacionado con la empresa utilizando sus recursos personales.
Recogida de recibos: El empleado recoge los recibos y otros justificantes del gasto incurrido. Los recibos, junto con otras pruebas de pago, deben adjuntarse al informe de gastos para justificar el gasto.
Rellenar el informe de gastos: El empleado rellena manualmente un formulario de informe de gastos, detallando el gasto incurrido, junto con los justificantes. Los detalles del gasto, como la fecha del gasto, el importe gastado y la finalidad del gasto, deben rellenarse manualmente.
Proceso de aprobación: El empleado presenta el informe de gastos a su jefe para que lo apruebe. El jefe revisa el informe, comprueba la autenticidad de los recibos y aprueba o rechaza el gasto.
Reembolso: Una vez aprobado el informe de gastos, el empleado debe recibir el reembolso de sus gastos.
Con un software de informes de gastos automatizados, las empresas pueden hacer un seguimiento más eficaz de los gastos, automatizar los flujos de trabajo y garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y las normativas locales.
Próximos pasos
En resumen, los informes de gastos automatizados pueden ayudar a las organizaciones a cumplir las normativas locales, las leyes fiscales y las políticas internas de gastos, reduciendo el riesgo de multas, sanciones y daños a la reputación.
Al automatizar aspectos clave del proceso, como la introducción de datos, la validación de datos de gastos o la categorización de gastos, los equipos financieros pueden reducir el riesgo de errores y fraude, y pueden realizar un seguimiento de los gastos de los empleados en tiempo real, lo que les ayuda a identificar posibles problemas en una fase temprana y a tomar medidas correctivas.
Si quieres ver lo que Yokoy puede hacer por el proceso de informes de gastos de tu empresa, puedes solicitar una demostración a continuación.
Ver Yokoy en acción
Agrupa tus gastos, facturas de proveedores y pagos con tarjeta de empresa en una plataforma totalmente integrada, impulsada por tecnología de IA.
Simplifica la gestión de tus gastos corporativos
Contenido relacionado
Si te ha gustado este artículo, puede que los siguientes recursos te sean de ayuda.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.