¿Qué impulsa la transformación de la gestión de gastos? Resultados preliminares de la encuesta
- Last updated: junio 2, 2023
- Finance transformation, Spend management
Co-founder & CMO, Yokoy
El panorama financiero evoluciona constantemente, y un área que ha experimentado una transformación significativa es la gestión del gasto.
A medida que las organizaciones se esfuerzan por lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de costes, reconocen cada vez más la necesidad de adaptar su enfoque a la gestión del gasto empresarial.
Para obtener información sobre los principales factores que impulsan esta transformación, nos hemos puesto en contacto con profesionales de las finanzas de diversos sectores, zonas geográficas y tamaños de empresa, y nos complace compartir algunas de nuestras primeras impresiones.
Estas primeras conclusiones ofrecen una visión del estado actual de la gestión de gastos y nos ayudan a comprender mejor las tendencias, retos y oportunidades que configuran el futuro de la gestión de gastos.
Entremos en materia.
Evaluación del estado de la transformación financiera - Perspectivas preliminares
Como era de esperar, la mayoría de los encuestados indican que sus empresas se encuentran actualmente en una fase de digitalización, en la que los datos están en formato digital (50%) o los procesos están automatizados, pero los sistemas y los datos están aislados (13,6%). El 4,5% de los encuestados afirma que sus empresas han llevado a cabo proyectos de digitalización y han racionalizado sus procesos, pero los datos se siguen utilizando de forma reactiva.
Sólo el 4% de los encuestados aún no ha comenzado su viaje de transformación digital, un hallazgo que está en línea con informes anteriores del sector. Solo el 13,6 % de los encuestados afirma haber transformado por completo su función financiera, con los directores financieros y los directores generales a la cabeza de las iniciativas.
Pero, ¿quién está a la vanguardia de este cambio?
Los pioneros -aquellos que han transformado por completo su departamento financiero– pertenecen a las empresas de servicios empresariales y tecnología (14%), seguidas de las de venta al por menor y bienes de consumo (4%). En el extremo opuesto, la automoción, la construcción y el deporte y la educación son los sectores menos transformados, según nuestros resultados preliminares.
En cuanto a los promotores de la innovación, los Directores Financieros y los Directores Generales son los impulsores de los proyectos de transformación financiera en todos los sectores, junto con los Jefes de Finanzas y los profesionales de Contabilidad. Los mismos responsables de la toma de decisiones participan en los procedimientos de compra de software, siendo los directores financieros y los jefes de finanzas los mencionados por la mayoría (57%) de nuestros encuestados.
Departamentos como los de TI (33%), Recursos Humanos (24%) o Gestión de Viajes (5%), son mencionados por su experiencia tanto en medianas como en grandes empresas globales, aunque en compañías globales con múltiples filiales, otros roles como el Director de Operaciones (9,5%) y el Director de Transformación Digital (5%) también están involucrados en las decisiones de compra de software.
Los procesos financieros, aún muy manuales
En cuanto al software, la mayoría de los encuestados afirmaron que actualmente utilizan una combinación de procesos manuales (57%) y Excel (48%), con un 29% de encuestados que cuentan con una solución de gestión de gastos específica y un 14% que también utiliza software de procesamiento de facturas.
Aunque no es sorprendente ver estos enfoques mixtos con procesos parcialmente digitalizados, lo que sí nos llama la atención es el hecho de que los pasos manuales se sigan utilizando ampliamente en todos los sectores, incluso en las empresas en las que los datos están disponibles digitalmente, lo que dificulta la plena realización del potencial de la transformación financiera.
En las empresas que todavía utilizan procedimientos manuales, los principales retos a los que se enfrentan los profesionales de las finanzas son la ineficiencia de los procesos (31,5%), la falta de visibilidad y control del gasto (21%), la lentitud de los informes y las auditorías (18%) y el cumplimiento de las normativas (13%).
En comparación, las empresas que ya han llevado a cabo una transformación financiera mencionan la escasa integración entre herramientas (26%), la implementación mal ejecutada (21%), la falta de adopción (21%), la falta de habilidades dentro de su equipo (21%) y la falta de orientación por parte del proveedor (15%) como sus principales retos tras la implementación.
Esto demuestra lo importante que es elegir un proveedor con experiencia en la dirección de proyectos tanto a pequeña escala como globales, con requisitos de implantación complejos, que además ofrezca asistencia y formación tras la implantación.
¿Qué impulsa la transformación de los procesos de gestión de gastos?
¿Cuáles son los motores de la transformación de la gestión de gastos? ¿Por qué las empresas adaptan o no sus procesos para preparar sus operaciones para el futuro?
Nuestros datos preliminares muestran que, en general, en todos los sectores y tamaños de empresa, los principales impulsores del cambio son la ineficiencia de los procesos (71,4%), la lentitud de los informes y las auditorías (57%), la falta de visibilidad del gasto (52,4%) y la mala experiencia de usuario de las soluciones existentes (38%).
Lo interesante es ver que las razones que impulsan los proyectos de transformación son ligeramente diferentes en las empresas grandes que en las medianas.
En las empresas globales, la mayoría de los proyectos se inician debido a la ineficiencia (37,5%), la escasa utilidad o escalabilidad de la solución existente (25%), la falta de visibilidad (19%) y la fragmentación del entorno informático y los flujos de datos aislados (12,5%).
Por otro lado, en las medianas empresas, los principales factores que impulsan la transformación de la gestión del gasto son la ineficiencia de los procesos (59%), la falta de visibilidad de los patrones de gasto (18%), la escasa usabilidad y escalabilidad de la solución actual (9%) y el cumplimiento de las normativas (9%).
En cuanto a las empresas que aún no han iniciado su viaje de transformación, las principales razones mencionadas son el rendimiento satisfactorio de las soluciones existentes (45,5%), la priorización de los proyectos de ERP (27%) y la falta de presupuesto (9%) y de experiencia (9%). Estas razones son similares en todos los tamaños de empresa y sectores.
Hacia herramientas financieras centradas en el usuario
Por último, si nos fijamos en el valor que las organizaciones esperan obtener de los proyectos de transformación financiera, la mayoría de nuestros encuestados mencionaron la eficiencia operativa (90,5%), el aumento de la satisfacción de los empleados (71%), la mejora del control del gasto (62%) y la facilidad de elaboración de informes (52,4%).
Esto coincide con nuestras observaciones generales, lo que demuestra una vez más que hay un cambio en el sector hacia herramientas más centradas en el usuario.
El software financiero heredado es notoriamente conocido por su complejidad y falta de facilidad de uso, lo que explica la creciente demanda de soluciones modernas que den prioridad a interfaces intuitivas y experiencias de usuario fluidas.
Conclusión
Esto no es más que el principio de la conversación, y le invitamos a que comparta también sus puntos de vista respondiendo a nuestra encuesta que figura a continuación.
*Los datos preliminares proceden de varios sectores clave, como fabricación, construcción, automoción, comercio minorista, tecnología/software, servicios empresariales, servicios financieros/banca, deportes, educación y marketing y publicidad.
Los encuestados representan a diversos departamentos, como Finanzas, Gestión de viajes, Soluciones, Entrega, Operaciones y TI, e incluyen ejecutivos de alto nivel. Entre los encuestados, el 52% ocupa puestos directivos como Jefe, Director, Vicepresidente o ejecutivos de nivel C. Las empresas encuestadas se encuentran en la región DACH, los Países Bajos, España, Portugal y el Reino Unido. En cuanto al tamaño de las empresas, estos primeros datos proceden de pequeñas empresas (26%), medianas empresas (43%) y grandes empresas (31%).
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