Gestionando el reembolso de gastos a gran escala: retos y mejores prácticas
- Last updated: junio 3, 2023
- Travel and expense management
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Gestionar los reembolsos de gastos de los empleados en grandes empresas con múltiples entidades es particularmente desafiante debido a varios factores.
- En primer lugar, las grandes empresas tienen muchos empleados a los que reembolsar. Esto significa que hay muchas transacciones y mucho papeleo al que hacer seguimiento.
- En segundo lugar, puede haber diferentes políticas de reembolso, procesos de aprobación y sistemas contables con los que lidiar para cada entidad y departamento, lo que puede generar errores y retrasos.
- En tercer lugar, los empleados que viajan mucho tienen dificultades para administrar los recibos de gastos, hacer seguimiento de los gastos, adherirse a las políticas de la empresa y cumplir con las regulaciones fiscales.
- Finalmente, las grandes empresas suelen tener normas y auditorías más estrictas para asegurarse de que cumplen con las regulaciones y políticas, lo que puede agregar aún más complejidad al proceso de reembolso.
Debido a estos retos y desafíos, algunas organizaciones dudan en automatizar su proceso de reembolso de gastos, ya que temen que la automatización pueda hacer que el proceso sea más complicado y reducir su control sobre éste.
Así que en este artículo, examinaremos más de cerca cómo las grandes empresas pueden abordar estos desafíos y compartiremos algunas mejores prácticas para ayudar a hacer el proceso más eficiente mientras se cumple con las regulaciones.
Tipos de gastos reembolsables más comunes
Comencemos por aclarar los diferentes tipos de gastos reembolsables y las consideraciones a tener en cuenta en la gestión y procesamiento de estos reembolsos.
Gastos de viajes
El reembolso de gastos de viaje generalmente cubre una amplia gama de gastos relacionados con viajes de negocios, desde los costes de las aerolíneas, billetes de tren, transporte público y tarifas de taxi hasta el alojamiento, comidas y otros gastos incidentales incurridos durante los viajes por motivos de negocios.
Ahora bien, ten en cuenta que algunas empresas tienen políticas diferentes para los gastos de viaje, como los descritos anteriormente, y los gastos de transporte asociados al uso de vehículos de empresa o personales. Éstos se tratan en el siguiente apartado.
Reembolso por kilometraje
En la mayoría de los países y empresas, los empleados reciben un reembolso cuando se desplazan por motivos de negocios, por lo que el uso de un vehículo privado o de la empresa para estos viajes se considera un gasto legítimo de negocios.
Aunque tanto el reembolso por kilometraje como el reembolso de gastos de viaje están diseñados para cubrir los costes asociados con los viajes de negocios, la diferencia clave es que el reembolso por kilometraje se enfoca específicamente en los costes incurridos por la distancia recorrida utilizando un vehículo de la empresa o personal.
La cantidad de reembolso suele basarse en una tasa estándar de kilometraje establecida por la empresa o el gobierno local. Además del coste del combustible, el total del reembolso por kilometraje también podría cubrir el coste de mantenimiento y el coste de depreciación del vehículo.
Hay dos formas de calcular el reembolso por kilometraje: tasa fija y tasa compleja.
- El método de tasa fija para el reembolso por kilometraje es la forma más común de hacerlo. Básicamente, se calcula la distancia recorrida y se multiplica por una tasa establecida por kilómetro. Esto significa que cada km que se conduce se reembolsa a la misma tasa, sin importar qué. Por ejemplo, una empresa podría usar una tasa fija de $0.50 por km para todos los gastos de kilometraje.
- Por otro lado, una tasa compleja tiene en cuenta varios factores que pueden afectar el coste del viaje, como el tipo de vehículo, los precios del combustible, los costes de mantenimiento y otros gastos. La tasa de reembolso puede ser diferente para diferentes tipos de vehículos o según el propósito del viaje. Por ejemplo, una empresa podría usar una tasa compleja que sea más alta para los vehículos eléctricos y más baja para los vehículos menos eficientes en el consumo de combustible.
La diferencia clave entre la tasa fija y la tasa compleja es que la tasa fija proporciona un método de reembolso más simple y directo que no tiene en cuenta circunstancias específicas, mientras que la tasa compleja es un enfoque más personalizado que considera varios factores que pueden afectar el coste del viaje.
Reembolsos de comidas
Los reembolsos de comidas son un tipo común de gastos que los empleados pueden incurrir mientras viajan por negocios o trabajan largas horas. Estos gastos pueden incluir el coste de las comidas de negocios en restaurantes, cafés o hoteles.
La forma en que las organizaciones reembolsan a los empleados por estos gastos puede diferir según sus políticas. En algunos casos, dependiendo de los requisitos regulatorios del país, las empresas pueden proporcionar una asignación por día para cubrir los gastos de comida mientras los empleados están viajando por negocios.
Alternativamente, las organizaciones pueden requerir que los empleados presenten recibos por los gastos de comida y reembolsar el coste real de la comida hasta cierto límite de gastos. En tales casos, los empleados deben hacer un seguimiento de sus gastos de comida y presentar los recibos junto con sus informes de gastos.
También puede haber restricciones en los tipos de comidas que pueden ser reembolsadas. Por ejemplo, algunas empresas podrían decir que las comidas caras o en restaurantes elegantes, o las comidas con alcohol, no pueden ser reembolsadas. En tales casos, los empleados podrían tener que obtener permiso de antemano o proporcionar una razón adecuada para dicho gasto excesivo.
Independientemente de las reglas, las empresas deben asegurarse de seguir las leyes fiscales y deben mantener buenos registros y documentos para demostrar que los gastos fueron por fines de negocios en caso de una auditoría.
Suma global / Asignaciones por día
Una suma global (lump sum en inglés) o asignación por día se refiere a una cantidad diaria fija que se proporciona a un empleado para cubrir sus comidas, alojamiento y gastos incidentales mientras viaja por negocios.
La tasa por día generalmente se basa en la ubicación donde el empleado viaja y está destinada a cubrir los gastos razonables del empleado por el día. Este enfoque proporciona una forma simple y consistente de reembolsar a los empleados por las comidas sin requerir que presenten recibos o hagan un seguimiento de los gastos.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los reembolsos de asignaciones diarias pueden no ser apropiados para todos los tipos de gastos, ya que pueden ser menos transparentes y pueden no proporcionar un control o supervisión adecuados sobre el uso de los fondos.
Las asignaciones diarias tienden a pagarse debido a requisitos legales en algunos países y / o por preferencia de la compañía. El cálculo de las cantidades por día tiende a ser diferente entre los países, al igual que la cantidad y la lógica de la deducción.
Si la empresa ya ha pagado por alguna comida al empleado, por ejemplo, si el desayuno ya estaba incluido en el alojamiento, los empleados deben deducir dichas asignaciones por la comida o por el día.
Las asignaciones por día pueden ser beneficiosas para las organizaciones ya que proporcionan un proceso de reembolso más simple, eliminan la necesidad de que los empleados realicen un seguimiento de los gastos individuales y pueden proporcionar ahorros de costes para la organización si la tasa por día se establece en una cantidad más baja que los gastos reales incurridos por el empleado.
Todos estos tipos de gastos empresariales pueden automatizarse en mayor medida con la IA y las tecnologías de aprendizaje automático integradas en el software de gestión de gastos: ahorra tiempo y dinero a los profesionales de las finanzas, a los empleados y a las empresas.
Tanto la notificación de gastos relacionados con la empresa como la presentación de solicitudes de reembolso pueden automatizarse con un software de gestión de gastos.
Gastos por recibos
El gasto por recibos es el tipo de gasto más común que los empleados pueden presentar para recibir reembolsos.
Este tipo de gasto puede ocurrir no solo durante los viajes de negocios, sino también en gastos de gestión de oficina, cenas de equipo o almuerzos, o cualquier tipo de gasto único que ocurra una sola vez y que no necesariamente pertenezca a un viaje de negocios.
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Retos en el proceso de reembolso de gastos de los empleados
Ahora que hemos aclarado los tipos de gastos que pueden ser reembolsados, veamos los principales desafíos que enfrentan las grandes empresas al reembolsar a sus empleados.
Proceso manual que requiere mucho tiempo
Uno de los mayores retos en el proceso de reembolso de gastos de los empleados es la naturaleza del proceso: manual y consume tiempo. Gestionar recibos en papel, la entrada manual de datos y el seguimiento basado en hojas de cálculo puede ser engorroso y propenso a errores.
Según una encuesta realizada por PayStream Advisors, el 47% de las empresas todavía utilizan procesos de gestión de gastos manuales o basados en papel. Esto puede retrasar el proceso de reembolso, lo que puede provocar insatisfacción entre los empleados y afectar su productividad.
Falta de visibilidad y control
Otro reto importante en el proceso de reembolso de gastos de los empleados es la falta de visibilidad y control sobre todo el proceso.
En muchos casos, los equipos financieros dependen de que los empleados presenten sus gastos y recibos, lo que puede dar lugar a una falta de control sobre los gastos del empleado. Esto puede dificultar establecer límites y hacer un seguimiento de los gastos y garantizar el cumplimiento de las políticas y regulaciones de la empresa, lo que nos lleva al siguiente reto: el riesgo de errores y fraude.
Riesgo de errores y fraude
Procesar los gastos de los empleados es especialmente difícil en las grandes empresas con múltiples entidades, especialmente si los empleados se encuentran en múltiples países o si la organización opera en jurisdicciones con leyes tributarias complejas.
El incumplimiento puede tener consecuencias legales y financieras para la empresa, lo que hace que el cumplimiento de normativas sea una prioridad principal. La naturaleza manual del proceso, combinada con la falta de visibilidad y control, puede crear oportunidades para que los empleados presenten informes de gastos inexactos o fraudulentos.
Por ejemplo, se pueden producir infracciones de las políticas cuando se presenta un recibo dos veces, un empleado reclama una cantidad diaria incorrecta, gasta más de cierto límite o compra algo que no está cubierto por la política de reembolso.
Con un software de gestión de gastos como Yokoy, las empresas pueden detectar las presentaciones duplicadas, los fraudes y las infracciones de las políticas, e incluso calcular las asignaciones diarias automáticamente en función de la entidad. Esto reduce el riesgo de fraude e infracciones de las políticas debido a errores humanos.
Complejidad debido al volumen
A medida que las empresas crecen, sus políticas de gastos y procesos de aprobación se vuelven más complicados, lo que dificulta que los empleados presenten sus gastos de manera correcta y a tiempo.
El alto volumen de informes de gastos de los empleados aumenta la complejidad, lo que hace que sea una tarea que consume tiempo y recursos para los equipos financieros y puede provocar retrasos y errores en el reembolso.
Para simplificar el proceso, las empresas grandes pueden implementar políticas de gastos simplificadas y herramientas de gestión de gastos que reduzcan la carga de trabajo para los equipos financieros y faciliten que los empleados presenten sus gastos, reduciendo los costes para la empresa.
Mejores prácticas para automatizar el proceso de reembolso de gastos
Ahora que hemos cubierto los tipos de gastos que pueden ser reembolsados y los retos comunes que enfrentan las empresas grandes en este proceso, veamos formas prácticas de simplificar y agilizar los reembolsos de gastos de los empleados.
1. Planifica el proceso
La primera buena práctica es trazar y planificar el proceso de reembolso de gastos.
Planificar este proceso implica documentar todos los pasos desde la presentación del gasto hasta la aprobación y el reembolso. Esto ayuda a las organizaciones a identificar áreas de ineficiencia y determinar dónde la automatización puede ser más efectiva.
Para trazar y planificar el proceso de manera efectiva, las empresas deben comenzar identificando a todas las partes interesadas involucradas en el proceso de reembolso de gastos.
Una vez que se han identificado todas las partes interesadas, las empresas pueden comenzar a documentar los pasos específicos involucrados en el proceso para cada parte interesada.
- Por ejemplo, el proceso para que un empleado presente un gasto podría incluir hacer una foto a un recibo o factura, completar un informe de gastos y enviar el informe a su gerente para su aprobación.
- El proceso del gerente o responsable podría incluir revisar y aprobar el informe de gastos, enviar el informe a finanzas para el reembolso y proporcionar feedback al empleado si es necesario.
- El proceso del equipo financiero podría implicar verificar el gasto según las políticas de la empresa y la política regulatoria local, exportar las tasas de IVA, reembolsar al empleado y registrar el reembolso en el software financiero de la empresa.
Al planificar todo el proceso en detalle, las empresas pueden comprender mejor cómo se está manejando cada paso del proceso en la actualidad e identificar oportunidades de mejora. Por ejemplo, pueden identificar pasos que se pueden eliminar, automatizar o simplificar para que el proceso sea más rápido y eficiente.
2. Aclarar las políticas, normas y regulaciones internas
Es importante aclarar las políticas internas, las normas y los reglamentos internos. Esto implica definir políticas de gastos claras y completas que todos los empleados puedan entender fácilmente, incluyendo políticas de reembolso de gastos, normas y regulaciones.
Por ejemplo, las organizaciones deben especificar qué gastos son elegibles para el reembolso, la cantidad máxima que puede ser reembolsada para cada categoría de gastos y cualquier documentación de respaldo o proceso de aprobación requerido.
También es esencial comprender los requisitos fiscales y regulatorios. Las organizaciones deben estar al tanto de qué gastos son imponibles y cuáles no, así como cualquier requisito fiscal o regulatorio específico que se aplique a esa industria o localización.
- Por ejemplo, en Alemania, las empresas están legalmente obligadas a pagar un per diem basado en el país al que viaja el empleado. El gobierno establece las cantidades mínimas de per diem que las empresas deben pagar.
- Además, desde una perspectiva regulatoria, Alemania tiene un límite legal en la emisión de per diem para empleados bajo la «regla de tres meses o Dreimonatsfrist»: si el empleado viaja por un viaje de negocios por más de 3 meses de acuerdo con los criterios adicionales establecidos por el gobierno, entonces las cantidades de per diem son imponibles.
- En los Países Bajos, es común que las empresas cubran los costes de transporte, y la tarifa común por kilómetro recorrido es de 0,19 EUR/km, independientemente del tipo de vehículo o el coste real del viaje en transporte público.
- En Suiza, no hay regulaciones para las asignaciones diarias, y la práctica normal es pagar los costes reales. Para las asignaciones por kilometraje, las tarifas varían según el vehículo y la distancia total recorrida por año.
- De manera similar, en Austria, se emiten per diem en función de ciertos criterios y la duración del viaje. Por ejemplo, al emitir per diem, las empresas deben cumplir con el requisito regulatorio específico acordado entre los sindicatos de trabajadores conocido como el acuerdo colectivo o «Kollektivvertrag».
Como puedes imaginar, es muy fácil que ocurran errores cuando el equipo financiero necesita calcular las asignaciones diarias, verificar las regulaciones locales y las políticas internas, y luego reembolsar a los empleados.
Para hacer que el proceso de reembolso de los empleados sea eficiente mediante el cumplimiento de políticas internas y reglas regulatorias y para evitar errores humanos, las empresas pueden automatizar su proceso de gestión de gastos.
3. Automatiza el proceso de reembolso de gastos
La primera buena práctica mencionada aquí ayuda a las empresas a comprender el proceso actual y compararlo con su estado futuro con la ayuda de herramientas de automatización.
Mientras que la segunda buena práctica brinda claridad sobre las políticas que se pueden hacer cumplir para lograr el cumplimiento regulatorio local y ahorrar gastos indirectos.
Por ejemplo, con una plataforma de gestión de gastos como Yokoy, se pueden automatizar todos los siguientes pasos.
Presentación de gastos
En un proceso tradicional, el empleado recopila recibos en papel, los fotografía o los escanea, y los carga en una herramienta de gestión de gastos o los registra en un informe de gastos basado en hojas de cálculo e incluso envía un correo electrónico del recibo al equipo de Finanzas.
Este proceso se realiza inmediatamente después de un viaje o al final del mes, pero no es un proceso en tiempo real. Esto afecta a los equipos de finanzas para cerrar los libros de manera oportuna y a veces los equipos de finanzas no obtienen una visión completa de por qué el gasto supera el límite.
En comparación, con una plataforma como Yokoy, la fase de presentación puede ser totalmente automatizada.
Los empleados pueden presentar informes de gastos a tiempo para su reembolso, y el equipo de Finanzas puede obtener una visión completa de cada informe de gastos. Incluso si hay algún gasto excedido, con una razón válida, la información se registra para siempre, lo que ayuda mucho durante la auditoría.
Además, los empleados también pueden pagar con tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy en lugar de tarjetas privadas, para que sus transacciones se concilien con los recibos en tiempo real.
Esto no solo brinda a los equipos de finanzas una visibilidad completa, sino que también previene infracciones de políticas, ya que los recibos duplicados se pueden detectar fácilmente y los usuarios también serán advertidos sobre los gastos que no cumplen con la política.
Como solución intermedia, si se usan tarjetas corporativas tradicionales en lugar de tarjetas corporativas inteligentes, el proceso aún se puede automatizar, ya que herramientas como Yokoy permiten a los empleados tomar una foto o cargar el recibo directamente desde la aplicación y asignar automáticamente las transacciones.
Los datos se leen en tiempo real, los elementos de gastos se categorizan automáticamente mediante tecnología de inteligencia artificial y la conciliación se realiza automáticamente, por lo que los empleados no necesitan ingresar datos manualmente. Una vez que los informes de gastos están listos, se pueden enviar para su aprobación con solo un clic. Y todos estos procesos se pueden hacer en segundos.
Flujos de aprobación
Una vez que se envían los gastos, comienza la fase de aprobación. En un proceso manual y tradicional, esto puede tardar varios minutos u horas, dependiendo del tipo de gastos y las complejidades legales involucradas.
Con una plataforma de gestión de gastos como Yokoy, este paso puede ser completamente automatizado, implementando flujos de aprobación automática. Las empresas pueden establecer límites para los flujos de aprobación automática y si algún gasto está por debajo del límite establecido, puede ser aprobado automáticamente a menos que la tecnología de IA detecte alguna violación de política o gastos duplicados.
Sin embargo, si la tecnología de IA encuentra gastos atípicos, duplicados o potencialmente fraudulentos, entonces el informe puede ser devuelto al empleado para revisiones o el envío puede ser rechazado permanentemente.
Cumplimiento de políticas
Como mencionamos anteriormente, hacer cumplir las políticas puede ser bastante engorroso y consumir mucho tiempo en un proceso manual; pero con la ayuda de herramientas de automatización como Yokoy, es completamente sencillo y sin esfuerzos.
Con Yokoy, por ejemplo, todas las normas y políticas se configuran en el sistema, y los algoritmos de IA validan cada envío de acuerdo con el nivel de toda la organización y también a nivel de entidad legal. Por lo tanto, no es necesario que la intervención humana verifique manualmente las anomalías.
A menos que se encuentren excepciones, se requiere una intervención humana mínima, pero los esfuerzos son mucho más simples y directos, ya que la herramienta misma advierte sobre la violación de políticas en el informe de gastos enviado, por lo tanto, el usuario puede editar el informe de acuerdo con las políticas y límites.
En algunos casos, puede haber excepciones y los empleados pueden necesitar dar un poco más de explicación sobre algunas violaciones de políticas (por ejemplo, exceso de gastos en una cena de clientes); en tales casos, los empleados deberían tener la capacidad de informar o proporcionar una razón para dicho exceso de gastos para evitar que se rechacen permanentemente.
Reembolso e informes
Una vez que se han procesado las solicitudes de gastos, se han aprobado y se han exportado al sistema financiero, el reembolso se puede procesar automáticamente y los empleados pueden esperar recibir su dinero de manera oportuna.
Además, con softwares como Yokoy, los equipos financieros pueden generar informes para obtener información en tiempo real sobre los patrones de gasto de sus empleados. Los informes pueden generarse en varios aspectos y campos para mostrar datos específicos y pueden ayudar a los equipos financieros a identificar oportunidades de ahorro de costes y áreas de ineficiencia, tanto en el proceso como en los planes de reembolso.
Uso de tarjetas corporativas inteligentes para una visibilidad completa
Otra buena práctica es reemplazar los gastos pagados de forma personal por el empleado con pagos con tarjetas corporativas inteligentes, para una visibilidad completa y un mejor control sobre los gastos de los empleados.
Una tarjeta corporativa inteligente es más que una tarjeta de crédito corporativa típica. Funciona como una tarjeta normal, permitiendo a los usuarios realizar pagos mediante métodos de débito, crédito o prepago. Sin embargo, está integrada con el software financiero para proporcionar información basada en datos y características avanzadas.
En esencia, una tarjeta corporativa inteligente es una versión modernizada de una tarjeta corporativa tradicional, con beneficios que van más allá de las capacidades básicas de pago. Algunas de sus características avanzadas incluyen gestión de gastos en tiempo real, contabilidad y generación de informes automatizados, medidas de seguridad y control mejoradas y una experiencia de usuario simplificada para los titulares de las tarjetas.
Las tarjetas corporativas inteligentes aprovechan tecnologías avanzadas como el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y el análisis de datos para ofrecer estas capacidades mejoradas. Al utilizar estas tecnologías, las empresas pueden administrar sus gastos de manera más eficiente, reducir el fraude y obtener información valiosa sobre sus patrones de gasto.
Próximos pasos
En resumen, el reembolso automatizado de gastos cambia las reglas del juego para las empresas medianas y grandes que quieren agilizar sus procesos de gestión de gastos.
Con la ayuda de la automatización, los equipos financieros pueden ahorrar tiempo y recursos, reducir errores, garantizar el cumplimiento, adherirse a las normativas locales y obtener información valiosa sobre sus patrones de gasto empresarial.
La plataforma de gestión de gastos de Yokoy ayuda a las empresas a simplificar sus procesos de gestión de gastos. La tecnología de IA es autodidacta, lo que significa que la tasa de automatización mejora con el tiempo, a medida que la IA aprende a comprender más datos. Esto hace que el proceso de gestión de gastos no suponga ningún esfuerzo tanto para el usuario final como para los equipos financieros.
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