Requisitos de facturación electrónica en la UE, Suiza y el Reino Unido: descripción general de alto nivel
- Last updated: junio 4, 2023
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Atrás quedaron los días en que se enviaban las tradicionales facturas en papel por correo; la facturación electrónica aprovecha los sistemas digitales para enviar sin problemas los datos de las facturas de una plataforma a otra.
Pero, ¿qué es la facturación electrónica y por qué debería importarte?
Aunque tiene especial relevancia en las transacciones B2B, la facturación electrónica tiene el potencial de beneficiar a empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas a grandes corporaciones, en diversos sectores como los servicios y las empresas centradas en productos.
Sumerjámonos en el tema y veamos qué es la facturación electrónica y cómo puedes preparar tu estructura tecnológica para adoptar este tipo de soluciones.
¿Qué es la facturación electrónica y cómo funciona?
La e-factura (factura electrónica), también conocida como facturación electrónica, es un método para crear, enviar, recibir y procesar facturas electrónicamente.
En el proceso de facturación electrónica intervienen dos partes: el proveedor, que emite las facturas, y el receptor, que puede ser un cliente, en las transacciones B2C, u otra empresa, en las transacciones entre empresas. El proveedor crea y emite la factura, mientras que el cliente la recibe.
Las normas de facturación electrónica afectan a varios aspectos del tratamiento de las facturas:
- el formato de la factura – qué aspecto debe tener una factura
- la creación de facturas – cómo deben emitirse las facturas
- el envío de facturas: qué canal o plataforma deben utilizar las empresas
- la recepción y el procesamiento de las facturas – cómo deben gestionarse las facturas
Desglosemos esto un poco más.
Formato y estructura
Las normas de facturación electrónica de la UE especifican el formato que deben seguir las facturas. En la mayoría de los casos, las facturas deben tener un formato de datos estructurado y normalizado que permita la lectura automática de los datos en los sistemas informáticos, para facilitar el tratamiento automatizado.
Entre los formatos habituales están XML (Universal Extensible Markup Language), EDI (Electronic Data Interchange) u otros formatos normalizados como UBL (Universal Business Language) o JSON (JavaScript Object Notation). Estos formatos garantizan la coherencia y permiten que los sistemas procesen las facturas electrónicamente.
Sin embargo, es esencial revisar la normativa específica de cada país, ya que puede haber ligeras variaciones en los formatos requeridos.
La creación de facturas y el cumplimiento de la normativa fiscal
Las empresas deben asegurarse de que el proceso de creación de facturas sigue el formato prescrito e incluye toda la información necesaria exigida por las autoridades competentes.
En su forma más simple, una factura electrónica debe contener todos los detalles requeridos de una factura en papel. Debe incluir la siguiente información:
- Número de identificación único para cada factura, comúnmente conocido como número de factura.
- Fecha de emisión de la factura.
- Momento del aprovisionamiento, que se refiere a la fecha en que se realizó el trabajo y/o se recibió el pago.
- Nombre y dirección del proveedor
- Nombre y dirección del cliente.
- Número de identificación fiscal del proveedor.
- Descripción de los bienes o servicios prestados.
- Precio de los bienes o servicios, preferiblemente especificado en unidades contables.
- Cantidad o extensión de los bienes vendidos.
- Tipo de IVA aplicable a los bienes o servicios.
- Importe adeudado o pagado, sin IVA.
- Importe total del IVA repercutido.
- Cualquier descuento aplicado a la factura.
En algunos países, puede ser necesario que las facturas electrónicas cumplan normas específicas de cumplimiento fiscal, como las que establece la Directiva de la Unión Europea sobre facturación electrónica.
Autenticación e integridad
Para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas, se suelen emplear varios mecanismos. Se pueden utilizar firmas digitales o certificados electrónicos para autenticar al remitente y verificar que la factura no ha sido manipulada durante la transmisión.
Intercambio de datos e interoperabilidad
Las facturas electrónicas deben poder intercambiarse y procesarse fácilmente entre distintos sistemas y organizaciones. Por ejemplo, el reglamento de la UE estipula que las facturas electrónicas deben enviarse y recibirse a través de un sistema designado, y esto es un requisito obligatorio.
Las normas de interoperabilidad, como PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), facilitan la transmisión y el procesamiento sin discontinuidades de las facturas electrónicas entre distintas entidades y sistemas.
Almacenamiento y archivo
Normalmente, las facturas electrónicas deben almacenarse y archivarse durante un determinado periodo de tiempo para cumplir los requisitos legales y de auditoría. Los métodos de almacenamiento pueden variar, pero suelen implicar sistemas de archivo electrónico que garanticen la integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo de las facturas.
Es importante tener en cuenta que las normativas y requisitos específicos de la facturación electrónica pueden variar de un país a otro. Por tanto, es aconsejable consultar a las autoridades fiscales locales o buscar asesoramiento profesional para garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable en tu jurisdicción.
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¿En qué se diferencia la facturación electrónica de la digital y de la tradicional?
La facturación electrónica no es sólo la digitalización de las facturas, lo que significa que facturación electrónica no es lo mismo que facturación digital. La facturación electrónica exige que las empresas cumplan requisitos específicos establecidos por las distintas jurisdicciones, e influye en el proceso de principio a fin.
Así que, aunque tanto la factura digital como la factura electrónica se refieren a facturas en formato electrónico, el cumplimiento de las distintas normativas es el aspecto clave aquí y es lo que diferencia la facturación electrónica de la digitalización de facturas.
¿Quién debe cumplir la normativa sobre facturación electrónica?
La aplicación de la normativa sobre facturación electrónica afecta a todas las empresas que envían o reciben facturas de clientes o proveedores, por lo que la facturación electrónica es una necesidad para las empresas que operan en la UE.
Sin embargo, hay otras partes que deben cumplir la normativa sobre facturación electrónica. A continuación, algunos ejemplos:
- Proveedores y suministradores: Son responsables de proporcionar facturas electrónicas que cumplan las normas y formatos requeridos.
- Clientes y usuarios: Es posible que tengan que asegurarse de que sus sistemas y procesos pueden gestionar las facturas electrónicas e integrarlas en sus sistemas contables o de pago.
- Proveedores de servicios informáticos y de software: Deben desarrollar o proporcionar soluciones de facturación electrónica que cumplan las normas y requisitos reglamentarios.
- Instituciones financieras: Es posible que necesiten asegurarse de que sus sistemas pueden gestionar facturas electrónicas y facilitar transacciones de pago seguras y eficientes.
- Agencias gubernamentales y organismos reguladores: Deben cumplir la normativa ellos mismos y supervisar su cumplimiento en el sector empresarial.
Estas partes intervienen en el ecosistema de la facturación electrónica y deben cumplir la normativa para garantizar unos procesos de facturación electrónica fluidos y normalizados.
Para ofrecer una visión detallada de las normas y requisitos, exploremos las normativas específicas y las fechas importantes para la facturación electrónica en determinados países de la UE, como España, Países Bajos, Alemania, Austria, Francia, Italia, Suiza y Reino Unido.
Normativa sobre la facturación electrónica en la UE, Reino Unido y Suiza
La Unión Europea ya ha adoptado la facturación electrónica como práctica habitual. La Directiva 2014/55/UE exige que todas las autoridades públicas puedan recibir y procesar facturas electrónicas en un formato normalizado (como XML), cuya fecha límite es abril de 2019.
La Comisión Europea también ha creado la Asociación Europea de Proveedores de Servicios de Facturación Electrónica (European E-invoicing Service Providers Associatio – EESPA) para promover la adopción de la facturación electrónica y garantizar la interoperabilidad entre los distintos sistemas de facturación electrónica.
Aun así, ten en cuenta que la normativa sobre facturación electrónica y los requisitos de cumplimiento varían según el país y la región. Aquí tienes un resumen de algunas de las principales normativas y requisitos de obligado cumplimiento.
Reglamento de facturación electrónica de los Países Bajos
En los Países Bajos, se fomenta la facturación electrónica, pero no es obligatoria para las empresas. Sin embargo, el gobierno ha implementado la red PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), que permite la facturación electrónica entre empresas y entidades gubernamentales.
Para resumir:
Formato de factura: las facturas electrónicas en los Países Bajos deben cumplir con el estándar europeo de facturación electrónica y estar estructuradas en formatos específicos, como UBL o XML. Las empresas son responsables de crear facturas electrónicas en los formatos prescritos, asegurando datos de facturación precisos y completos.
Envío de facturas: Las facturas electrónicas se pueden enviar a través de varios canales, incluido EDI, correo electrónico oa través de la red PEPPOL, lo que facilita la transmisión segura y estandarizada. Más información sobre PEPPOL aquí.
Fuente: Facturación electrónica Países Bajos
Regulaciones de facturación electrónica de Alemania
Alemania ha implementado regulaciones de facturación electrónica de conformidad con la Directiva Europea sobre facturación electrónica. Las entidades del sector público en Alemania están obligadas a aceptar facturas electrónicas en un formato estandarizado, como XRechnung o ZUGFeRD. También se alienta a las empresas privadas a adoptar la facturación electrónica para mejorar la eficiencia.
A partir de mayo de 2023, Alemania no ha aplicado la facturación electrónica obligatoria para transacciones no gubernamentales. Sin embargo, el país ha formulado planes para introducir regulaciones de facturación electrónica, con el objetivo de implementarlas el 1 de enero de 2025.
Para resumir:
Formato de factura: en Alemania, las facturas electrónicas deben cumplir con formatos específicos como XRechnung, Factur-X o ZUGFeRD. ZUGFeRD es un formato híbrido intersectorial que ofrece una ventaja única a las pequeñas y medianas empresas (PYME). Proporciona facturas en dos formatos: una representación de imagen (PDF-A/3) y un registro de datos de factura electrónica legible por máquina en formato XML.
Envío de facturas: En Alemania, las facturas electrónicas deben enviarse a través de la plataforma central denominada «Zentraler Rechnungseingang des Bundes» (Recibo de Factura Central del Gobierno Federal) o ZRE. Accede al portal ZRE para enviar la factura electrónica.
Reglamento de facturación electrónica de Austria
En Austria, las regulaciones de facturación electrónica se enfocan principalmente en transacciones de empresa a gobierno (B2G). El gobierno austriaco ha implementado la facturación electrónica obligatoria para los proveedores que proporcionan bienes y servicios a entidades públicas.
El requisito de facturación electrónica en Austria se basa en la Directiva europea sobre facturación electrónica (2014/55/UE) y tiene como objetivo promover prácticas de facturación estandarizadas y digitales.
Para resumir:
Formato de factura: En Austria, las facturas electrónicas deben seguir el estándar europeo de facturación electrónica y estar estructuradas en un formato específico. En Austria se aceptan dos formatos, ebInterface (Estándar XML austriaco) y Peppol UBL (Lenguaje empresarial universal) para el envío de facturas electrónicas.
Las facturas electrónicas se pueden enviar a través de la plataforma E-RECHNUNG.GV.AT. Los proveedores también pueden optar por utilizar otros canales aprobados o plataformas de facturación electrónica que cumplan con los requisitos técnicos establecidos por el gobierno austriaco.
Envío y recepción de facturas: El canal recomendado para el envío de facturas electrónicas en Austria es a través de la red PEPPOL, que garantiza una transmisión segura y estandarizada.
Normativa facturación electrónica en España
En España, el uso de la factura electrónica es obligatorio tanto para las transacciones del sector público como del privado. La Agencia Tributaria Española (AEAT) exige a las empresas que presenten facturas electrónicas en un formato XML específico, Facturae. Esta regulación tiene como objetivo mejorar el control fiscal, agilizar los procesos y combatir el fraude fiscal.
Para resumir:
Formato de factura: Las facturas electrónicas en España deben crearse y almacenarse en un formato XML aprobado, siguiendo los requisitos técnicos específicos establecidos por la autoridad fiscal española, AEAT.
Envío de facturas: Las facturas electrónicas se pueden enviar a través de varios canales, incluido EDI, correo electrónico o utilizando plataformas de facturación electrónica certificadas que cumplen con la normativa española.
Reglamento de facturación electrónica de Francia
En Francia, las normas de facturación electrónica se aplican tanto a las transacciones de empresa a gobierno (B2G) como de empresa a empresa (B2B). Para las transacciones B2G, la facturación electrónica es obligatoria para los proveedores que facturan a las entidades públicas francesas.
La autoridad fiscal francesa, Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), proporciona directrices y especificaciones técnicas para el cumplimiento de la facturación electrónica.
Para resumir:
Formato de factura: las facturas electrónicas se pueden generar en archivos XML estructurados o PDF con datos incrustados. Las empresas son responsables de crear facturas electrónicas de acuerdo con los requisitos técnicos especificados, asegurando información precisa y completa.
Envío de facturas: las facturas electrónicas en Francia se pueden enviar a través de varios canales, incluido el intercambio electrónico de datos (EDI), el correo electrónico o mediante la plataforma Chorus Pro, que es la plataforma de facturación electrónica designada para la contratación pública.
Normativa de facturación electrónica en Italia
Italia ha implementado un sistema de facturación electrónica obligatorio conocido como «FatturaPA» desde 2019. Este sistema requiere que las empresas emitan y transmitan facturas electrónicas en un formato estandarizado a través de la plataforma controlada por el gobierno llamada Sistema di Interscambio (SDI).
Para resumir:
Formato de factura: en Italia, las facturas electrónicas deben emitirse en formato XML basado en el estándar italiano FatturaPA. Este formato asegura el cumplimiento de los requisitos legales y permite la interoperabilidad entre diferentes sistemas.
Creación de facturas: las facturas electrónicas deben incluir información obligatoria, como los detalles del emisor y del destinatario, la fecha de la factura, el número de la factura, la descripción de los bienes/servicios, la cantidad, el precio unitario, el monto total, los impuestos aplicables (incluido el IVA) y otra factura relevante datos.
Envío de facturas: El SDI actúa como hub central para el envío y recepción de facturas de forma segura. Las facturas electrónicas se someten a controles de validación por parte del SDI para garantizar el cumplimiento del formato requerido y la precisión de los datos. En caso de errores o discrepancias, se deben seguir los procedimientos de corrección adecuados.
Regulaciones de facturación electrónica en Suiza
Desde 2016, la facturación electrónica de empresa a gobierno (B2G) es obligatoria en Suiza. La facturación electrónica para B2B y B2C en Suiza no es obligatoria actualmente, pero está ampliamente adoptada, y todas las facturas están sujetas al período de archivo de 10 años.
El gobierno suizo apoya el uso de formatos estructurados de factura electrónica como un medio para mejorar la eficiencia y reducir los costos, y promueve la interoperabilidad entre diferentes plataformas de facturación electrónica.
Muchas empresas suizas adoptan voluntariamente prácticas de facturación electrónica para optimizar sus procesos de facturación.
Para resumir:
Formato de factura: las facturas electrónicas en Suiza no están sujetas a formatos prescritos específicos, pero se recomienda que sean estructuradas y compatibles con las prácticas estandarizadas de facturación electrónica. Las empresas tienen flexibilidad para crear facturas electrónicas de acuerdo con sus procesos internos, siempre que cumplan con los estándares de interoperabilidad y las mejores prácticas.
Envío de facturas: las facturas electrónicas se pueden enviar a través de varios canales, incluidos EDI, correo electrónico o utilizando plataformas de facturación electrónica que admiten la interoperabilidad.
Regulaciones de facturación electrónica en el Reino Unido
El Reino Unido ha introducido requisitos de facturación electrónica para los proveedores que tratan con el sector público del Reino Unido. Los proveedores deben utilizar la red compatible con PEPPOL del gobierno, conocida como Servicios Comerciales Compartidos (SBS) del NHS, para enviar facturas electrónicas a las organizaciones del sector público.
Para resumir:
Formato de factura: las facturas electrónicas en el Reino Unido no tienen formatos prescritos específicos, pero se alienta a las empresas a adoptar formatos estructurados como XML u otros formatos estándar de la industria.
Creación de facturas: las empresas tienen flexibilidad para crear facturas electrónicas, lo que garantiza que contengan toda la información necesaria para una facturación precisa y con fines de cumplimiento.
Envío de facturas: las facturas electrónicas se pueden enviar a través de varios canales, incluidos EDI, correo electrónico o utilizando plataformas de facturación electrónica que admiten la transmisión segura.
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¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?
Para enumerar solo algunos de los beneficios de las soluciones de facturación electrónica:
Ahorro de tiempo y costos: la facturación electrónica elimina la necesidad de crear, imprimir y enviar facturas manualmente, lo que reduce las tareas administrativas y los costos asociados.
Ciclos de pago más rápidos: la facturación electrónica permite la entrega y recepción rápida de facturas, lo que permite a las empresas agilizar los ciclos de pago y mejorar la gestión del flujo de caja.
Reducción del riesgo de errores: la facturación electrónica minimiza los errores humanos al automatizar los procesos de captura y validación de datos.
Relaciones mejoradas con proveedores y clientes: los procesos de facturación eficientes y precisos contribuyen a experiencias de pago más fluidas, lo que mejora la confianza entre los socios comerciales.
Transparencia e informes financieros: la facturación electrónica proporciona una mejor visibilidad de las transacciones financieras, ya que las facturas electrónicas se pueden rastrear, monitorear e integrar fácilmente con los sistemas de contabilidad y ERP, lo que permite el análisis y los informes financieros en tiempo real.
Operaciones optimizadas: la facturación electrónica se puede integrar sin problemas con otros sistemas comerciales, como el software de contabilidad, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y las plataformas de adquisiciones. Esta integración agiliza el proceso de facturación de extremo a extremo, automatizando tareas como la conciliación de facturas, los flujos de trabajo de aprobación y la reconciliación de pagos.
Sostenibilidad ambiental: la facturación electrónica elimina la necesidad de imprimir y enviar facturas por correo físico, lo que demuestra un compromiso con la responsabilidad ambiental.
Estos beneficios explican la adopción generalizada de la facturación electrónica, que refleja un cambio global hacia la transformación digital y la optimización de procesos en general.
La facturación electrónica se está convirtiendo en una práctica estándar, lo que significa que ahora es el momento adecuado para adoptar este tipo de soluciones.
Próximos pasos
En resumen, preparar su pila tecnológica para adoptar soluciones de facturación electrónica es un paso crucial para desbloquear una gama de beneficios para su negocio.
Al integrar perfectamente la facturación electrónica en sus sistemas existentes, puede experimentar ventajas significativas que mejorarán sus operaciones generales e impulsarán el crecimiento.
A través de nuestras asociaciones, Yokoy ofrece soporte completo de facturación electrónica, agilizando y automatizando el proceso de gestión de facturas. Esto reduce sus costos operativos generales, mejora la visibilidad de los gastos y le permite equilibrar mejor sus gastos y presupuestos para informar las inversiones.
A través de la automatización de IA, la factura de Yokoy reduce los errores al mínimo, lo que garantiza tiempos de procesamiento y aprobación de facturas más rápidos y costos de procesamiento más bajos. Al mismo tiempo, ayuda a hacer cumplir las políticas y reducir el fraude.
Para ver nuestra solución de gestión de facturas en acción, reserve una demostración a continuación.
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