El ROI de la transformación financiera: Cómo calcular, comunicar y maximizar tu rentabilidad
- Last updated: junio 2, 2023
- Finance transformation
Managing Director Austria
En 2021, durante la pandemia, McKinsey & Co. llevó a cabo una encuesta que reveló que las funciones de CHRO (responsable de recursos humanos) y CFO eran los miembros menos expertos en tecnología de los equipos ejecutivos, con el 28% de los directores financieros etiquetados como obstaculizadores de los debates relacionados con la tecnología, el 40% como facilitadores, y sólo el 25% de los CFO clasificados como líderes impulsores de la transformación.
Ahora, casi dos años después, el informe Future of Finance Trends 2023 de Microsoft muestra que el 88% de los líderes financieros consideran que siguen siendo los principales responsables de las funciones transaccionales, no estratégicas, y el 81% cree que es una gran prioridad para ellos hacer que se produzca el cambio en la organización invirtiendo en las herramientas adecuadas y priorizando las inversiones correctas.
Estas cifras reflejan un cambio de actitud y confirman lo que ya sabíamos: el papel de responsable Financiero está evolucionando rápidamente, y el futuro de las finanzas requiere un tipo diferente de Director/a Financiero/a; una persona que esté dispuesta a salir de su papel tradicional y convertirse en promotora del cambio para sus empresas, impulsando soluciones de gran alcance tanto para el crecimiento de los ingresos como para el ahorro de costes.
Lo que nos lleva al tema de este artículo: La transformación financiera y su ROI.
Al final, cualquier proyecto de innovación necesita demostrar sus beneficios financieros para justificar la inversión de tiempo, esfuerzo y recursos. La transformación financiera no es una excepción, y las organizaciones deben ser capaces de cuantificar el retorno de la inversión (ROI) de esta iniciativa para justificar los gastos y mostrar su impacto en la cuenta de resultados.
De hecho, el retorno de la inversión es una de las principales preocupaciones de los directores financieros a la hora de considerar nuevas inversiones en tecnología digital.
Veamos cómo los directores financieros pueden construir un caso sólido de ROI para la transformación financiera. Esto ayudará a obtener apoyo y fomentará el éxito de la integración de nuevos procesos y tecnologías.
Cuantificando el ROI de la transformación financiera
Sin una comprensión clara del retorno de la inversión, a los directivos les resulta difícil priorizar y asignar fondos a los proyectos de transformación financiera.
Pero el término «transformación», en sí mismo, no dice mucho: es demasiado vago para ser útil y no viene acompañado de una receta universal, lo que significa que no existe un enfoque estándar para transformar la función financiera. Por otra parte, «transformación» se utiliza a menudo indistintamente con «digitalización», a pesar de tener un significado diferente.
Digitalizar la función financiera significa pasar de procesos semi-manuales a digitales, automatizar tareas y racionalizar procesos para lograr la eficiencia.
Transformación, por otro lado, significa repensar la forma en que opera el equipo de finanzas y aprovechar la tecnología, como la IA y la automatización, así como los datos en tiempo real, para optimizar las operaciones, tomar decisiones empresariales basadas en el conocimiento y alinear la función financiera con los objetivos empresariales estratégicos.
Así pues, la transformación financiera implica algo más que la adopción de herramientas digitales: también implica un cambio de estrategia y de mentalidad.
La parte de la gestión del cambio suele ser la más difícil de gestionar para los responsables financieros, especialmente cuando no todos los miembros de sus equipos ven la necesidad de cambiar a una solución diferente. Así que no sólo cuesta tiempo, sino que también puede crear mucho malestar emocional, y sin adopción, la sustitución de una herramienta existente por un nuevo software es difícil de justificar.
Además, factores como la facilidad de uso o la satisfacción de los empleados son difíciles de cuantificar, por lo que incluso en situaciones positivas en las que el cambio es bienvenido, estos factores podrían no tenerse en cuenta a la hora de justificar una renovación de la estructura tecnológica.
Sin embargo, en un análisis más detallado, demostrar el ROI de los proyectos de transformación financiera es bastante sencillo, ya que se reduce a dos aspectos principales, ambos cuantificables: tiempo y dinero.
Informe
Transformación de la gestión del gasto en la era de la IA: un informe marco
A medida que las empresas se enfrentan a complejidades cada vez mayores y una competencia en aumento, deben reconocer el potencial transformador de la inteligencia artificial para mantenerse a la vanguardia.
Los costes de no transformar tu departamento financiero
Todos los proyectos de transformación implican costes de oportunidad, por lo que, cuando ayudo a los clientes a crear un caso de retorno de la inversión, empiezo por evaluar los costes de sus procesos actuales en términos de tiempo y dinero.
Después, comparo estos costes con el ahorro potencial que puede ofrecer una solución de gestión del gasto empresarial como Yokoy. Esto es a lo que me refiero:
- Un proceso ineficiente cuesta a las empresas tiempo y dinero. Por ejemplo, en un escenario en el que la conciliación de facturas lleva sólo cinco minutos por factura, esto puede acumular 30 horas de trabajo de conciliación manual al año, lo que supone un coste de $49.500 anuales. Y esto es sólo un paso en el flujo de procesamiento de facturas.
- Del mismo modo, una combinación de pasos manuales y automatizados en el procesamiento de gastos puede suponer un coste de $58 por informe procesado, ya que los equipos financieros deben dedicar tiempo y recursos a perseguir, escanear, procesar y almacenar recibos físicos para su posterior comprobación.
- Casi una quinta parte (19%) de los informes de gastos contienen errores. Corregir los errores e identificar las transacciones duplicadas y fraudulentas conlleva tiempo y costes financieros adicionales, pero es imprescindible para reducir los riesgos durante las auditorías y evitar sanciones.
- Además, las empresas pueden perder dinero debido al IVA no reclamado, sobre todo en bienes y servicios extranjeros, así como a los gastos petty cash o caja chica, y efectivo en mano. Estos costes pueden minimizarse fácilmente utilizando tarjetas corporativas inteligentes.
Después de hacer recuento de todos los gastos, queda claro que la falta de actualización de los procesos financieros está generando más costes que el mero pago de los salarios de los empleados.
Transformar digitalmente tu departamento financiero, por otra parte, es una inversión que se amortiza a largo plazo, garantizando la competitividad en el mercado.
Pero, ¿cuánto puedes ahorrar?
Informe
Checklist: preparación para la transformación financiera
En este white paper, profundizamos en los pasos esenciales para que los directores financieros y los responsables de finanzas evalúen la preparación de su organización y construyan un caso convincente para la transformación digital en finanzas.
Ejemplo práctico: ROI de la transformación financiera de una empresa global con 8.000 empleados
Para este caso, utilizaré el ejemplo de una empresa global con 8.000 empleados, con entidades en múltiples países.
Para cada empresa, las cifras que se indican a continuación dependerán, por supuesto, de las personas implicadas en cada paso del proceso, de sus salarios reales, del volumen de viajes de negocios que se produzcan en la empresa, de las dietas, de las cantidades gastadas en el extranjero frente a las gastadas localmente y otros factores. Pero el planteamiento será el mismo.
En total, los empleados de esta empresa realizan unos 15.000 viajes de negocios al año. Actualmente, esta organización está incurriendo en unos $1,9 millones en costes de proceso como resultado de sus métodos de trabajo ineficientes, pagos duplicados no detectados, pagos en efectivo y el IVA no reclamado.
Tienen potencial para ahorrar $1,1 millones automatizando la lógica y los pasos de sus procesos, eliminando el trabajo manual, los pagos fraudulentos o duplicados, y beneficiándose de las devoluciones del IVA y del cashback.
Aquí un rápido desglose:
- Con la implementación de automatización, la empresa puede ahorrar alrededor de $1,1 millones eliminando gastos como los de procesamiento de gastos o facturas y las reclamaciones de IVA.
- Al mismo tiempo, si la empresa sustituye todas las transacciones en efectivo por transacciones con tarjetas corporativas, puede recibir $29.000 dólares de cashback.
- Esta empresa en concreto seguiría teniendo unos costes de proceso de unos $575.000 después de digitalizar y automatizar la mayoría de sus procesos, debido a la naturaleza de su sector y a la normativa local.
El ahorro de costes más significativo se consigue eliminando las tareas manuales, optimizando los procesos y aplicando normas que eliminen los errores que requieren intervención humana y revisiones repetidas.
Siguientes pasos
En conclusión, calcular el ROI de la transformación financiera es crucial para cualquier organización que desee justificar la inversión de tiempo, esfuerzo y recursos en este tipo de iniciativas. Aunque el proceso puede parecer desalentador al principio, los beneficios de la transformación financiera son innegables, desde una mayor eficiencia hasta una mejor toma de decisiones y control de costes.
Si adoptas un enfoque estructurado, podrás desarrollar un argumento empresarial sólido y comunicar eficazmente los posibles beneficios a las partes interesadas.
Si deseas estimar el ahorro y justificar la transformación financiera, puedes utilizar nuestra calculadora de ROI.
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Calcula tus ahorros
¿Cuánto puedes ahorrar anualmente si eliges Yokoy como tu solución de gestión de gastos corporativos? Nuestra calculadora de ROI te ayuda a cuantificar el retorno de la inversión, para que puedas construir un caso sólido para la transformación de las finanzas.
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