Simplificación de los gastos empresariales: Cómo elegir el software ideal de gestión de gastos

Lars Mangelsdorf
Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

El software de gestión de gastos se ha convertido en una herramienta fundamental para las empresas que buscan simplificar sus operaciones financieras, reducir costes y obtener un mayor control sobre sus gastos. 

Pero elegir el software de automatización de gastos adecuado requiere una comprensión detallada de los requisitos únicos de una organización, ya que no existe una solución universal que se adapte a las necesidades y objetivos comerciales de todas las empresas, desde organizaciones medianas hasta grandes empresas y corporaciones globales. 

 

Por tanto, para impulsar un valor empresarial real, los responsables financieros deben evaluar a fondo sus necesidades particulares a la hora de seleccionar una solución de software de automatización de gastos.  

 

Este artículo explorará las consideraciones clave para las empresas a la hora de seleccionar la solución óptima de procesamiento de gastos, destacando cómo el software adecuado puede ofrecer una mayor eficiencia y ahorro de costes.

Índice de contenidos

Diferencias entre las necesidades de empresas medianas, grandes y corporaciones globales

Antes de profundizar en el tema, hay un aspecto crucial que no debe descuidarse. 

 

Como buena práctica, las organizaciones que buscan escalar y expandir su presencia en múltiples mercados deben buscar una herramienta de automatización de gastos que forme parte de una solución integral de gestión de gasto empresarial. 

 

¿Por qué?

Porque el procesamiento de gastos no puede ocurrir de forma aislada.

 

Mientras que en las pequeñas empresas puede bastar con un software de contabilidad independiente, en las empresas en crecimiento y las empresas globales establecidas, el software de gestión de gastos debe integrarse perfectamente con otros sistemas, como los de aprovisionamiento, cuentas a pagar y gestión de viajes, para ofrecer una visión global del gasto empresarial en toda la organización.

 

Por tanto, para mejorar su control financiero y mitigar los riesgos, los equipos financieros de las medianas y grandes empresas y de las empresas globales deben adoptar un enfoque holístico de la gestión del gasto empresarial e invertir en soluciones integradas que reúnan los gastos, las facturas y los pagos con tarjetas corporativas.

 

Este tema lo tratamos en profundidad en este webinar. 

Webinar

El plan del CFO para la transformación de la gestión de gastos

Aprende a obtener una visión holística de tu proceso de gestión de gastos corporativos para identificar fácilmente las ineficiencias, optimizar las operaciones para eliminar silos de datos y sistemas, y utilizar análisis en tiempo real para eliminar riesgos, controlar costos y planificar con anticipación.

Software de gestión de gastos para medianas empresas

Para las medianas empresas que buscan soluciones de automatización de gastos, el precio es un punto de consideración importante en el proceso de selección.


Las tarifas del software, así como los costes de implantación y formación, pueden inclinar la balanza a favor de un proveedor u otro. Sin embargo, lo que las medianas empresas no deben pasar por alto es el rendimiento potencial de la inversión (ROI) de la solución elegida.


El software adecuado ayudará a las medianas empresas a mejorar la eficacia de sus procesos, eliminando tareas manuales, errores y pagos duplicados, lo que les ahorrará tiempo y dinero.


Por tanto, se puede afirmar con seguridad que las medianas empresas deben elegir una herramienta de automatización de gastos que les ayude a agilizar sus procesos de gestión de viajes y gastos, desde la gestión de recibos hasta los gastos de viajes de negocios, y que se ajuste a su presupuesto sin comprometer las características ni la funcionalidad.


En resumen, las principales características que las medianas empresas buscan en un software de gestión de gastos son:


  • Buen precio,

  • facilidad de uso, y

  • escalabilidad mediante integraciones.

 

Os detallaré cada una de estas características en la segunda parte de este artículo.

Plataformas de gestión de gastos para grandes empresas

Las grandes empresas suelen caracterizarse por una estructura organizativa compleja, con múltiples departamentos que a menudo funcionan de forma independiente. También tienen un gran número de empleados que viajan con frecuencia y generan un alto volumen de gastos empresariales.

 

Debido a su tamaño y complejidad, las grandes empresas necesitan una solución de software de automatización de gastos robusta y flexible que no sólo pueda automatizar el laborioso proceso de gastos, sino también garantizar el cumplimiento de la política de la empresa y una visibilidad y control totales sobre los gastos de los empleados.

 

Por mi experiencia trabajando con grandes empresas de diversos sectores, las principales consideraciones para este segmento son:

 

  • Capacidades de automatización,

  • Flexibilidad mediante opciones de personalización,

  • Escalabilidad mediante integraciones, y

  • Funciones de seguridad avanzadas

 

Volveré a hablar sobre ellas en la segunda parte de este artículo.

Soluciones de gestión de gastos para grandes empresas globales

Por último, una gran empresa global es una empresa con operaciones e intereses comerciales en varios países o regiones. Estas empresas operan en un entorno empresarial complejo y dinámico, con retos únicos como la gestión de distintas divisas, idiomas y normativas.

 

Para las empresas globales, la gestión de los gastos puede ser especialmente difícil debido al gran volumen de transacciones, los retos únicos del cumplimiento fiscal global y la complejidad de sus flujos de aprobación.

 

Tareas como el seguimiento de los gastos de los empleados, la gestión de las reclamaciones de gastos y la tramitación puntual de los reembolsos a los empleados son mucho más complicadas en una empresa global que en una mediana empresa con filiales locales únicamente. Por último, las empresas globales tienen que garantizar el cumplimiento de la normativa internacional.

 

Por tanto, al buscar un software de automatización de gastos, las empresas globales deben dar prioridad a las soluciones que les ayuden a:

 

  • Agilizar los procesos eliminando sistemas y silos,

  • Garantizar el cumplimiento de las políticas internas y externas, y

  • Obtener visibilidad de principio a fin de sus patrones de gasto.

 

Así que ahora que hemos cubierto algunas de las diferencias, veamos los puntos en común entre las principales plataformas de gestión de gastos que existen.

Informe

El futuro de la gestión de viajes y gastos

Las condiciones generales para los viajes de negocios están cambiando a un ritmo acelerado. Entonces, ¿cómo algunas empresas obtienen más valor de los viajes de negocios que otras? 

Qué tienen en común las mejores soluciones de software de gestión de gastos

1. Reducir costes de procesamiento mejorando la eficacia

Según Aberdeen Research, las empresas que automatizan su proceso de gestión de gastos ahorran una media de 20 $ por informe de gastos.

 

Puede que no parezca mucho, pero, de media, la empresa mediana procesa entre 300 y 500 informes de gastos al mes. Multiplícalo por 12 y verás cómo estos pequeños costes de proceso suman 120.000 $/año.

 

Por supuesto, el número de informes de gastos procesados por una organización al mes puede variar mucho en función de factores como el sector, el modelo de negocio y el tamaño de la empresa. Además, este número puede aumentar significativamente si la empresa opera en un sector con elevados gastos de viaje y representación, como la consultoría o las ventas.

 

Lo que nos lleva al siguiente punto: la facilidad de uso.

Opinión

El ROI de la transformación financiera: Cómo calcular, comunicar y maximizar tu rentabilidad

Veamos cómo los directores financieros pueden construir un caso sólido de ROI para la transformación financiera. Esto ayudará a obtener apoyo y fomentará el éxito de la integración de nuevos procesos y tecnologías.

Stephan Hebenstreit, 

Managing Director Austria, Yokoy

2. Garantizar la adopción mediante la facilidad de uso

Un software que no se utiliza acaba siendo una mala inversión, por lo que los equipos financieros deben optar por herramientas basadas en la nube que sean intuitivas y fáciles de usar, incluso en el móvil. Las soluciones heredadas tienden a descuidar el aspecto UX, por lo que no es de extrañar que las herramientas que no son fáciles de usar tengan bajos índices de uso.

¿Por qué la adopción es un tema tan importante?

Porque los equipos financieros a menudo necesitan demostrar el ROI de los proyectos de digitalización o transformación, y cuando los empleados eligen trabajar en torno a una herramienta en lugar de utilizarla, se producen procesos y formas de trabajar desarticulados y una falta de cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa.

Para hacer frente a este reto, el software de automatización de gastos debe diseñarse teniendo en cuenta la facilidad de uso, ofreciendo una interfaz de usuario intuitiva y flujos de trabajo racionalizados que faciliten a los usuarios no técnicos el envío y seguimiento de los gastos, la comprobación de las aprobaciones y la gestión de los recibos. 

Lo ideal es que la solución ofrezca una aplicación tanto para escritorio como para móvil, y que facilite a las empresas la emisión de tarjetas virtuales, sobre todo si los viajes de negocios son frecuentes.

Buhler procesa el 46,7% de los gastos en 24 horas

La implementación del paquete de gestión de gastos de Yokoy por parte del Grupo Bühler ha dado resultados impresionantes. Con Yokoy Expense, casi la mitad de sus informes de gastos se procesan dentro de las 24 horas posteriores a su presentación.

Christoph Jenny, Co-founder Planted

3. Mejorar el cumplimiento normativo mediante la aplicación de las políticas

Las empresas con sistemas automatizados de gestión de gastos tienen 2,5 veces más probabilidades de cumplir plenamente sus políticas de viajes y gastos.

Al configurar el software de automatización de gastos para que aplique automáticamente las políticas, las organizaciones pueden reducir el riesgo de infracción de las políticas, identificar las transacciones que no cumplen las normas en tiempo real y tomar decisiones más informadas sobre la aprobación de gastos.

Por ejemplo, el software puede configurarse para marcar cualquier gasto que supere los límites predefinidos o que no se ajuste a las políticas de la empresa, como comidas que superen una cantidad determinada o gastos de proveedores no autorizados.

Además, la aplicación automatizada de políticas puede ayudar a las empresas a mejorar su entorno de control financiero, minimizando el riesgo de fraude, errores y abusos.

Como se ha mencionado un poco antes, las empresas grandes y globales necesitan un software que cumpla la normativa fiscal local de cada país en el que operan. Esto incluye la capacidad de gestionar los impuestos y las monedas locales, y de proporcionar soporte en el idioma local.

4. Integrarse con sistemas contables y ERP para evitar silos de datos

Las capacidades de integración son fundamentales a la hora de seleccionar un software de automatización de gastos.

Integrar el sistema de gestión de gastos con otros sistemas financieros, como el software de contabilidad o ERP, puede reducir la introducción manual de datos y minimizar los errores asociados a los procesos manuales.

Esto puede suponer un importante ahorro de tiempo y reducción de costes, así como una mayor precisión y fiabilidad de los datos financieros. En última instancia, las capacidades de integración pueden ayudar a las empresas a agilizar sus procesos y mejorar la eficiencia general de sus operaciones financieras, eliminando los silos de datos y sistemas.

Sin embargo, una nota rápida: la integración permite compartir datos sin interrupciones entre sistemas, pero no todas las integraciones son iguales.

Hay muchas herramientas heredadas que son muy difíciles de conectar y obligan a los equipos financieros a utilizar formatos de archivo personalizados o soluciones internas adicionales sólo para transferir datos entre plataformas.

Mi recomendación es que las empresas elijan un software que ofrezca sólidas integraciones con los mayores sistemas ERP, así como capacidades de API abierta para facilitar la conexión con otras herramientas de la estructura tecnológica financiera.

Fenaco estandarizó su gestión de gastos con Yokoy

«Con Yokoy, hemos optado por una solución de gestión de gastos uniforme y para todo el grupo que unifica nuestros diferentes procesos de gastos en una plataforma y los automatiza en todas las organizaciones, para lograr una mayor eficiencia».

Marianne Schluep, Head of Finance and Accounting

5. Simplificar el proceso de elaboración de informes de gastos

Independientemente del tamaño de una empresa, la creciente necesidad de datos y perspectivas en tiempo real hace que sea obligatorio que las soluciones de gestión de gastos proporcionen sólidas capacidades de elaboración de informes y análisis.

Sin análisis e informes en tiempo real, los equipos financieros se ven obligados a trabajar de forma reactiva. Y aunque esto puede no ser un gran problema en las pequeñas empresas, para las medianas y grandes, no disponer de información en tiempo real sobre las transacciones con tarjeta, por ejemplo, puede dar lugar a graves incumplimientos de las políticas, así como a gastos excesivos.

Lo ideal sería que una solución de automatización de gastos permitiera a las empresas crear informes y visualizaciones que ofrecieran información sobre los patrones de gasto y destacaran las áreas en las que pueden hacer mejoras.

Por poner sólo un ejemplo, las empresas deberían poder utilizar el software de procesamiento de gastos para identificar las categorías en las que gastan más de la cuenta o a los empleados que presentan gastos no conformes.

6. Aumentar o disminuir en función de las necesidades de la empresa

Lo siguiente en la lista es la necesidad de un software que pueda crecer con ellos a medida que su negocio se expande.

A medida que crecen, las empresas pueden necesitar funciones adicionales, como compatibilidad con varias divisas, acceso móvil, flujos de trabajo de preaprobación personalizados e integración con otros sistemas, como herramientas de reclamación del IVA, sistemas de gestión de viajes, sistemas de compras, etcétera.

Por tanto, es importante que los responsables financieros tengan en cuenta este criterio desde el principio, y seleccionen un software que sea flexible y pueda adaptarse a sus necesidades cambiantes con el tiempo. Esto les permitirá ampliar sus operaciones sin aumentar la plantilla, y manteniendo un control total sobre sus gastos.

7. Proporcionar amplias opciones de personalización y configuración

Una de las necesidades más críticas para las grandes empresas en un software de automatización de gastos es la capacidad de gestionar flujos de aprobación complejos. Las grandes empresas suelen tener varios niveles de aprobación, con distintos niveles de autoridad requeridos para distintos tipos de gastos.

Por eso, las mejores soluciones de gestión de gastos son capaces de gestionar flujos de trabajo complejos, dirigiendo los informes de gastos a los aprobadores adecuados en función de normas y políticas predefinidas.

Además, las mejores soluciones del mercado ofrecen visibilidad en tiempo real del proceso de aprobación, lo que permite a los responsables financieros seguir el progreso de cada informe de gastos e identificar cuellos de botella o retrasos.

8. Funciones de seguridad avanzadas

En la era digital actual, la seguridad es una prioridad absoluta para todo tipo de organizaciones, sobre todo para las grandes empresas que manejan grandes cantidades de datos financieros confidenciales.

Una función de seguridad crítica que debe proporcionar el software de automatización de gastos a nivel empresarial es la autenticación multifactor. Esta función requiere que los usuarios aporten varias pruebas para demostrar su identidad antes de acceder al sistema, lo que dificulta el acceso a piratas informáticos o personal no autorizado.

Además, otra funcionalidad importante son los controles de acceso basados en funciones, que permiten a los administradores definir permisos de acceso específicos para distintos usuarios en función de sus funciones y responsabilidades dentro de la organización. De este modo, los usuarios sólo tienen acceso a los datos y funcionalidades que necesitan para hacer su trabajo, y los datos financieros sensibles se mantienen fuera del alcance de quienes no los necesitan.

La encriptación de datos también es crucial para proteger los datos financieros sensibles. En general, seleccionar el software de automatización de gastos adecuado con funciones de seguridad avanzadas es crucial para que las grandes empresas salvaguarden sus datos financieros, protejan su reputación y cumplan los requisitos normativos.

El mejor software de gestión de gastos para empresas globales

Ahora que sabe qué buscar en una herramienta de gestión de gastos, veamos algunas recomendaciones que se ajustan a las necesidades de las empresas globales.

Yokoy

Comenzaremos con nuestra propia solución de gestión de gastos, ya que la suite Yokoy está diseñada para automatizar todo el proceso de gestión de gastos, desde la captura de recibos y el envío de gastos hasta el reembolso de gastos y la reserva en su sistema ERP.

 

Los principales diferenciadores de Yokoy son la columna vertebral de IA y la integración de tarjetas de empresa inteligentes, que actúan como un poderoso conector entre los módulos de gestión de gastos y facturas.

 

La tecnología de inteligencia artificial interna permite automatizar no solo los pasos del proceso de viajes y gastos, sino también la lógica, lo que significa que los equipos de finanzas pueden automatizar hasta el 90 % de sus tareas diarias y de forma gratuita. tiempo para realizar trabajos más estratégicos.

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DO & CO rastrea los gastos en tiempo real con Yokoy

«La solución integrada de tarjetas de crédito corporativas de Yokoy jugó un papel fundamental en nuestro proceso de toma de decisiones. La perfecta transferencia de datos agiliza el seguimiento de gastos, minimiza los esfuerzos manuales y mejora significativamente la eficiencia».

Johannes Echeverria, CFO at DO & CO

Por nombrar sólo algunas de las capacidades de la plataforma:

 

  • Escaneo de recibos y extracción de datos: el OCR de Yokoy puede leer recibos en papel y en formato digital y la IA puede manejar datos estructurados y no estructurados, así como múltiples idiomas y monedas.
  • Cotejo de transacciones: gracias a la integración de tarjetas corporativas inteligentes, Yokoy puede cotejar las transacciones de tarjetas de crédito con los gastos en tiempo real, para un seguimiento e informes de gastos totalmente automatizados.
  • Manejo de duplicados y excepciones: la IA de Yokoy detecta duplicados e infracciones de políticas en tiempo real y envía notificaciones a los remitentes antes de que los informes de gastos se envíen para su aprobación. Esto reduce drásticamente la cantidad de fraudes de gastos, errores y retrabajos necesarios, manteniendo el proceso de gastos conforme.
  • Flujos de trabajo y flujos de aprobación personalizables: Yokoy permite a los equipos financieros crear flujos de aprobación complejos, con múltiples niveles, para adaptarse a las jerarquías y necesidades de gobernanza típicas de las empresas globales con múltiples entidades en todas las geografías.
  • Contabilidad automatizada: la plataforma se sincroniza con sistemas ERP y sistemas de gestión de viajes en tiempo real, a través de integraciones API o conectores personalizados. Esto significa que todos los datos de gastos son visibles en tiempo real y hay una única fuente de verdad.
  • Pistas de auditoría automatizadas: Yokoy almacena todos los documentos en formato digital, automatizando completamente los informes de gastos y las pistas de auditoría. Los equipos de finanzas pueden ver fácilmente todas las transacciones, incluidos detalles como la categoría, la fecha, el monto, el remitente, el aprobador, etc. Con esta capacidad, los informes financieros se simplifican y el proceso es a prueba de auditorías.
  • Cálculos automatizados de kilometraje y viáticos: la IA de Yokoy hace todos los cálculos por usted, actualizando automáticamente la configuración de viáticos, millaje permitido y tasas de IVA en segundo plano. Esto lo mantiene actualizado con las reglas y regulaciones y garantiza un proceso de viaje y transporte que cumpla con las normas en todos los países.

 

Si desea ver la suite Yokoy en acción, puede reservar una demostración a continuación.

Ver Yokoy en acción

Agrupa tus gastos, facturas de proveedores y pagos con tarjeta de empresa en una plataforma totalmente integrada, impulsada por tecnología de IA.

Emburse

El software de informes de gastos de Emburse sirve a empresas en crecimiento y también ofrece tarjetas de crédito físicas y virtuales.

 

Su oferta de productos incluye módulos como Captio para la gestión de gastos para medianas y grandes empresas en Europa, Spend para la gestión de gastos en equipos en crecimiento y Go para la gestión de viajes en grandes empresas globales.

Spendesk

Spendesk tiene como objetivo agilizar el proceso de gestión de gastos con soluciones como métodos de pago inteligentes y funciones de informes de gastos. Permite a los equipos de finanzas establecer límites de gastos, monitorear presupuestos y rastrear y conciliar gastos y transacciones con tarjeta en tiempo real.

 

Para adaptarse a las necesidades de las grandes empresas, ofrece control centralizado con gastos descentralizados y un diseño de solución escalable.

Expensify

La solución de Expensify ofrece características similares y se centra en industrias como la construcción, el sector inmobiliario, las organizaciones sin fines de lucro, las escuelas y universidades y las empresas emergentes.

 

Para gestionar los gastos de viaje, se requiere el módulo Expensify Travel. Expensify se integra con ERP como Quickbooks, Oracle Netsuite, Sage, Xero y Microsoft Dynamics.

SAP Concur

Concur Expense automatiza la gestión de gastos para poner fin a la pérdida de recibos y a los informes de gastos manuales. La herramienta permite a los empleados capturar recibos y enviar declaraciones de gastos sobre la marcha, al tiempo que permite reembolsos rápidos.

 

Concur centraliza los gastos en un solo lugar y facilita la aplicación y el cambio de políticas de gastos. Está diseñado para empresas globales y se integra con el módulo de viajes de SAP para facilitar la gestión de viajes.

Blog article

Software de gestión de viajes y gastos: cambio de SAP Concur a Yokoy

¿Por qué los clientes eligen Yokoy en lugar de SAP Concur? A continuación se detallan nuestras diferencias más importantes para ayudarle a comprar software de gastos de viaje.

Philippe Sahli, 

Co-founder & CEO 

Próximos pasos

Para concluir, mientras que las medianas empresas pueden dar prioridad a la asequibilidad, la facilidad de uso y las capacidades de integración, las grandes empresas necesitan funciones de seguridad avanzadas, opciones de personalización y escalabilidad para satisfacer sus necesidades únicas.

En última instancia, las mejores prácticas para elegir el software adecuado implican equilibrar los requisitos de funcionalidad, coste y seguridad, y dar prioridad a una solución que pueda satisfacer tanto las necesidades actuales como las futuras.

Mi recomendación es que las empresas adopten un enfoque holístico y busquen una solución integral que satisfaga sus requisitos no sólo para la gestión de gastos, sino para la gestión de gasto empresarial en su conjunto.

Si quieres ver en qué se diferencia Yokoy y cómo puede ayudar a tu equipo financiero, puedes solicitar una demostración a continuación.

Yokoy Expense

Gestiona los gastos sin esfuerzos

Agiliza tu gestión de gastos, simplifica los informes de gastos, toma mejores decisiones y evita el fraude con la solución de gestión de gastos impulsada por la IA de Yokoy.

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