Legal and Data Protection Officer
En Yokoy, entendemos la importancia del cumplimiento de las normativas en lo que respecta a la gestión financiera y la seguridad, integridad y disponibilidad de los datos. Una área sobre la cual nuestro equipo recibe consultas con frecuencia es el cumplimiento de GoBD de Yokoy.
Nos enorgullece asegurar a nuestros clientes que cumplimos completamente con las regulaciones de GoBD, y en este artículo, nuestro objetivo es aclarar los detalles que rodean este tema.
Al adentrarnos en las complejidades de GoBD y su importancia en las operaciones financieras, esperamos proporcionar una comprensión integral de cómo Yokoy cumple con los más altos estándares de integridad de datos y cumplimiento normativo.
¿Qué es GoBD?
La abreviatura GoBD se refiere a los principios para el correcto mantenimiento y almacenamiento de libros, registros y documentos en forma electrónica, así como al acceso a los datos.
En términos simples, GoBD es un conjunto de normas y regulaciones que las empresas en Alemania deben seguir al mantener sus registros financieros en forma digital. El objetivo de GoBD es asegurar que las empresas mantengan registros precisos y completos de sus transacciones financieras, y que estos registros se almacenen y administren de manera segura y organizada.
Estos principios fueron emitidos por primera vez por el Ministerio Federal de Finanzas de Alemania (BMF) en noviembre de 2014, y luego fueron revisados en noviembre de 2019 para reflejar los avances técnicos en el campo de la gestión del gasto. El documento revisado se puede encontrar aquí.
Este artículo resalta algunos puntos clave sobre cómo Yokoy se alinea y aprovecha completamente los principios de GoBD. Los números mencionados a continuación señalan párrafos específicos relevantes en el documento revisado de GoBD.
Registro de gastos con smartphones
La captura electrónica de imágenes de cartas comerciales y documentos contables recibidos en forma de papel está expresamente permitida (ver no. 130 de GoBD), siempre que estas correspondan a la imagen original.
Las cámaras de los teléfonos inteligentes, así como los métodos de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), son explícitamente aceptados, lo que significa que al enviar tus gastos a través de la aplicación móvil de Yokoy, sigues cumpliendo con GoBD.
Reconocimiento de gastos en el extranjero
La Sección 146 (2) del Código Fiscal Alemán no impide la grabación en imágenes por dispositivos móviles en el extranjero si los recibos fueron creados o recibidos en el extranjero y se registran directamente allí (ver margen no. 130 de GoBD).
Esto significa que puedes facilitar el reembolso de los gastos de tu viaje de negocios con Yokoy y seguir cumpliendo con GoBD. Importante: recuerda enviarlos mientras aún estés en el extranjero.
Destrucción de documentos en papel
Después del proceso de registro, el procesamiento adicional solo se puede realizar con el documento electrónico (ver no. 139 de GoBD). Los documentos en papel deben ser eliminados del procedimiento de procesamiento adicional para que no se puedan realizar observaciones, adiciones, etc. en ellos que no estén incluidas en el documento electrónico.
Sin embargo, Yokoy permite un proceso completo de reembolso de gastos de principio a fin, por lo que ya no necesitarás (y realmente no echarás de menos) tus recibos en papel.
Procedimiento documentado
GoBD requiere que el procedimiento esté documentado. Esta documentación está disponible en la página web de Yokoy. La sección 8 y 9 explican que se garantiza la trazabilidad y la no alterabilidad de los gastos.
Función de auditoría
Yokoy mantiene un registro de auditoría de documentos e implementa un rol de usuario «auditor», lo que establecería una base sólida tanto para las auditorías internas como para las de terceros. El acceso a la función de auditoría puede estar disponible para auditores externos si es necesario.
Antes de que te vayas …
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