Was gilt für Spesen während des Lockdowns?

Es ist mehr als ein Jahr her, dass Corona in unser Leben getreten ist und uns und unseren Berufsalltag auf jede erdenkliche Weise beeinflusst hat. Da die meisten Büros aufgrund neuer Vorschriften und Empfehlungen geschlossen wurden, sind Home-Offices und Remote Working für die Mehrheit der Arbeitnehmenden und -gebenden keine Unbekannten mehr. Ein Punkt, der dabei neben vielen weiteren Dingen auftaucht, ist die Frage der Spesen. Was gilt denn nun rechtlich, wenn man und frau im Home-Office arbeitet? Was muss vom Unternehmen als Spesen anerkannt werden, was nicht? Und wie erstellt man eine geeignete Home-Office Spesen-Policy für das Team? Diesen Frage gehen wir im folgenden Artikel nach.

Wie sieht die rechtliche Situation für Spesen aus während des Lockdowns in der Schweiz?

Im Normalfall muss der Arbeitgeber der Arbeitnehmerin - wenn die Arbeit im Home Office im Interesse des Unternehmens liegt - alle notwendigen Kosten, die während der Arbeit Zuhause anfallen, erstatten. Dies kann z.B. der Fall sein weil es keinen geeigneten Arbeitsplatz gibt, den das Unternehmen der ArbeitnehmerIn zur Verfügung stellen kann. Es kann sich dabei um Dinge wie z.B. Internet- und Kommunikationskosten handeln.  

Um mehr zur rechtlichen Situation in der Schweiz zu erfahren, haben wir uns an die Rechtsexperten von LEXR gewandt - genauer an deren CEO Christian Meisser - um einen Einblick in die aktuelle Situation der Home-Office-Kosten zu erhalten. Er bestätigte, dass Arbeitgeber ab dem 18. Januar 2021 für die Dauer der Corona-Sperre Homeoffice ermöglichen müssen, "soweit dies zumutbar ist". Ausnahmsweise hat der Bundesrat klargestellt, dass der Arbeitgeber die Home-Office-Kosten wie Strom oder Miete für die Mitarbeitenden, die während der Sperre von zu Hause aus arbeiten, nicht erstatten muss. In Situationen, in denen die Mitarbeitenden nicht in der Lage sind, das Nötigste für die Arbeit von zu Hause aus zu besorgen, wie z.B. geeignete Möbel, die ein rückenschonendes Arbeiten ermöglichen, sollte der Arbeitgeber jedoch einspringen und die geeignete Ausstattung bereitstellen, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter gewährleistet. Weiter fügte Christian Meisser hinzu, dass der Arbeitgeber weiterhin die notwendigen Auslagen bezahlen muss, die mit der Arbeitsleistung zusammenhängen, also Kosten, die auch während der normalen Bürozeiten anfallen, wie z.B. Kosten für Porto oder Papier. Die Übernahme der Auslagen durch den Arbeitnehmer ist eine Abweichung vom regulären Grundsatz, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen und die zur Arbeit notwendigen Auslagen zu ersetzen hat (Art. 327 s. OR).

Wie sieht es mit den Spesenrichtlinien anderer Länder für Homeoffice aus? Sind sie anders?

Nicht überraschend, hat jedes Land seine eigenen Richtlinien, wenn es um das Arbeiten von zu Hause aus geht. Länder wie Österreich, Deutschland und England haben ausserdem unterschiedliche Ansätze, um bei den Kosten für Homeoffice zu helfen. Während einige eine ähnliche Strategie wie die Schweiz gewählt haben, haben andere wie England die Methode der Steuererleichterung, nämlich den Home-Office-Abzug, angewandt. Diese Strategie sieht vor, dass Angestellte Steuererleichterungen für zusätzliche Haushaltskosten wie Heizung, Ausrüstung und Internetverbindung geltend machen können, aber nicht für Kosten, die gleich bleiben, wenn sie nicht zu Hause arbeiten. Deutschland beispielsweise hat eine ähnliche Strategie wie die Schweiz umgesetzt und plant darüber hinaus eine Steuererleichterung für seine Bürger, die während der Pandemie von zu Hause aus arbeiten.

Homeoffice

Welche Kosten können beim Homeoffice entstehen?

"Um unser Team während der Feiertage im Homeoffice bei Laune zu halten, haben wir ein virtuelles Weihnachtsessen für Yokoy organisiert, die Getränke ausgegeben und per Post verschickt. Der Aufwand hat sich absolut gelohnt."

Thomas Inhelder (CFO von Yokoy)

Der Begriff "Homeoffice-Kosten" klingt zwar vage, meint aber in der Regel die Kosten, die dem oder der Mitarbeiterin bei der Arbeit von zu Hause aus entstehen. Das kann von Tools, die dabei helfen Arbeitsaufgaben zu Hause zu erledigen, bis hin zu Aktivitäten reichen, die die Moral des Teams in diesen schwierigen Zeiten hochhalten. Hier ist unsere Liste der Kosten, die unserer Meinung nach typischerweise (und nicht so typischerweise) während des Home Office anfallen können, sowie das, was wir in Yokoy während unserer Home Office Zeiten bisher genutzt haben:

Software/Programme

Abhängig von den Arbeitsaufgaben kann es sein, dass dein Team spezielle Software benötigt, die es reibungslos ermöglicht, mit Kunden und Kollegen von zu Hause aus zu kommunizieren oder einfach nur die täglichen Arbeitsaufgaben zu organisieren. Einige unserer Picks sind unser eigenes Spesen-Tool Yokoy, mit dem wir die Spesen der Firma organisieren, Slack, um mit dem Team in Kontakt zu bleiben und natürlich Google Workspace, das uns erlaubt, miteinander zu kollaborieren!

Hardware

Hardware wie Computer oder ein zusätzlicher Monitor können für Mitarbeitende, die von zu Hause aus arbeiten, essentiell sein. Andere Geräte wie Drucker, externe Festplatten und sogar Monitor-Halterungen, können dieser Liste hinzugefügt werden. In unserem Team ist ein ordentlicher Laptop und ein grosser Monitor wichtig, um unsere täglichen Aufgaben erledigen zu können. Glücklicherweise hatten wir diese bereits vor Corona, weshalb unser Umzug ins Homeoffice weniger Hardware-Ausgaben verursachte, als dies bei anderen Firmen der Fall war.

Internet

Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist entscheidend für die Arbeit, besonders wenn du kristallklare Videoanrufe mit deinen KundInnen von deinem Home Office aus führen willst. Das kann alles sein, von schnellerer Internet Connection bis hin zu einem mobilen Router, der es dem Team ermöglicht, reibungslos und ohne Hektik zu arbeiten.

Möbel

Möbel wie verstellbare Arbeitstische und rückenstützende Bürostühle mögen wie ein winziges Detail bei den Spesen  für das Homeoffice erscheinen, sie sind jedoch wichtig, um eine gesunde Körperhaltung und Unterstützung zu gewährleisten, was wiederum die allgemeine Gesundheit verbessern kann, während man den ganzen Tag bei der Arbeit vor dem Computer sitzt.

Kosten für Anrufe 

Wie viele Anrufe musst du pro Arbeitstag mit deinen KundInnen tätigen? Wenn du und dein Team häufig telefonieren müsst, kann die Bereitstellung eines Diensthandys oder eines zusätzlichen Bürotelefon Tarifs die Kosten dafür abdecken.

Team-Events

Arbeiten von zu Hause aus kann immer noch gesellig sein, wenn man es richtig anstellt. Warum nicht ein virtuelles Teamessen oder sogar ein virtuelles Teambuilding veranstalten? Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Methoden, wie man den Teamgeist aufrechterhalten kann. Zum Beispiel hat einer unserer Kunden, Scandit, ein virtuelles Treffen veranstaltet, bei dem die Kosten für Essen und Getränke vom ganzen Team übernommen wurden, oder eine Abteilung unseres Kunden Beekeeper hat eine virtuelle Party veranstaltet, bei der die Teammitglieder Snacks und Getränke mit einem Kostenlimit kaufen durften. Wir bei Yokoy hatten für die virtuelle After-Work-Weihnachtsvideo-Party Mikks für jedes unserer Teammitglieder bestellt und sie gemeinsam zu Hause genossen. Wie cool ist das denn?

Wer muss die Kosten für das Homeoffice bezahlen?

Wie oben und von unseren Partnern LEXR erwähnt, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unter normalen Umständen alle notwendigen Ausgaben, die während des Home-Office anfallen, erstatten, wenn die Arbeit im Home-Office im Interesse des Arbeitgebers ausgeführt wird. Da Homeoffice jedoch vorübergehend von der Regierung angeordnet wird, sollen die durch Homeoffice entstandenen Ausgaben vom Arbeitnehmer selbst verwaltet und bezahlt werden. In Situationen, in denen Mitarbeiter jedoch nicht in der Lage sind, das Nötigste für die Arbeit von zu Hause aus zu besorgen, weil sie z.B. keinen privaten Laptop haben oder keinen Drucker, um Unterlagen auszudrucken, sollte der Arbeitgeber einspringen und die passende Ausstattung bereitstellen.

Wie kannst du deine eigene Home-Office-Spesenrichtlinie erstellen?

Wie jede andere Spesen Richtlinie,  hängt auch diese von deinem Unternehmen und den Mitarbeitenden selbst ab. Jede Spesen Policy ist auf die unterschiedlichen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten, und die Home-Office-Expense-Policy sollte da keine Ausnahme darstellen.

Eine Idee zur Erstellung einer eigenen Home-Office-Ausgaben-Policy ist es, für jeden Mitarbeitenden ein monatliches Ausgabenlimit für bestimmte Ausgaben, wie z.B. für Büromaterial, festzulegen, was sowohl eine Kostenkontrolle ermöglicht als auch den Mitarbeitern ein Gefühl der Verantwortung vermittelt. Eine andere Idee wäre es, einmalige Anschaffungen zu tätigen, z.B. für einen Laptop oder einen Schreibtisch, wobei das Unternehmen den Mitarbeitenden den Kauf solcher Geräte mit einer Prepaid-Karte finanzieren kann, um sie in der Zukunft als Firmenvermögen zu behalten, wenn Home-Office nicht mehr zwingend erforderlich ist.

Auch wenn du und die Finanzteams remote arbeiten, heisst das nicht, dass du keine Spesenabrechnungen machen kannst. Digitale Finanztools, von einfachen Excel-Tabellen bis hin zu Spesen-Apps wie Yokoy, können dabei helfen, dein Spesenmanagement zu optimieren und die Spesenrichtlinien einfach umzusetzen. Wer hätte gedacht, dass Spesenmanagement im Home Office so mühelos sein kann?

Unser abschliessende Gedanke zu Spesen im Homeoffice

Am Ende des Tages ist das Hauptziel von Home-Office, dich und die Menschen um dich herum in diesen verrückten Zeiten zu schützen. Auch wenn die Büros der Unternehmen geschlossen sind, heisst das nicht, dass Büroarbeit zu Hause kompliziert und stressig sein muss. Tools wie Slack, Microsoft Teams und Yokoy können den Übergang vom Büro zum Homeoffice reibungslos gestalten, den Teamgeist aufrecht erhalten und das Spesen Handling während Homeoffice einfach verwalten. Wenn Remote Working hier ist, um zu bleiben, dann lass es uns zu einer grossartigen Erfahrung machen!

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